情報共有の強い味方「SharePoint」
と、さらに有効活用するための方法とは？

情報共有の目的は主に下記の3点が考えられます。

属人化防止

特定の情報を個人が管理している場合、異動や退職などで担当者が不在になると、その情報にアクセスできなくなります。適切な情報共有を行えば、情報の属人化を防ぎ、人に依存した情報管理から脱却できます。

効率化

情報が必要になったときに、いちいち誰かに確認したり、どこにあるか探さなければならなかったりすると、作業が中断するなどして業務効率を下げてしまいます。情報共有を行っておけば、必要となった時にすぐにアクセスができるため、業務の効率を向上させられるでしょう。

関係者のスキルアップ

組織や部署内で必要な知識・知恵を情報共有しておけば、必要なタイミングで学習でき、チームや部署など複数人のスキルアップが期待できます。

SharePointの機能はさまざまです。ここでは、下記の主な機能について解説します。

それぞれについて解説します。

機能1：チームごとのポータルサイトの作成

ポータルサイトとは、Yahoo! のように総合的な情報が集められたサイトで、ユーザーが情報を探す際の入り口になるものです。SharePointを使用すれば、社内全体のポータルサイトを作れるのはもちろん、部門やプロジェクトに限定したポータルサイトの作成が可能です。テンプレートが用意されているため、専門的な知識がなくてもサイトが作りやすくなっています。

機能2：ファイルや書類などのコンテンツ管理

社内で共有したいドキュメントや画像の管理が可能です。また、チームで共同作業をする場合には共有したい予定表や、各種帳票などの書類の保管ができます。SharePointで使用できるアプリを追加すれば、掲示板やアンケートフォームの設置ができ、チーム間のコミュニケーションを活発にし、知識の蓄積にも役立ちます。

機能3：ワークフローで業務フローの可視化

旅費申請や購買申請など、担当者が起案し上長の承認を得る業務フローが存在します。メールや書面で回覧する場合だと、進捗状況がわからずスムーズな承認が得られません。SharePointのワークフロー機能を利用すれば、業務フローをシステム上で可視化できるため、スムーズな業務の遂行が期待できます。

機能4：SharePoint内やシステム上のファイルの検索

SharePoint内やシステム上のファイルを対象にした全文検索が可能です。ただし、標準の検索機能だとファイルの文字数やファイルサイズに制限があるため、得たい結果が得られない場合があります。

機能5：ExcelやWordなどのOfficeツールとの連携

SharePointはMicrosoft製であるため、同じMicrosoftのExcelやWordなどのOfficeツールとの連携が可能です。具体的には、SharePoint上でExcelやWordのファイルを共有・編集できます。各ユーザーがOfficeツールを共有せずともSharePoint上で作業ができるため、一元的なファイル操作を実現できます。

ここまで、SharePointでできることについてまとめました。情報共有用のアプリケーションを検討する際に、SharePointと似たものとしてTeamsとOneDriveがあります。ここでは、それぞれとSharePointとの違いについてまとめます。

Teamsとの違い

TeamsはMicrosoftが提供するコミュニケーションツールです。特定の件名やタスクについてメッセージをやり取りしたり、オンライン会議を行ったりする場合に向いています。SharePointのように組織内を横断的に情報を共有する場面には向いていません。

OneDriveとの違い

OneDriveもMicrosoftが提供しているサービスです。OneDriveを使用すれば、クラウド上で書類や画像といったファイル管理が行え、複数人や複数の端末でファイルを共有する場合に便利です。一方、SharePointのようにポータルサイトを作成したり、ワークフローを利用したりはできません。

本記事では、SharePointを活用した組織内の情報共有について解説しました。散見している組織内の情報が、適切なルールのもとに共有されれば、業務効率を向上させることができます。また、管理工数の削減のためにも、Gluegent Flowが有効であることもご理解いただけたでしょう。

DX化が進むことで、情報の扱いの重要度はこれからさらに高まります。これを機に、Gluegent FlowとSharePointの連携をご検討ください。