ペーパーレス化を成功に導くワークフローシステムとは？

ペーパーレスとは、文書そのものや紙で運用していた業務を電子化し、システム上で管理できるようにすることを指します。
もともとは国が業務のペーパーレス化を推進しており、2005年には「e-文書法」が施行され、紙の保存が義務付けられていた契約書、請求書などもデータでの保存が容認されるようになりました。その結果、2007年以降は紙の消費量が減少したものの、「紙の方が便利」という先入観を持っている方や電子化に抵抗がある方が多く、ペーパーレス化やリモートワークは普及することはありませんでした。
そんな中、2020年の新型コロナウイルスの世界的な流行で外出を控えるような時代に変化したため、企業がリモートワークを推進し、業務のペーパーレス化が一気に進んだのです。

ワークフローシステムがペーパーレスに効果的な理由

ワークフローシステムを導入すれば、スムーズにペーパーレスが推進でき、業務の効率化が期待できます。
ここからは、ワークフローシステムがペーパーレスに効果的な理由を4つご紹介します。ワークフローシステムについて深く知りたい方は、ぜひご覧ください。

申請・稟議書をペーパーレス化し、作業効率UP

ワークフローシステムでは、申請・稟議書をペーパーレス化し電子化することができます。
稟議の申請・承認作業をすべてPC上で完結できるため、印刷したり、閲覧・押印してもらうためにわざわざ文書を回覧する必要がありません。
また、差し戻しがあった場合でもすぐに修正して再申請できるため、余計な時間がかかりません。スマホやタブレット端末に対応しているワークフローシステムであれば、外出先でも申請・承認が可能なため、業務の効率化が期待できます。

システム上で文書を簡単に管理可能

紙の文書の場合は、保管するために文書をまとめてファイリングしたり、保管するための場所を準備する必要があります。また、過去の文書からお目当ての文書を探したいときは、作成日時などから目星をつけてひとつひとつ確認していかなければなりません。
しかし、ペーパーレス化して電子化した文書であれば、自動的に指定した場所に格納され、システム上に保管されるため、ファイルの保管場所を確保する必要がありません。また、お目当ての文書を探すときには、システム上でファイルを検索できるため素早く見つけ出すことができます。

ペーパーレス化でさまざまな働き方に対応

現在、レンタルオフィスなどを利用するサテライト勤務や、自宅で勤務するリモートワークなど、さまざまな働き方がありますが、ワークフローシステムを導入して業務をペーパーレス化することで、それらの柔軟な働き方に対応できます。
なぜなら、稟議の申請・承認や申請書の編集、差し戻しなどの作業は、電子化によりインターネット上でやり取りができ、出社する必要がなくなるからです。また、社員がオフィス内の自由な場所で働けるフリーアドレスを導入している企業は、誰がどこに着席しているかわからず書類を回覧しにくいので、ワークフローシステムの導入は効果的であると言えます。

ペーパーレス化で内部統制を強化

企業内の不祥事を防いで事業を適切に発展させるために、企業を健全かつ適正に事業展開する仕組みや体制を指す内部統制ですが、ペーパーレス化により導入したワークフローシステムを用いれば、内部統制も強化できます。
システム上で承認ルートを決められるため、承認者を飛ばしたりせずに確実に承認ができ、承認状態の可視化や文書の証跡の確認もできたり、適切な承認ルートを設定できたりするため、文書の改ざんや隠ぺいを防げるのです。また、監査の際には一定の条件で検索ができるので、必要なファイルを素早く探しだせることも大きなメリットです。

ここからは「ペーパーレス化による業務効率向上を目指すには、どのようにワークフローシステムを検討・導入・運用するべきなのだろうか」とお困りの方に向けて、ワークフローシステムの検討・導入・運用時に行うべきことを時系列でまとめました。ぜひ、参考にしてください。