ペーパーレスは意味ない、の理由や真意、
その対処方法とは？

インボイスや電子帳簿保存法などの法改正への対応や、働き方改革によるリモートワークの環境整備、さらに送料値上げへのコスト削減対策など様々な理由や背景から、多くの企業では『DX推進の取り組み』の一つとして「ペーパーレス」を進めています。

その後、2020年の新型コロナウイルスの世界的な流行で、リモートワーク環境の整備が進み、一気にペーパーレスが進みました。しかし、その多くは「紙に印刷して保管」から「メールに書類ファイルを添付し確認し最終データを保管する」というオペレーションに変更しただけという企業も多かったと思われます。実際、押印が必要な書類については「ハンコ出社」を継続させ今に至るという、紙の文化が根強い企業もあるでしょう。

「ペーパーレスは意味ない。」と言う理由や真意は何だと思いますか？考えられる5つの理由や背景をご紹介します。

1. コスト削減効果への懐疑
ペーパーレスには初期投資（システム導入費用、社員のトレーニング、設備費用など）が必要です。短期的にはコスト削減効果が見えにくいため、「意味がない」と感じるかもしれません。

2. 紙ベースの慣習と安心感
企業で紙書類を使い始めてから何年になるでしょうか？創業から30年、50年となる老舗企業ほど紙文化が色濃く残る傾向にあります。特に上層部が紙ベースに慣れている場合、電子化への移行が煩雑に思えたり、「物理的に確認できる」紙ならではのメリットや安心感に固執してしまう場合もあります。

3. 業務フロー変更に伴う混乱への懸念
ペーパーレスに取り組むと、従来の業務フローを大きく変更せざるをえなかったり、一方で敢えて業務効率化を目的に業務フローを変更するケースがあります。この混乱を懸念し「意味ない」と感じるのかもしれません。特に従業員の年齢層が高く、従業員の抵抗や新しいシステムの操作に不安を抱く場合はこの傾向が強いでしょう。

4. セキュリティに対する不安
データ管理にはセキュリティリスクが伴います。特に管理部門は機密情報を扱うことが多く、データ漏洩やシステム障害によるリスクがペーパーレスをためらう理由となることがあります。

5. 法的要件や規制の懸念
特定の業界や取引先では、まだまだ紙の書類を求められることがあります。このため、ペーパーレスを完全には適用できず、紙と電子の併用する煩雑さから「意味ない」と感じているかもしれません。

「意味のある」ペーパーレスの進め方

ペーパーレスを企業内で推進するにあたり、「ペーパーレスは意味ない」と考える方への配慮は必要です。そこで、短期的に成果が出やすいペーパーレスの進め方として「定型業務からペーパーレスを実施する」ことをオススメします。

1，定型業務とは

定型業務とは、業務内容や業務手順（流れ）が明確化している業務を指します。具体的なサンプルとして、社内の定型業務をリストアップしました。

多くの定型業務には、書類（フォーマットがある申請書や報告書）や手順書（マニュアルなど）が用意されているのではないでしょうか。

2. 相性の良い定型業務から着手する

定型業務は、項目や手順が確立されており、繰り返し実施されるため、システム化との親和性が高いです。定型業務は、データ入出力や手順をシステムにて自動化でき、コスト削減の効果が確実に見込めます。例えば 請求書処理、発注管理、契約書の処理など、これらは大量の書類が発生しやすく、紙ベースだと入力ミスや管理コストが書類の分だけ増加しますが、システム化すれば人的ミスや手間が減り、大幅な効率化が期待できます。

3. 短期的な成果を積み上げ、ペーパーレスを推進

定型業務をペーパーレスにすることで、短期間で目に見える成果を出すことができます。具体的な成功事例をつくり、成果が早く生み出せる点を強調しましょう。

上記はペーパーレスの利点を実感しやすく信頼を築くことで、ペーパーレスを進めやすくします。

定型業務からペーパーレスを始めることで、将来的にはより複雑な業務や非定型業務へ拡張させることも可能です。定型業務で得たノウハウやツールの活用法が、他の業務へと適用され、全社的なペーパーレスの基盤となり、より大きなコスト削減効果を生みます。言わずもがな、市場競争力の強化にも役立つでしょう。

定型業務をペーパーレスするにあたり、「 紙ベースの慣習と安心感」「業務フロー変更に伴う混乱への懸念」「セキュリティに対する不安」を考慮しましょう。リスクが少なく従業員に導入負担をかけないシステムを選択することで、それらの不安や懸念を払拭できます。
例えば、弊社が提供するクラウドワークフロー「Gluegent Flow」には以下の特徴があります。

紙の見た目で安心

Gluegent Flowでは、紙の書類の見た目をWEB画面で再現できます。そのため「従来の申請書では、右上にあった入力項目はどこ？」「見た目が変わったので、どこを確認すれば良いかわからない」といったトラブルが発生することなく、紙と同じように申請や承認を行えます。詳しくはこちらをご覧ください。
►申請書のイメージそのままに簡単に電子化！

現在の業務フローや手順を変えずシステム化が可能です。クラウドワークフロー「Gluegent Flow」なら、承認フローや経路を柔軟に設定でき、金額による条件分岐や合議制・複数名承認なども簡単に実現できます。詳しくは以下のページをご確認ください。
►簡単に承認経路を作成！さまざまな条件分岐も可能

クラウドワークフロー「Gluegent Flow」は企業のセキュリティやガバナンスを意識して開発されており、「いつ誰が何をしたのか」という履歴が証跡として残るため、改ざんは不可能です。また、Gluegent Flowでは、みなさまに安心してご利用いただくために、情報セキュリティに関する第三者認証を取得。適切なセキュリティ体制でサービス提供を行っています。
►安心の提供体制

最後に、資料を1点ご案内します。ぜひ今すぐ入手し、ペーパーレスの推進にお役立てください。