組織改編・人事異動で困ったときに選ぶワークフローシステム

多くの企業では、複数の社内システムが稼働しており、それぞれのシステムでアカウント（ユーザー）情報やアクセス権限が管理されています。そのため、人事異動や組織改編が発生するたびに、各システムの情報変更が必要となり、情報システム部門の担当者は膨大な作業量に悩まされることになるのです。

具体的な業務としては、以下のようなものが挙げられます。

• 入退社時の新規アカウント作成・削除：
   新しく入社した社員のために必要なアカウントを各システムで作成し、権限を設定します。退職者の場合は、アカウントの削除やアクセス権限の無効化を行います。
  
  
• 既存社員の人事異動に伴うアカウント情報・権限の変更：
   異動者の所属部署や役職変更を反映し、各システムのアカウント情報やアクセス権限を変更します。
  
  
• 組織改編に伴うアカウント情報・権限の変更：
  組織改編により、新規部署の設立や既存部署の統廃合などが発生した場合、それに伴い、多数の社員のアカウント情報やアクセス権限を変更する必要があります。
  
  
• 設定の不備による問い合わせ対応：
  人事異動に伴うシステム設定の不備や変更の遅れが発生した場合、社員から問い合わせが殺到することがあります。情報システム部門は、これらの問い合わせに迅速に対応しなければなりません。

人事異動や組織改編が行われた際に、ワークフローシステムのアカウントや権限設定が適切に行われていないと、以下のようなリスクが生じます。

リスク1 : 規程から逸脱した承認フローなど内部統制的な問題

退職者や異動者のアカウントが適切に無効化されず残っていた場合、本来アクセス権限のないはずの人物が、承認フローに紛れ込んでしまう可能性があります。また、部署異動などによりアクセス権限が変更されたにも関わらず、古い権限のまま放置されることで、権限のない承認が行われる要因ともなります。このような規程に反する動きは、企業のコンプライアンス違反や不正リスクを高めてしまいます。

リスク2 : 情報漏洩の危険

アクセス権限のないはずのデータにアクセスできてしまうなど、セキュリティ上の問題が発生する可能性があります。特に、個人情報や機密情報などを扱う部署において、権限設定が適切に行われていない場合、情報漏洩のリスクは飛躍的に高まります。

リスク3 : 誤った設定による業務の停滞・手戻り

誤ったアカウント設定や権限設定は、社員の業務効率を低下させるだけでなく、システム全体の処理速度低下に繋がる可能性もあります。また、設定ミスによって申請が適切な承認者へ届かず、業務が滞ってしまうケースもあるでしょう。その結果、担当者や情報システム部門に余計な負担がかかり、企業全体の生産性低下を招く可能性も考えられます。

企業における業務は、稟議や申請など、様々な承認プロセスを経て進行します。これらのプロセスは、決裁権限基準表や稟議規程といったルールに基づいて厳格に定められており、ワークフローシステムにも、そのルールを反映した承認フローが設定されます。

しかし、組織改編や人事異動が発生すると、これらのルールや承認フローも変更が必要となり、情報システム部門は、膨大な量の修正作業を行わなければなりません。変更箇所は、部署名や役職名といった単純なものだけでなく、承認ルート自体が複雑に変化する場合もあります。また、人事異動は発令から着任までの期間が短いことが一般的です。情報システム部門は、この膨大な量のアカウント情報や権限設定の変更作業を短期間で行う必要があります。

さらに、人事異動や組織改編は、突発的に発生することも少なくありません。情報システム部門は、このような状況にも迅速かつ正確に対応しなければならず、大きな負担を強いられることになるのです。

企業にとって日常的な出来事である組織改編・人事異動によって、ワークフローシステムの運用に問題が発生する場合があります。ここでは具体的な問題点について見ていきます。

役員人事などトップシークレットな情報もあり、情報の取り扱いに注意が必要

役員人事など、機密性の高い情報を含む人事異動も少なくありません。このような情報は、取り扱いを間違えると、情報漏洩や風評被害などの重大なリスクにつながります。そのため、人事情報へのアクセス権限を厳格に管理し、情報漏洩のリスクを最小限に抑える必要があります。

