このままで大丈夫？
業務の属人化を解消する方法と有効なツール

業務の属人化とは、その業務の流れや内容を特定の担当者しか知らない状態を言います。企業や組織内で、なぜ業務が属人化してしまうのでしょうか。またどのような問題があるのでしょうか。以下の4点について解説します。

固定化された担当者が長年関わってきた業務は、積み重なってきたノウハウが多く複雑になってしまっており、誰でも業務を実施できるように標準化することが困難です。このような状況で、その担当者が突然の退職や病気などで不在になってしまうと誰もその業務がわからず、引き継ぐこともできていないため、業務が止まってしまいます。積み重なってきたノウハウが複雑だからといって、その人に任せっきりにしてしまうのは危険です。

仮にマニュアルが整備されて誰もがその業務を行えるようになったとしても、業務内で発生した事象に関して情報共有する仕組みがなければ、マニュアルの更新ができません。結果的にマニュアルが陳腐化してしまって、最新の業務は特定の担当者しか知らないという状況に陥ってしまいます。せっかく標準化が進んでも、関係者の情報共有がなければ意味がありません。

経営者や上司がその業務を適切に評価していなければ、業務によってもたらされる結果だけに目が向きがちです。良いアウトプットがでているのだから問題ないだろうと認識されてしまい、業務が属人化されていたとしても問題視されません。業務の流れに関して、担当者だけが知っているという状態ではなく、管理する上司や経営者がいつでも見えるようにしておくことが重要です。

その業務を実施できる人がその人しかいないとなれば、担当者の社内での存在価値が上がります。自分に取って代わる人がいないとなれば、退職を迫られたり、閑職に移動させられたりということもないので、長期的に雇用してもらえると考えるでしょう。また、ほかにその内容を知らないので、誰にも文句を言われないというメリットも考えられます。

属人化を解消して、業務の標準化を進めていくには以下のようなステップがあります。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。

具体的に属人化を解消して、業務を標準化する方法を3つご紹介します。これらは順番に取り組むというものではなく、企業や組織の状況に合わせて、最適なものに取り組むといいでしょう。

業務を行っていく際に、上司からのコメントを次回に反映させなければならない場面があります。こういった情報共有をメールで行っていると、見落としがあったり連絡漏れなどがあって、反映されなくなってしまいます。関係者に共有しやすい情報伝達の方法と、後から検索をして探し出しやすい仕組みなどが求められます。

担当者の経験と勘だけで業務を行うのではなく、その内容をマニュアルに落とし込んで、誰でもその業務ができるようにすることが重要です。ただマニュアルを作成するだけでなく、更新や修正が発生した時にすぐに反映させられる方法でないと陳腐化しかねないので、注意が必要です。

標準化された業務を実際に回していくとなると、どうしても作業量が増えてしまい、むしろ効率が悪くなったと担当者から指摘を受けることがあります。例えば、仮にマニュアルを紙で用意していた場合、更新されるたびに印刷をしなければなりません。そこでマニュアルの更新・共有ができるツールを活用すれば、いちいち印刷する必要がなくなります。また更新のたびに通知がいくため、漏れのないマニュアル運用に役立ちます。

ここまで、Gluegent Flowによって標準化できる点を紹介しました。ここからは具体的な事例を交えて、より詳細なGluegent Flowの機能について見ていきます。

さまざまな企業や組織で、頭を悩ませている業務の属人化について、問題と原因、そして具体的な解消方法や事例についてまとめました。

事例にもあるように、弊社はさまざまな企業の属人化解消に貢献してきました。これまで培ってきた経験をもとに、御社の属人化解消にお役に立てると自負しております。具体的にどのように進めればよいか迷われているのであれば、まずはこちらから資料請求を行ってみてください。