ワークフローシステムのリプレイスを
チャンスに変える準備と考え方

社内の事情や、サポート切れといったメーカー側の事情でワークフローシステムをリプレイスすると決まった場合、導入当初と比べて新しい技術や新しい機能が採用されている場合があります。したがって既存のワークフローシステムの延長で考えるのではなく、ワークフローシステムそのものを見直し、最適なリプレイス先を見つけるようにしましょう。ここからは、リプレイス先を検討するにあたって必要な準備について、下記の通り解説します。

準備1:プロジェクトの立ち上げ

最初にする必要があるのが、ワークフローシステムをリプレイスするプロジェクトの立ち上げです。主に情報システム部門が中心となってチームを運営し、情報システム部門の管理や運用の要件だけでなく、各業務でのワークフローの利用状況について現場の意見を集約していくことが重要です。

準備2:利用状況の把握

プロジェクトチームが発足されれば、各部署ごとに利用状況の把握を行っていきます。それまでのワークフローシステムの運用状況にもよりますが、業務部門固有で新設した社内手続きが存在する場合も考えられ、情報システム部門などの管理部門が全てのワークフローを把握できているわけではありません。そのため、どのようなワークフローがあり、どのように使用されているかを吸い上げて見える化することをおすすめします。

準備3:既存システムで使用している機能の抽出

利用されているワークフローが把握できたら、次にワークフローに付随する関連業務にて、どのような機能が使われているのかを整理します。例えば、起案や承認のたびにメールが送信される機能や、添付したファイルを所定のドライブに保存する機能、承認経路に分岐を設ける機能などが考えられます。ここで必要な機能を洗い出して、リプレイス後にも必要かどうかを検討していきましょう。

準備4:リプレイスを機に新たに求める機能の抽出

次に、既存のシステムでは実現できていなかった機能などを聞き取りします。例えば、スマホを使って外部から確認・承認処理を行いたいといった要望や、過去の起案・承認データを検索したいといった要望などが考えられます。これまでにできなかったことができるようになれば、単純なリプレイスだけではなく、さらなる利便性の向上や、業務効率の向上にもつながるでしょう。

ワークフローシステムを新規で導入する場合は気にする必要はありませんが、リプレイスの場合には、これまで使っていたデータをそのまま引き継ぎたいという要望が生じます。リプレイス先が同じメーカーであれば、過去データをそのまま引き継げる場合もありますが、異なるメーカーにリプレイスする場合には、そのまま引き継ぐことは困難です。その場合には、過去データを一度アーカイブしエクスポートして移行するか、過去データ閲覧用に1IDだけ既存のメーカーでも契約して利用する、という方法が考えられます。

ここまで、ワークフローシステムをリプレイスする場合に必要な準備と、既存データの扱いについてまとめました。ここからは、実際にリプレイス先のワークフローシステムをどのように選べばよいか解説します。

手順1:複数サービスを比較する

まずは候補となるワークフローシステムを調査し、複数のサービスを比較したほうがよいでしょう。まず、それぞれのサービスがオンプレミス型なのかクラウド型なのかをまとめましょう。この2つのタイプは、費用や保守範囲の考え方が異なります。どちらが良くてどちらが悪いということはありませんが、比較表を作成しそれぞれ比較できるようにしておきましょう。

一般的には、オンプレミス型と比較して、クラウド型はサーバーのメンテナンスやその費用が不要で、運用は定額となるサービスが多い傾向があります。しかしながら、利用者数や扱うデータ量によっては金額が増減する可能性があるため、各サービスの利用条件を細かくチェックする必要があります。

次に機能面です。前述した準備で、自社で使用していた機能や新たに求める機能が洗い出せていれば、それらの機能がどの程度組み込まれているか、それぞれを評価しましょう。メーカーが多機能だと謳っていても、自社ではそこまで使わずオーバースペックという場合も考えられます。余分に費用を発生させることのないよう、自社の要件にあっているかをきっちりと評価しましょう。

また、標準機能でどこまでの運用が可能なのか、オプション機能が有償なのか無償なのかを確認しておくとよいでしょう。機能を追加した結果、後から追加費用を請求されるなんてことは避けたい事象です。

手順2:リプレイス方法を検討する

リプレイスでよく求められるニーズに、「スムーズな移行、スムーズな利用定着、運用負荷の軽減」があります。既存システムからどれくらい簡単に移行ができるかを、機能面だけでなくメーカーのサポートも含めて確認しておきましょう。

役務となってしまいますが、既存帳票・経路を新システムに再現してもらうために業務委託で済ませる方法を採用することも可能です。その場合には、新たに作成する帳票やフローをどれくらい簡単な作業でできるかがポイントになってきます。

手順3:トライアルで実際に使用してみる

複数サービスを比較しリプレイス方法が決まれば、実際にトライアルでリプレイス先のシステムを触ってみるといいでしょう。機能制限のある無償版を試すのも良いですが、有償版を最小コストで契約するのもおすすめです。

実際に触ってみると、リプレイスに伴い利用できなくなる機能が見つかる場合もあります。その場合には事前にプロジェクトチームに通達し、後からリプレイスが失敗だったとならないようにしておきましょう。ここで得られた知見をもとに、導入時の説明は丁寧に行うことが大事です。利用者にとっては、使うシステムが変わるのはストレスになりうるため、寄り添ったフォローが求められます。

ここからは、リプレイス先としておすすめなクラウド型ワークフローシステム「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」を紹介します。Gluegent Flowの特長は下記の通りです。

弊社ではこれまでに多くのリプレイス案件を取り扱ってきていますので、御社の状況に合わせた提案に自信をもっております。

ここでは、実際にオンプレミス型のシステムから、Gluegent Flowにリプレイス成功されたIDEC株式会社様の事例についてまとめます。

Gluegent Flowを導入して、処理工数が七分の一になった処理もあり、IDEC株式会社様には大変喜んでいただいております。
IDEC株式会社様のリプレイスの詳細についてはこちらをご覧ください。

本記事では、ワークフローシステムをリプレイスする際の準備や手順についてまとめました。サポート終了に対応するだけでなく、リプレイスを機に新たな機能や運用の方法を刷新すれば、業務効率の向上も可能であると理解いただけたのではないでしょうか。

本記事を参考に、自社のワークフローシステムのリプレイスを進めてみてください。また、リプレイス先として弊社のGluegent Flowを検討したいという方は、お気軽にご相談ください。