テレワーク成功の秘訣は、
情報の見える化と業務プロセスの見える化がカギ

新型コロナウイルス感染症が猛威を振るい、急に新しい生活様式が求められるようになりました。働き方にも色々な変化が起こり、2019年や2020年にはテレワークを導入する企業が相次ぎました。そうした企業の中にはテレワークへの準備がしっかりできていなかった企業や、従来テレワークに前向きではなかった企業も多く含まれます。

その変化は数字にも表れています。内閣府が発表した「第6回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査 」によれば、2019年12月には10.3%に過ぎなかった全国のテレワーク実施率は、2021年9-10月には32.2%にまで上昇しています。東京23区に限ってみれば、同時期に17.8%から55.2%にまで上昇しているのです。しかし気になることもあります。ウィズコロナ、アフターコロナを視野に入れた社会活動の揺り戻しを受けて、テレワーク実施率が下がり始めているのです。全国平均では2023年3月には30.0％（2021年9‐10月に比べて2.2％減少）、東京23区は51.6％（同3.6％減少）となっています。

これを見てわかるのは、うまく軌道に乗せられた企業ばかりではなかったということです。本来ならしっかりと準備して取り組むべき大きな変化を、必要に迫られて短時間で実施しなければならなかったのですから、無理もありません。しかし、新しい働き方を取り入れる大きなチャンスを、このまま逃してしまうのはもったいないのではないでしょうか。

テレワークが続かない、軌道に乗らない企業に共通する課題として挙げられるのが、紙の書類の多さと対面を前提とした業務の多さです。テレワークを進めるためには、情報の見える化とプロセスの見える化を確実に行うことが必要になってきます。

紙の書類で情報を管理している場合には、テレワークであっても閲覧や持ち帰りのために、オフィスに出社しなければならなくなります。しかも、誰がどこに持っていったのかきちんと管理しなければ、書類が紛失したり情報が流出したりするリスクも発生します。こうした情報管理の課題を解決するために手っ取り早いのは、クラウドで情報を管理することです。

ビジネス向けチャットで共有するという方法もありますが、チャットは共有された情報をあとで見返して情報を探すことには向いていません。リアルタイムな情報共有には便利ですが、チャットはあくまでその場でやりとりするツールであり、情報を貯める場所ではないと考えましょう。情報を貯める場所としてはチャットではなく、クラウドのストレージを使うことをお勧めします。

今後作成される文書は Google やマイクロソフトのクラウドで共有するようにして、ペーパーレス化を進めましょう。既存の書類はスキャンしてPDFとして共有するところからのスタートで十分です。情報を物理的な場所の制約から解き放つだけで、テレワークは格段にやりやすくなります。

ワークフローを電子化することのメリットをテレワーク推進の観点から整理してみましょう。まず、紙の書類ではないので用紙を取りに行く手間がありません。書類を記入したあとに、承認者のところに持っていく必要もありません。上司は自分の好きな場所で申請内容を確認して、承認できます。申請書類が次回の出社日までデスクに放置される心配がありません。

しかも、情報は常にクラウド上にあるので、誰がいつ起案したのか、誰がいつ承認したのか、いま誰の承認待ちなのかがすぐにわかります。紙の書類と違い、誰のところで止まっているのかわからなくなったり、紛失したりすることはありません。

テレワークを前提に整理してみましたが、手軽に起案できてすぐに上司に通知が届き、承認してもらえるということはオフィスワークでも大きなメリットです。パンデミックが落ち着き、ウィズコロナのステップに進んでオフィスワークに戻ったとしても、ワークフロー電子化は無駄にはならないのです。