業務改善のステップとは？
ツール導入やDXを目的としないための手順

多様化する働き方や人手不足で、DX（デジタルトランスフォーメーション）への取り組みは急務となっています。業務改善を進めるにあたっても、DXの枠組みの中で取り組む機会は多いことと思います。しかしながら、DXの効果を最大化するためには、「デジタル」の側でなく、「トランスフォーメーション」の側に軸足を置くことが大切です。つまり「デジタル」は、業務フローや業務プロセスを改善する手段のひとつにすぎないのです。

目的はあくまでも「業務改善」であって、「デジタル」すなわちITツールの導入は手段であることを忘れないようにしましょう。

ITツールを導入して、この場所にいなければできない、この人でなければできないという制約をなくした上で、「業務改善」を行うからこそ、働き方に柔軟性が生まれ、属人化からも解放されるのです。

「業務改善」とひとことでいっても、業務にはさまざまな粒度があります。 組織によって認識に違いはあるかもしれませんが、概ね、業務プロセス＞業務フロー＞業務に分けられるのではないでしょうか。 業務改善はどちらも対象となりますが、どの範囲（規模）を対象にするか関係者で共通認識を持つことが大切です。

詳しくはこちらの記事でも解説しています。
►業務プロセスと業務フローは何が違う？双方を理解して業務改善を実現しよう！

今回は、小さな粒度である業務フローにおける業務改善の進め方について解説します。

ツールの導入を念頭に置いてDXを考えると、そのツールでできることを業務にあてはめようとしてしまいがちです。一度ツールのことは忘れ、業務フローにおける業務改善の準備を始めましょう。

業務フロー改善で注目すべきポイント

たとえば新しい受注が発生したとき、営業担当者はその情報をどこに書き込んで、誰と共有しているのか。その受注情報を、誰がいつ受け取るのか。情報を受け取った後工程ではどんな業務が発生するのか。業務と業務をつなげる情報に注目し、その流れを追いかけてみましょう。情報がどのような形態で受け渡されるのかも、同時に注目したい点です。

• ◆ 紙の発注書が使われているなら、その発注書が誰の手を経て、どこにたどりつき、最終的にどのように保管されるのか。全体を俯瞰できるよう可視化して、課題を見つけましょう。

業務フロー改善の最初のステップ「ムダをさがす」

例えば発注書は、取引先・商品・納期・金額など多くの情報が含まれています。それらの情報は、Excelやシステムに登録され、関係者で情報共有・管理されるケースが多いのではないでしょうか。複数のシステムに入力すると手間がかかるだけではなく、入力ミスも発生しやすくなります。システム間を連携させることで、情報入力の回数を減らせないかと考えてみましょう。

• ◆ 紙の書類で稟議を回したり情報を回覧したりすると、情報共有に待ち時間が発生します。電子化できるところは電子化し、順番が重要でないところは同報するなどすれば待ち時間をなくせます。

このような視点で課題を抽出したら、
実際にどこから順に改善に取り組むのか決める必要があります

課題に優先順位をつけ、予算や期間に合わせてまず取り組むべき課題を絞り込みましょう。それぞれの課題について、何がどのようになったら達成とするのか、ゴールも決めましょう。

• ◆ 改善の取り組みは無限に続けられますが、予算と時間は有限です。どこまでの範囲で、何を達成したら成功なのか、客観的に判断できるKPI、KGIを設定しておくといいでしょう。

ステップ1：課題の明確化

準備が整ったら、具体的な実行手法に落とし込んでいきます。ここでも、いきなりツール導入を検討するのではなく、準備ステップで見つけた課題を解決する方法をまずは検討しましょう。

また、このステップではECRS（排除、統合、再構成、簡素化）の原則を活用するといいでしょう。ECRSの原則とは、Eliminate、Combine、Rearrange、Simplifyの頭文字を取ったもので、生産現場の業務改善手法として使われているものです。
無駄な業務を排除し、似た業務を統合し、業務の順序を見直し、簡素化できる業務は簡素化することで業務フローを改善することができます。