シンプルな組み合わせで将来の人手不足にも備える
Microsoft 365 × Gluegent Flow

クラウド製品である Microsoft 365 は、文書を作成するWord、表計算アプリExcelなどのほか、SharePoint、Exchange などを含むプランを契約すればすぐにサーバー製品を使えるようになっています。また Microsoft 製品には、ツール同士を結びつけたり自動処理を実行できる Power Automate という製品もあります。これを組み合わせることで、可能性は飛躍的に広がります。

Microsoft 365 を使えば、業務に必要なさまざまな機能を利用できます。SharePoint で情報共有し、Exchange でスケジュールを調整するなど、ひとつの製品群で多くの機能をカバーできることは、コストパフォーマンスの観点からは頼もしい限りです。

SharePointを使ったポータルサイトの運用や、Teamsを使ったオンラインミーティングなど、ひとつの製品だけで完結する業務はさほど難しくはありません。ユーザーも「オンラインミーティング＝Teams」のように製品と行動が結びつくので、覚えてもらいやすいでしょう。
ハードルが高いのは、複数のツールを組み合わせてひとつの業務を実現する場合です。

特にわかりやすいのは、Power Automateを使って業務を実現しようとする場合

たとえばワークフロー機能を実現するためには、Formsで入力されたデータをPower Automateで処理し、Exchangeに通知を送って承認を求め、承認されたデータはSharePointで確認できるようにするなどいくつもの製品を組み合わせる必要があります。Power Automateがあるから実現できることではあるのですが、広範な知識が求められる茨の道でもあります。

Power Automateなどを組み合わせることでできることは増えるが学習コストは高め

Microsoft 365は、ITに詳しくない人にもなじみのある製品です。しかしそのイメージは二極化しているように感じます。Teamsを使ってオンラインミーティングを行ない、SharePointでファイルを共有することに慣れている人にとっては、Microsoft 365は業務を幅広くカバーする製品でしょう。一方でITを使いこなす必要のない職場で働く人にとっては、Word、Excel、PowerPointといった製品がクラウド化されたもの、いわばサブスクリプション版Officeという印象に留まっているのではないでしょうか。

Microsoft 365 の製品群の使いこなしが二極化している様相がある中で、さらに複雑なツールの追加となると、現場における運用管理の負荷などからできる限り避けていきたいところ。Microsoft 365 と連携しながら、柔軟かつシンプルに使えるツールで負荷を軽減させていくことが最善です。

その点、Gluegent Flow は、業務プロセスの効率化・標準化という観点から、シンプルな操作性で、Microsoft 365 と強力に連携ができるワークフローツールです。また、昨今の社会課題となっている人手不足を補う手段としても有用なワークフローツールです。

ノーコード・ローコードによるカスタマイズ

Gluegent Flowのようにシンプルで、ノーコードでカスタマイズできるワークフローであれば、必要なフォーマットをユーザー自身で編集することができます。業務の変化に現場で対応できるので、システムが古びて使われなくなることもありません。現場で対応できるので、ワークフローの運用が管理者の大きな負担にならないという点にも注目すべきでしょう。

確かに、Microsoft 365は豊富な機能を備えています。しかしMicrosoft 365のみですべての業務要件に対応するのは容易ではありません。Gluegent Flowのようなシンプルなツールをうまく組み合わせることを検討してみてはいかがでしょうか。