計画外（突然の）退職や異動にも柔軟な対応が必要

人事異動は、必ずしも計画通りに進むとは限りません。社員の急な退職や、予期せぬ異動が発生することもあります。このような場合でも、速やかにワークフローシステムのアカウントや権限設定を変更し、業務が滞らないように対応しなければなりません。

各申請フォームごとに、経路上の人を変更する必要がある

ワークフローシステムでは、申請の種類ごとに承認フローが設定されています。そのため、人事異動が発生するたびに、各申請フォームの承認ルートをひとつずつ変更しなければならず、膨大な作業時間が必要です。もし、承認フローの設定を誤ると、申請が適切な承認者へ届かず、業務が滞ってしまう可能性もあります。

役職で設定していても、人事異動で人が変わると承認者情報も変わってしまう

ワークフローシステムのなかには、承認者を役職名で設定できるものもあります。しかし、人事異動によって担当者が変わると、承認者情報も更新しなければなりません。もし、更新が漏れてしまうと、前任者に申請が届いてしまい、業務が遅延する原因となります。

人事異動の移行期間中はシステムが利用できない（凍結期間がある）

大規模な人事異動や組織改編の場合、システムの移行作業に時間がかかり、その間はシステムが利用できないケースも少なくありません。システムが利用できない期間は、社員の業務が完全にストップしてしまうため、企業活動に大きな影響を及ぼす可能性があります。

アカウントはMicrosoft Entra ID、Google グループの情報を活用

Gluegent Flowは、Microsoft Entra ID、Google グループと連携し、シングルサインオンで利用できます。Microsoft 365またはGoogleアカウントでサインインできるため、IDやパスワードを別途管理する必要がありません。これにより、アカウント管理の負担を軽減し、セキュリティレベルを向上させることができます。

兼務や出向者はログイン時に自分の所属を選択可能

兼務や出向などで、複数の所属を持つ社員は、ログイン時に自分の所属を選択できます。申請時にも所属情報が自動的にフォームに表示されるため、承認者は、どの所属での申請なのか一目で判断できます。これにより、誤った承認ルートを辿ってしまうリスクを回避できます。

承認フローに部門や役職を割り当て可能

Gluegent Flowでは、承認フローに部門や役職を割り当てることができます。個別の申請フォームごとにフローを変更する必要はありません。例えば、「経理部 部長」というように役職と部署を組み合わせて設定すれば、担当者が異動した場合でも、自動的に新しい担当者に承認が回るようになります。

部門や役職によらず個人の指定も可能

部門や役職を問わず、特定の担当者を承認者に設定することも可能です。例えば、「システム管理者」のような特定の業務担当者を承認者に設定する場合に便利です。

経路にグループを割り当て可能

承認フローの経路にグループを設定し、部門内で承認を共有することも可能です。例えば、「営業部」というグループを設定すれば、グループ内の誰でも申請を承認できるようになります。

グループ会社でも利用可能

Gluegent Flowは、グループ会社でも利用可能です。グループ会社間で人事異動が発生した場合でも、社員情報はそのまま利用できるため、アカウントの再作成や権限設定の手間を省けます。アクセス権限は部門や役職ごとに細かく設定できるため、セキュリティ面も安心です。

人事異動や組織改編は、企業にとって成長の機会となる一方で、情報システム部門にとっては大きな負担となる業務です。従来型のワークフローシステムでは、アカウント管理や権限設定の変更作業が煩雑になりがちで、ミスや遅延が発生しやすくなります。

このような課題を解決するのが、Gluegent Flowのような柔軟性・拡張性に優れたクラウドワークフローシステムです。Gluegent Flowは、Microsoft Entra IDやGoogleグループとの連携によるアカウント管理の効率化、部門や役職を考慮した柔軟な承認フロー設定など、人事異動に伴う様々な作業を自動化・簡素化できます。

人事異動や組織改編に伴う業務を見直したい方は、Glugent Flowにお任せください。こちらよりお問い合わせいただければ、より具体的な提案をさせていただきます。