事務作業の効率化はこの手順で！
強い味方の「ワークフローシステム」も徹底解説

業務効率化とは、日常行われている業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を省く改善方法を指します。「ムリ・ムダ・ムラ」とは下記のようなものです。

これらが改善できれば、人的・金銭的・時間的なリソースを最適化でき、生産性の向上が期待できます。

業務効率化の手順

ここからは、具体的にどのように業務効率化を進めればよいか、4つの手順に従って解説します。

手順1:現状の業務内容を可視化する

最初の手順は、現状の業務の可視化です。可視化する対象は大きく分けて2種類あります。
1つは、業務の目的は何なのか、どのような作業内容で必要工数はどれくらいかといった業務自体そのものです。もう1つは、その業務がどのような流れで行われ、どのような成果を生み出すのかを指す業務フローです。

時間をかけてでも、これら2種類の視点で業務の可視化が実現できれば、今後の改善につながります。

手順2:可視化した業務内容の問題点を把握する

可視化された業務の情報から効率化を部分的に行うか、全体的に行うかなど対象範囲を明確にします。そのうえで、業務内容の可視化により明らかになった課題や問題点を把握していきます。

この際、問題点の抽出が中途半端になってしまうと、業務効率化の効果が期待したものになりません。負荷が大きくかかっている「ムリ」な状況はないか、必要以上に資源を投下している「ムダ」はないか、偏りが発生して再現性の低い「ムラ」のある業務になっていないか、などの視点で把握するのが重要です。

手順3:ECRS（改善の4原則）に従い改善を計画する

ECRS（改善の4原則）とは、Eliminate（排除）、Combine（結合と分離）、Rearrange（入替えと代替）、Simplify（簡素化）の頭文字をとったもので、業務改善を実現する際の順番や視点を示したものです。

省ける業務はないか、類似業務を集中させたり異なる業務を分離させたりして業務単位の最適化を図れないか、業務を効率化するために順序や場所など見直せないか、作業を簡素化できないか、という順番で改善点を見出し、計画を立てていきます。

手順4:計画した改善策を実施し効果を検証する

改善策の計画が確定したら、それに従い実行していきます。ただし、実行した改善策の効果の観察も重要です。改善策を実行したが思うような効果が出なかった場合は、問題点を洗い出してさらなる改善策の立案が求められます。PDCAサイクルを回して、より効果の高い施策を実行していきましょう。

事務作業で効率化できる業務の具体例

それでは、事務作業で業務効率化できる具体例について紹介します。ここでは、多くの企業や組織で行われている稟議書を例に説明します。稟議書の申請業務は、「申請」「承認」「決裁」が本質的な業務フローですが、その裏側には多くの「ムリ・ムダ・ムラ」が隠されているでしょう。ユーザー側と総務などの管理者側の2つの目線で細かく見ていきます。

申請書類の検索と記述

稟議の申請書類は、内容によって種類が異なります。ユーザーは、目的の申請書類を探すために、ファイルやサーバーから必要な書類を探さなければなりません。使用頻度の低い書類であれば、検索に時間がかかる場合もあるでしょう。また、書類の内容についても、何を書けばいいかわからない項目があった場合、調べたり問い合わせしたりと手間がかかってしまいます。

管理者側は、書類の検索や記述で手間取ったユーザーからの問い合わせがあれば、自分の手を止めて返答しなければならず、業務効率の低下を招きかねません。

書類を回覧する際の依頼メールの送付

ユーザーは作成した書類の承認を求めるために、上司に対して定型メールを送る場合があります。書類を添付して上司にメールを送付するだけなら手間はまだ少なくて済みますが、書類の内容をメールにも書くように指示を受けると、書く手間が倍になり余計な時間を消費してしまいます。

押印や回覧のための印刷

紙での申請の場合、ユーザーは必要な書類を印刷しなければなりません。せっかく印刷した書類も、記入をミスしたり押印をミスしたりすると、再度印刷しなおす無駄が発生してしまいます。

書類の運搬

印刷した書類を回覧するために、ユーザーは歩いて持っていくか、FAXや郵送しなければなりません。その分、時間の無駄が発生しますし、差し戻しによるさらなる無駄や、途中の紛失のリスクも生じます。今、書類がどこにあるかわからない問題も改善したいポイントです。

管理台帳への転記作業や類似書類への二度手間

例えば、備品購入申請の稟議書が承認された場合に、管理部門には備品購入管理簿に転記する業務が発生します。もとの書類から必要な情報を転記しなければならず、ミスが生じたり時間がかかったりします。

