業務プロセスの可視化がもたらす仕事の効率化と標準化

可視化
業務改善

紙で情報を管理していると、紙のある場所に情報が固定されてしまったり、情報の管理が属人化してしまい、業務が非効率になりがちです。

この大きな要因は、業務が可視化されていないことです。情報を可視化するためには、情報管理のルールを決め一元的に管理したり、マニュアルを作成する方法もありますが、可視化されても属人化が完全に解消されるわけではありません。本記事では、業務プロセスを可視化し、業務効率化・標準化する方法についてご紹介します。

業務プロセス可視化の目的

紙で情報を管理すると、情報が固定され、情報管理が属人化するという問題が生じます。例えば、以下が挙げられます。

・担当者だけが情報を知っており、顧客からの問い合わせに対応できない
・業務の進捗状況がわからないため、担当者が不在時に他の人がフォローできない
・紙の書類を探すのに時間がかかり、必要な情報にすぐにアクセスできない

これらは情報管理が属人化されているため、何が新しい情報なのか、正しい情報はどこにあるのかなどが第三者には分からないことが根本の原因です。誰が見ても、情報が何でどんな状況なのか、つまり、情報状況の可視化が必要なのです。そこで、業務プロセスの可視化を行い、情報がどのような状況なのか誰もがわかるように共有することが大切です。

人の努力によって業務プロセスの可視化や改善ができる場合もありますが、効率性やミス防止の観点からは限界があるため、適切なシステムを利用することが最も効果的といえるでしょう。

その一つとして提案したいのが、ワークフローシステムを使った業務の可視化です。

ワークフローを使った業務プロセスの可視化がもたらすメリット

ワークフローは稟議など社内の申請に使うシステムだと思い込んでいる人がいます。これはもったいない考え方です。ワークフローの本質は、情報を共有して業務と業務を結びつけること。それをシステムで実現すれば、業務プロセスの可視化にもつながります。

業務プロセスを可視化することによりどのようなメリットを得られるのか、副次的な効果も含めて挙げてみます。

業務の進捗具合を関係者で共有できる
どこに情報があるのか、どのステップまで業務が進んでいるのかが、ワークフローを見るだけでひと目でわかるようになります。関係者全員が進捗を把握できるようになるので、直接の担当者でなくても顧客への対応が可能になります。また、遅延や問題が発生した際の対応も容易になります。
業務プロセス自体を効率化できる
業務と次の業務をつなげて自動化することにより、業務プロセス自体を効率化することができます。同じ情報を重複して入力していたり、後工程で使われない情報の入力が必須になっていたりといった無駄をなくせます。業務の流れが可視化されるため、作業の手順を入れ替えて最適化する業務の再構成にもつながります。必要に応じて外部にデータを出力したり、関連するシステムと連携させることもできるので、業務の更なる効率化や自動化も見込めます。
業務の品質を高いレベルで統一できる
ワークフローシステムにより業務プロセスが統一されるので、全員が必ず同じ手順で業務に当たることになります。これにより業務の品質が向上し、担当者の違いによるレベルの差もなくなります。
業務の透明性が高まり意志決定も迅速化する
業務プロセスが統一され、進捗状況や関連情報が共有されることで業務の透明性も向上します。リアルタイムに必要な情報を得られるようになり、より迅速な意志決定が可能になります。

業務の効率や質の向上により、顧客対応が早くなる、手戻りが少なくなるなどの副次的な効果も期待できます。顧客満足度も向上するかもしれません。数多くのメリットをもたらす業務プロセスの可視化、稟議や申請にとどまらないワークフローの活用例をいくつか見てみましょう。

活用例1：【不動産仲介】各自が管理していた進捗管理を可視化して、遅延や抜け漏れを防止

不動産仲介業では、顧客が申し込んでから実際に入居するまで、いくつものステップがあります。営業担当者が属人的に管理していると、作業の遅れを見落としたり、必要な業務が抜け落ちる恐れがあります。しかしワークフローで進捗管理を一本化すれば、必要なステップを飛ばしてしまうことはなくなります。前のステップで使った情報を活用できるので、転記や二重入力の無駄も省けます。

Gluegent Flowを使い業務プロセスの標準化を推進、営業活動において業務効率20％向上を達成
▶導入事例：株式会社スペース様

活用例2：【修理受託】情報の流れを一本化、可視化することで作業の抜け漏れや遅延を排除

業務の流れが分岐しているような場合でも、ワークフローで業務プロセスを可視化できます。たとえば修理業務を受託して、内容によって社内で修理したり協力会社に依頼したりするようなシチュエーション。Gluegent Flowのように柔軟な承認経路設定ができるワークフローであれば、条件により業務プロセスを分岐することも可能です。進捗を可視化することで作業の抜け漏れがなくなり、顧客情報や受託内容を個別にメール、FAXでやりとりする必要もなくなります。

業務プロセス可視化で進む業務の効率化・標準化

これまで属人化していた業務プロセスが可視化されると、手戻りやミスが減り業務を効率化することができます。さらには問題点も見つけやすくなり、業務プロセスの見直しが進んだり、誰が行っても間違いなく業務を進めることができるため、標準化もされやすくなります。可視化されたらそれで終わりではなく、その先の業務プロセスの改善まで進めていくことが大切です。

弊社が提供するワークフローシステム「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）は、上記の活用例でご利用いただいています。業務プロセスの可視化や効率化・標準化をご検討の方はぜひご相談ください。

これ以外にも、ワークフローを使った業務プロセス可視化のヒントはたくさんあります。ぜひこちらの記事も参考にしてみてください。

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