電子決裁で押印するメリットとは？
おすすめの決裁システムもご紹介！
- 押印
- 電子化
- 「電子決裁で押印って可能なのだろうか」
- 「電子決裁で押印するにあたり、どんなサービスがあるのだろう」
- 「社内で反対している方がいるので、なかなか決裁の電子化に踏み切れない」
本記事ではこのようなお悩みを持っている方に向けて、電子決裁での押印の可否や電子決裁で押印するメリット、押印可能な電子決裁システムをご紹介します。
本記事を読めば、決裁の電子化に反対する方にも納得していただける知識が得られます。電子決裁の押印でお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
なぜ、押印は必要なんだろう？ビジネス習慣に隠れた本質を探ってみよう
- 「書類にハンコを押すのがルールだから！」
- 「ハンコがないと正式な書類っぽくない！」
そこで、ここからは上記のような反対意見に対応できるために、まずは「電子決裁における押印の効力とは？」について解説します。スムーズに押印を電子化するために、ぜひお役立てください。
電子決裁における押印の効力とは？
電子決裁におけるシステム上での押印は、社内決裁を行うにあたり、有効な証明となります。特に、セキュリティレベルの高い電子決裁システムでは、承認や決裁を行う際にタイムスタンプが押されるため、本人が作成・承認・決裁したと証明できます。
社内の規定に基づいて、適切に承認・決裁されたことを示す
1つ目の社内における押印の本質は、「社内規程に準拠した書類に、社内規程で定められた承認・決裁者が承認した証跡を残す」です。
電子決裁では紙の稟議書と同様に、申請前の段階で社内規程に準拠した申請項目や内容、申請ルート（経路）を設定します。このように、社内規程で定められた適切なワークフローを利用することで、社内規程に沿って意思決定プロセスが行われた証跡を残すことができます。
申請者・承認者・決裁者が誰であるかを示す
2つ目の社内における押印の本質は「申請者・承認者・決裁者が誰であるかを示す」です。
書類上で申請者・承認者・決裁者が押印する欄があれば、その箇所を見るだけで誰が申請者・承認者・決裁者なのかが把握できます。つまり、社内で誰がどの役割を担っているのかを判別できるともいえます。
いつ承認・決裁されたかを示す
3つ目の社内における押印の本質は「いつ承認・決裁されたかを示す」です。
稟議書には、申請日→確認日→承認日→決裁日などが確認できる日付入りハンコが用いられる場合があり、「いつ」の証跡を残すことができます。このように、押印は正しいタイミングで稟議申請が進んでいるかの証跡となる役割もあるといえるでしょう。
紙の決裁書で押印するデメリット
ここまで、押印の電子化の反対意見に対応できるようにするために、社内における押印の本質を解説してきました。次に、紙の決裁で押印するデメリットについて解説していきます。
1. 時間がかかる
2. 紛失のリスクがある
3. 改ざんのリスクがある
4. コストがかかる
5. 押印した書類の管理に手間がかかる
電子決裁で押印するメリット
ここからは、電子決裁で押印するメリットについて解説していきます。
無駄な待ち時間を削減できる
電子決裁での押印は、データ化された書類に対してPCやスマホから押印します。つまり、紙の書類を承認者のもとに持っていく時間や、紙の書類に押印してもらうために承認者が帰社するまで待つ必要がありません。押印のためだけにかかっていた無駄な時間をすべてカットできる点が大きなメリットです。
書類を管理する必要がない
電子で押印された書類は、すべてシステム上に存在し、システム上で一元管理されます。そのため、人の手で決められた場所に書類を格納する手間がなくなるだけではなく、どこからでも資料を探しやすくなり、監査にも対応可能です。押印を電子化するだけで管理に使っていた時間や手間が削減できるため、より円滑な業務が期待できるのです。
書類を紛失する心配がない
電子押印された書類は、誰かが意図的に削除しない限りはシステム上に残り続けます。そのため、書類が机の上に埋もれてしまったり、間違ってごみ箱に捨ててしまったりすることはありません。 また、書類を探し出す場合も、システム内の検索機能を利用すれば即座に目当ての資料を見つけ出せるため、書類が紛失してしまうリスクがなく、安心して作業ができます。
余計なコストを削減できる
書類はデータ化されるため、押印のために書類を印刷する労力や、紙・インク代がすべて必要なくなります。また、ご結婚などの理由により氏名が変更となった場合でも新しく印鑑を購入する必要はありません。 そのため、押印の電子化により、大幅なコストカットが実現できます。
改ざんされるリスクが極めて低い
データ化された書類に対して行われた処理は、いつ誰が行ったのかが証跡として確認できます。そのため、不正にログインして勝手に書類に押印したり、あとから内容を書き換えたりすれば、簡単にわかってしまうのです。 上記の理由から、押印の電子化により書類を改ざんされる心配がなく、安全に業務を遂行できます。
押印を電子化できるさまざまなサービスをご紹介！
ここからは、実際に押印の処理を電子化できるサービスにはどんな種類があるのかを解説していきます。押印を電子化したいけれど、どんなサービスがあるのかわからず、お困りの方はぜひご覧ください。
電子印鑑サービス
安価なためコストを抑えられ、お手軽に利用できる点が大きな特長です。自分で印鑑の図形を作成するものもあれば、実際の印影をスキャンして利用できるものもあります。
電子契約サービス
具体的には、システム上で契約書の作成・編集・電子押印を行い、オンライン上で契約書の閲覧や管理を行えます。契約関連の作業を効率化できるため、多くの会社と連携して作業する環境が構築できる点が大きなメリットです。
電子決裁システム
社内で統率のとれていない承認作業や、煩雑になってしまったワークフローを一元化して管理できる点が大きなメリットです。
サービス選定時の注意点
押印を電子化できるサービスとして「電子印鑑サービス」「電子契約サービス」「電子決裁システム」をご紹介しましたが、「電子印鑑サービス」「電子契約サービス」はどちらかといえば社外向けのシステムといえます。幅広く使える反面、社内の業務面ではかゆいところに手が届かず、導入後に後悔してしまう可能性があります。
社内の承認や決裁に対して柔軟に対応したい場合は、電子決裁システムがおすすめです。
それぞれ異なるメリットがあり、利用シーンにあわせてどのサービスを導入するのか検討しましょう。ただし、「電子決裁システム」にはハンコが再現できないものがあるため、導入前にはホームページや口コミなどをよく確認しておきましょう。
押印できる電子決裁システムならGluegent Flowがおすすめ！
電子決裁システムである「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」は、「氏名」「処理名」「日付」のどれを入れるか決めたうえで印影をテンプレートの中から選択し、システム上で押印可能です。
そのほかにも
▶「柔軟な申請フォームの作成」
▶「柔軟な経路設計」
▶「マルチデバイス対応」
▶「電子契約と連携」
など業務の効率化には欠かせない機能が豊富に備わっています。
電子決裁での押印を考えている方は、これを機にぜひ「Gluegent Flow」の導入をご検討ください。現状の改善案から、皆さまに最適な活用方法をご提案させていただきます！