また、旅費精算の場合は、出張前に事前出張申請を行い、出張後に事後出張報告および立替払い精算申請を行わなければならないため、ユーザーにとっては似た情報を複数回入力せねばならず手間です。

惰性で行っている業務

同じ申請を繰り返し行っていると、過去の書類を基に記述する場合があります。過去の書類を探す工数や、最新版の書類が反映されないなど惰性による弊害が生まれてしまいます。

業務効率化の強い味方ワークフローシステム

稟議書の申請を例に、効率化が期待できる業務を紹介しました。上記のような問題点が可視化された場合、有効な解決手段の一つがワークフローシステムの導入です。社内の申請・承認手続きを電子化できるワークフローシステムの強みについてまとめます。

決まった書類を使える

業務内容に合わせた申請画面が用意されるため、ほかの書類と間違えずに記入が可能です。また、プルダウンやリスト選択など電子申請ならではの入力補助機能を活用して、商品コードや勘定科目などの桁数の多い項目の手入力を削減し、入力の手間を減らしたり誤記入を防いだりできます。

フローを固定できる

申請の内容に即した承認フローが設定できます。申請書類によっては、例えば金額によって、課長承認か部長承認かがわかれる場合もあり、正しく承認フローを設定するのが手間な場合があります。ワークフローシステムでは自動で設定されるため、担当者の手間の削減が可能です。

メール文面作成不要（自動通知）

ワークフローシステムでは、申請や承認のタイミングで自動でメールの送付が可能です。これまで、書類作成のタイミングなどで別途メールを送付していた場合、その手間を削減できます。

デジタルであるため印刷不要（電子でやりとり）

電子データでやり取りが行われるため、印刷は不要です。これまで印刷して郵送していた手間の削減につながります。また、承認後に書類を物理的に保管する必要がないため、保管場所の削減にもつながります。さらに、書類の検索が可能であるため、監査対応時など必要な書類を探し出す工数の削減が可能です。

承認履歴が残せる（ハンコいらず）

ワークフローシステムでは、IDやパスワードでログインを行い個人を特定して使用されます。そのため、誰がいつどの書類にどのような行動をしたかの履歴の記録が可能です。わざわざハンコを押して証跡を残す必要がないため、外出先でも承認・決裁できます。

ワークフローシステムGluegent Flowの強み

ここまで一般的なワークフローシステムについてまとめました。さらに、弊社のGluegent Flowであれば業務効率化を図れる機能があります。そちらを紹介します。

台帳や管理簿が作れるので転記不要

Gluegent Flowの機能の1つに、GoogleスプレッドシートやExcelへの自動出力があります。この機能を使用すれば、承認された申請の内容を、指定したスプレッドシートに自動で書き込めるため手間が省けます。

書類保管を自動で行える

Gluegent Flowを活用すれば、書類のデータはクラウド上に自動で一元管理されます。印刷して保管する必要もなく、自社サーバーに電子データを保管しておく必要もないため、書類保管のための手間やコストの削減が可能です。

定型の入力項目はリスト化して選択可能

商品コードや勘定科目など、決まった形の入力項目であれば、予めリスト化しておいた内容から選択して入力可能です（マスターデータとして登録可能）。担当者の誤入力を防ぎ、見直しや差し戻しといった手間の削減が期待できます。

ワークフローシステム導入の注意

業務効率化に有効なワークフローシステムでは、導入時に注意すべき点があります。そちらについてまとめます。

使用方法が難しいと浸透しない

これまで紙の書類で業務を行っていた方からすると、電子化による業務の変更はストレスになる場合があります。さらに、使用方法が難しいとなると前の方が良かったなどの不満の声があがり、導入がスムーズに進みません。現場の担当者がスムーズに使用できる、直感的操作が可能なシステムの利用をおすすめします。

設定やメンテナンスが大変だと効果が小さくなる

導入したはよいが、一つの業務をシステム化するための設定やメンテナンスが大変では、担当者の負荷が増え効率化のメリットが薄れてしまいます。導入先のサポート内容も含めて、導入後の運用コストについても事前に想定しておいた方がいいでしょう。

まとめ

本記事では、業務効率化についてお悩みの方に向け、業務効率化の手順や具体的な手法について解説しました。業務効率化を目的とするバックオフィスDXは、これからの時代に大きく注目されている事案であり、取り組まなければならない課題です。

本記事を参考に、業務効率化について着手し、Gluegent Flowの導入をご検討いただければ幸いです。また、事務作業の効率化についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。