SharePointをどう活用する？
SharePointとワークフロー連携で実現する業務改革

SharePointは、Microsoft 365 もしくは、SharePoint Server を導入することで使用できる、Microsoft が提供するアプリケーションです。組織内のファイルを共有したり、組織の規定や業務上の情報を共有したりする際に使用します。以下にて、基本的な活用法をご紹介します。

• ドキュメント管理：社内のドキュメントを一元管理でき、（SharePointはクラウドにあるため）どこからでもアクセスできるようになります。ドキュメントライブラリ内に格納されたファイルは常に最新版に更新されるため、従業員（利用者）はバージョン管理やアクセス権限を意識することなく、ドキュメントを閲覧・利用できます。また、SharePoint Onlineからファイルを閲覧すると、Webブラウザ版のOfficeでWordやExcel、PowerPointが開かれ簡単な編集が直接行えるため、「ダウンロードして編集」との、ひと手間をなくせます。
  
  
• チームサイトの活用：チームサイトは総合的な情報を集めたポータルサイトとして機能します。全社での情報共有を目的とする社内ポータルサイトを作成でき、従業員が、社内展開されている情報にアクセスできる環境を整備できます。さらに、プロジェクトごとや部署ごとにチームサイトを用意することもでき、会議資料や進捗状況を一箇所にまとめて管理することで、情報共有やコミュニケーションを行えます。
  
  
• タスク管理：SharePointの標準アプリケーションから「タスク」を追加すれば、タスク管理を行えます。タスク管理に必要となる、タスク名、担当者、期限日、優先度などを設定し、チーム内で進捗を共有したり、ガントチャートとして表示することが可能です。期日や責任者を明確にすることで、プロジェクトのスムーズな進行をサポートします。

SharePoint単体での活用に加え、Officeツール等を連携させましょう。以下にて、具体的なツール名と連携させるメリットをご紹介します。

Microsoft Teams

社内コミュニケーションをリアルタイムで行え、メールのやり取りを減らせます。SharePoint内のドキュメントをTeamsから直接参照・共有することも可能です。

Power BI

SharePointに蓄積されたデータを可視化できます。経営層から現場スタッフまで、リアルタイムでのデータ分析が行え、業務改善のチャンスを逃しません。

Planner

タスク管理ツールとして、プロジェクトの進捗状況をSharePointと連携させて追跡できます。複数プロジェクトの効率的な運営を実現します。

ワークフローシステム

申請から承認、決裁へと進める承認プロセスを、システムが推し進めることで円滑化します。ワークフローの承認をトリガーに、SharePointに保管されたデータを自動更新させる等さまざまな自動化の設定ができ、業務負担の軽減につながります。

a.承認プロセスの自動化、効率化

SharePointとPowerAutomateで承認フロー等のオートメーションプロセスを設計すれば、承認プロセスの自動化を図れます。ただし設計の難易度が高くメンテナンス負荷も高いため、SharePointとワークフローシステムの組み合わせ利用がお勧めです。SharePointとPowerAutomateの組み合わせ同様に、SharePointとワークフローシステムにおいても、以下の業務自動化を実現できます。

• 承認プロセスの自動化：SharePointとワークフローを連携すれば、承認プロセスの承認をトリガーに、SharePointに格納されたExcelファイルを自動更新、データを自動追加などど付随業務の自動化が可能。たとえば契約締結の承認プロセスを経て、SharePoint上の契約先一覧表（エクセル）を自動更新させることができ、担当者による転記ミスや業務の遅延が発生するリスクを大幅に減少させられます。
• 通知とフォローアップの自動化：承認依頼や催促など、申請者の代わりにワークフローシステムが自動通知することで、承認プロセスが滞ることを防ぎます。ワークフローシステムによっては、緊急度の設定や締切や期限を設定することも可能です。
  
  

b.業界の可視化と透明性の向上

SharePointとワークフローを連携させることで、各プロセスの進捗をリアルタイムで可視化できます。

• 誰がどの業務（タスク）を進行中かが一目で分かる：ワークフローを使用することで、対応中か承認待ちか等の業務（タスク）の状況や進捗を簡単に追跡できるため、プロジェクト全体の見える化を実現します。どの業務プロセスで滞留しているのか、ボトルネックが発生しているかをすぐに把握できます。
• 履歴を蓄積し、容易に追跡できる：ワークフローシステムではタイムスタンプと共に、誰が何をしたのか、承認プロセスにおける証跡を蓄積。さらにワークフローシステムと連携するSharePointにあるドキュメントでも変更履歴を自動記録します。これにより承認プロセスに透明性を持たせられ、コンプライアンス強化にもつながります。
  
  

c.業務プロセスの標準化と人的ミスの削減

SharePointとワークフローの連携により、人手だからこそ起きてしまう、部署や人による業務の進め方や作業の質のバラつきを是正することが可能。例えば企業全体で作業手順を統一し、SharePointとワークフローを利用することで、業務プロセスの標準化を図れます。同時に、誤入力、抜け漏れ、転記ミスなどの人的ミスを削減できます。

d.柔軟性と拡張性

ワークフローシステムは業務と業務をつなぐ橋渡しを得意としており、元来、柔軟性を持ち合わせています。そのため、柔軟性社内稟議などの承認プロセスにおいて、SharePointとワークフローを用いたノウハウやナレッジは、今後、社内外のさまざまな業務プロセスに展開することが可能です。企業の成長に伴い、新しいプロジェクトが発生した際も、簡単に新しいフローを作成し、業務に組み込めます。これにより、単なる承認プロセスだけでなく、あらゆる業務プロセスを対象に、業務の自動化、効率化に寄与します。

SharePointの基本機能だけでは、業務全体の効率化には限界があります。多くの企業では、人手による業務プロセスがボトルネックとなっており、意思決定や作業の進行が遅れるリスクが多々あります。ここで重要なのは、SharePointとワークフローシステムを用いて、業務の自動化、効率化を図ることです。弊社のワークフローシステム　Gluegent Flow のお客様事例では「社内の承認プロセスが１/５に短縮された」や「100時間/月稼働を削減した」というケースもあります。自社でも同様の効果を見込めるか一度確認しませんか？お気軽にご相談ください。