もう迷わない！
SharePoint承認ワークフローの最適解

Microsoft365（Office 365 ）を導入し、申請や稟議書の電子化に取り組もうと思ったとき、まず頭を悩ませるのはワークフローシステム選びではないでしょうか。特定システムに付属する承認フロー機能を活用した方が良い場合もありますが、専用システムを導入した方がいい場合もあります。

たとえば営業部だけで使っている顧客管理システムにワークフロー機能がついている場合などが、そのわかりやすい例です。この場合、営業部だけで完結できるのであれば、顧客管理システムのワークフロー機能を使うというのがひとつの選択肢になるでしょう。

しかし他部署との連携が求められる場合や、ユーザー情報のメンテナンスが行き届いていない場合には、別途ワークフロー専用製品を導入する方がスムーズかもしれません。

まずは、SharePoint承認ワークフローを活用する場合と、新たにワークフローシステムを導入する場合とのメリット、デメリットを整理してみましょう。

SharePointのデメリット

SharePointを使うことによるデメリットは、多機能ゆえのわかりにくさだと言っていいでしょう。
SharePointの承認ワークフローはPower Automateの設定も必要ですが、専門的な知識が必要なため、フル活用するには情報システム部門の負荷が大きくなります。

SharePointのデメリットを避けるために新しくワークフローシステムを導入すれば、SharePointのメリットを捨てることになり、同時にワークフローシステムのデメリットを引き受けることになります。
弊社がご提供するGluegent Flow（グルージェントフロー）は、Microsoft 365 と連携してSharePointとワークフローシステムのいいとこどりができるサービスです。

Gluegent Flowを使ってワークフローを電子化するメリットは、「わかりやすさ」にあります。ユーザーにとってわかりやすいだけではなく、管理者にとっても導入、管理しやすいのが特長と言えます。

• 氏名や所属部署、上司の情報などをMicrosoft 365 と連携できるため、個別にユーザー情報を管理する必要がない
• これまで通りMicrosoft 365 のユーザー情報だけを管理していれば、Gluegent Flowでも同じID基盤を使ってワークフローを利用できる
• 同じID基盤を使うことで、Microsoft 365 と同じID／パスワードで利用できるため、新たにIDやパスワードを覚える必要がない

申請フォームのレイアウトは、Excelで作成したテンプレートをコピー＆ペーストして作成することができます。見た目を紙そっくりに再現できるため、利用者の抵抗も少なくて済みます。

▶Excelテンプレートの稟議書や申請書をワークフローシステムに反映させる方法

モバイルアプリが用意されていることにも注目です。新しい申請が提出されたとき、上司から差し戻しがあったときなど、アクションが必要なときにはスマートフォン画面に通知が届きます。SharePointにもモバイルアプリは用意されていますが、統合型ソフトウェアなので通知の中からアクションが必要なものを見分ける必要があります。
Gluegent Flowはワークフローに特化しているので、通知が来たら承認や再提出のアクションが必要だとわかりやすく、見逃しを防ぐことにつながります。

► ワークフローの電子化はモバイル活用でスムーズに