ペーパーレス化で業務を効率化するための
おすすめツールとは

ビジネスにおいて「ペーパーレス化」とは、紙の文書や業務を、紙以外の手段で行うことを指します。ペーパーにも種類があり、大きくは次の2種にわけることができます。

2022年12月に行われた調査によると、回答者の5割が「コスト」「非効率」が紙の業務の課題であると回答しているそうです（複数回答）。 出典元：ペーパーロジック株式会社 2023年2月14日プレスリリース

コストや非効率の要因は、具体的には以下が挙げられるでしょう。

ただし、ペーパーレス化すれば必ずコストを削減できて、業務も効率化できるわけではありませんので、注意が必要です。

ペーパーレス化できるツールやサービスは数多くあり、いまこの記事をご覧になっている方も、ツールをお探し中のことでしょう。しかしながら、ツール導入が目的となってしまうと、紙の書類や業務の課題が解決しないどころか期待外れの結果になる可能性もありますので注意が必要です。 ここではペーパーレス化によって成果を生むための方法をご紹介します。

１）業務課題を整理する

ツール選びを始める前に、対象となる業務の課題を整理しましょう。非効率やコストが課題であれば、まず業務プロセスの見直しをしてはいかがでしょうか。慣例で行ってきたが本質的ではない業務、前工程や後工程で業務プロセスが変わって必要なくなったのに見直されないままの業務などはないでしょうか。

２）対象とする書類や業務範囲を見極める

ペーパーレス化は、特定の部門のみで取り組んでも成果は限られてしまいます。業務課題を整理した段階で主な対象範囲は定まりますが、全社的な視点で改めて各部門の業務を俯瞰してみれば、ペーパーレス化で効果が出そうな業務プロセスが見つかるのではないでしょうか。それぞれの部門が独自に検討して、結果的に似たツールをいくつも導入するのは運用保守の負担や管理コストがかかり非効率なため、導入するツールはなるべく少ない方が良いと考えます。

３）ペーパーレス化できるツールを検討する

どんなツールを導入すればペーパーレス化を推進できるか見えてきたところでツールを選びましょう。 ペーパーレス化を実現するツールは、大きくわけて以下の分類ができるかと思います。

この中で、おすすめしたいのが稟議申請システムです。

上記で紹介したツールはどれもあれば便利ですが、すでにある書類をデータに置換するツールの場合、保管場所を減らせても将来的に発生する紙は減らすことはできません。また、上記で紹介した電子契約システムや勤怠管理システム、経費精算システムなどは多くの企業ですでに導入されているのではないでしょうか。しかしながら、会社独自の手続きや申請の業務フローまでもこれらのシステムに乗せてペーパーレスで運用することは難しいという話をよく聞きます。 そこで、これらのシステムで補いきれない業務やそれぞれの企業の運用に柔軟に対応できるシステムがワークフローシステムです。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、利用者によっては「稟議申請システム」や「電子決裁システム」などとも呼ばれ、稟議申請で使われることが多いシステムです。ワークフローシステムは、システムの中で申請用のテンプレートを作成し、決まった情報を入力して「申請」すれば、あらかじめ決まった承認者・決裁者に自動で回送されてボタンをクリックすることで「決裁」できるツールです。

なぜ、ワークフローシステムがペーパーレス化ツールとして最適か、そのおすすめ理由をご紹介します。

理由1：全部門の幅広い業務に活用できる

ワークフローシステムの主な利用用途は稟議や申請です。これらの業務は全社員がかかわるため、ペーパーレス化できれば大きな効果が期待できます。また、稟議や申請以外にも、紙で行われている業務であればワークフローシステムを適用できる業務が多くあります。

理由2：導入コスト、運用コストを抑えることができる

費用はサービスによって異なりますが、現在広く利用されているワークフローシステムは月額一人当たり数百円という費用感で利用可能です。少人数であれば無料で利用できるシステムや、初期費用がかからないシステムもあるため、規模や用途に合わせて選択することが可能です。

理由3：効率化できるサービスが多くある

ペーパーレス化ツールに限らず、システムを導入したらかえって非効率化したという失敗談はよく聞きます。理由としては、運用保守が複雑で情報システム部門の負荷が増えたり、利用者にとって使いにくいシステムであったり、既存のシステムとの連携ができず、業務フロー全体として見たら、他の業務が増えてしまうなどです。その点ワークフローシステムは、管理者にとっても利用者にとっても比較的使いやすいサービスが多く、他のシステムとも連携するツールが複数提供されています。自社にあったものを選択できれば、業務効率化は大きく進むでしょう。

理由4：うまくいなかったときのリスクが小さい

上記のメリットは魅力ですが、ツールやシステム導入にはどうしても失敗のリスクも避けられません。その点、ワークフローシステムは基本的には社内向けのツールのため、請求書発行システムや契約管理システムと異なり、取引先などに影響する可能性が低くなります。 また、利用者や部門を限定して導入できるサービスが多いため、導入に失敗したときの損失も最低限に抑えることができます。

理由5：ペーパーレス化以外にも効果が期待できる

今回ご紹介したツールの一番の課題はペーパーレス化ですが、ワークフローシステムはペーパーレス化以外にもさまざまな効果が期待できます。御社の課題がペーパーレス化だけでなく、DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として取り組まれているならば、活用できる場面が多くあるでしょう。 例えば、ワークフローシステムを活用して業務プロセスの進捗を可視化したり、過去の業務のナレッジ共有としても活用することが可能です。

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そのほか、こちらの記事でもペーパーレス化の事例をご紹介しているのでご覧ください。
▶ペーパーレス化成功事例3選 ー ペーパーレス化を成功に導く2つの電子化とは ー

本記事では、ペーパーレス化ツールのおすすめとしてワークフローシステムをご紹介しました。 ワークフローシステムは他のさまざまなシステムよりも適用範囲が広く導入のリスクも小さいため、これからペーパーレス化に取り組んでいく方にぜひおすすめしたいツールです。

とはいえ、導入にはいくつかの注意点もあるので、ぜひ以下の記事もご参考ください。
▶ワークフローシステム導入はなぜ失敗するのか？ポイントは導入前にあり！

ペーパーレス化に取り組み、成果を出したいと考えている方は、ぜひ弊社にお気軽にご相談ください。お客様の課題にあわせて最適なご提案をさせていただきます。