「ワークフローシステム」とは？
意味やシステム導入のメリット

ワークフローとは、「業務の流れ」や手順を意味する言葉です。製造業などで決まった作業工程（業務の流れ）を示した図やチャートの形にしたものを指すこともあります。各工程の依存関係や承認フローを明確化し、業務のプロセス管理に活用したり、改善を継続的に行うことで業務の効率化や生産性向上を図るのに活用されています。

オフィス業務においては、書類や文書の流れをワークフローとして表すことが一般的です。書類の流れのわかりやすい例としてよく挙げられるのが、稟議書です。新しい企画の提案や、契約の内容、物品の購入など、企業では多くの稟議書が使われています。

ワークフローシステムとは、主にオフィス業務で書類をベースに行われる一連の業務（ワークフロー）を電子化することによって、業務の効率化や管理の精度を高めるシステム・サービスです。誰がいつどんな内容を申請・承認し、最終的に決裁されたかというプロセスをシステム上で管理することが可能となります。「電子決裁システム」「稟議システム」などと呼ばれたり、単に「ワークフロー」と呼ばれる場合もあります。

ワークフローシステムがない場合、申請・承認や決裁の業務は紙を介して、人と人の間を流れることで進行します。

紙（や電子ファイル）をベースに行うワークフローは、さまざまな課題を抱えています。ひとつひとつは小さな負担ですが、積み重なることで多くの手間と時間を割かれてしまいます。承認のハンコをもらうために、上司が出張から戻るのを待つなど、無駄な待ち時間が生じることも少なくありません。さらに手書きや転記という作業があるため、記入ミスや転記ミスといった人的ミスの可能性も排除できません。

こうした、紙の書類をやりとりすることによる課題を解決するのが、ワークフローシステムです。紙を使ったワークフローと対比することで、そのメリットを確認してみましょう。

ここで注目したいのは、ワークフローシステムは紙のデメリットを解消するだけではなく、新たなメリットを生み出すということです。
たとえば記入するステップに注目すると、何度も書かされる自分の名前や部署、社員番号などを自動入力することができます。手書きや手打ち入力が不要になるだけではなく、入力項目を減らすことができます。また、承認されたワークフローを他システムに連携させることでデータ活用の可能性も見えてきます。

ワークフローシステムは各サービスごとにさまざまな特徴がありますが、基本的な機能についてご紹介します。なお、以下にご紹介する機能の説明はサービスによっては制限があったり、利用する際にオプション費用がかかる場合もあることをご理解ください。

上記で説明したように、ほとんどのワークフローシステムには基本的な機能が備わっていますが、具体的に何ができるのかは各サービスによって異なります。自社の運用にあったワークフローシステムを選ぶためには、サービス提供者に細かく機能を確認することが重要です。また、基本的な機能のほかにも、自社にあったワークフローシステムを選ぶための3つのポイントをご紹介します。

ワークフローシステムは、利用者の氏名・所属部門・役職・メールアドレスなどの情報を登録する必要があります。
人事関連の申請や稟議で使用するのであれば、多くの従業員が使用することになります。承認経路が部門や役職で設定されている場合、人事異動のたびに情報を変更する必要がありますが、グループウェアと連携している場合は、グループウェアの情報を流用することでワークフローシステムでの設定が必要ない場合もあります。

申請されたデータがどのように保管され、閲覧や再利用できるかは各サービスによって異なります。データの保管は一定の容量までは追加費用がかかりませんが、制限を超えた容量や期間で保管する場合は追加費用が必要になるかもしれません。また、ダウンロードや印刷可能な設定をする場合にも追加費用が必要な場合があります。
監査対応においては過去の案件を検索し閲覧する場合がありますが、対応者がアクセスしやすい状況で保管されるかはチェックが必要でしょう。

オンプレミス型のワークフローシステムの場合は導入企業に合わせてカスタマイズして提供されますが、クラウド型ワークフローシステムの場合、細かいカスタマイズは自分たちで行うか、初期費用などを払って有償で委託する必要があります。
設定が完了し運用を開始したからといってゴールではありません。社内の運用を始め、使い込みながら適用範囲を広げたり、別のシステムと連携させたりすれば疑問が生じ、サポートチームに助けてもらう必要が生じてくるでしょう。その際にどのような対応をしてもらえるかは事前に把握しておきましょう。加えて、サポートサイトが充実しているか、使いやすいか、も重要です。サポート窓口へメールで問い合わせをするよりも、サポートサイトで自己解決できる方が早く解決できることも多いからです。