【介護業】ICT化で事務作業を効率化して 利用者のケアに専念
- 事例
- 業務改善
- 電子化
目次
書類や入力業務を効率化
人材不足が大きな課題となっている介護などの社会福祉業。利用者の増加や制度の変更により、従業員の負担は大きく増加しています。
厚生労働省は、間接的業務を効率化し介護サービスの提供に集中することを目的の一つとして、介護現場におけるICTの利用促進 を掲げており、課題を解決するためにICTツールも導入する事業者も増えています。
ここでは、「介護現場における情報連携の促進」について、書類や入力業務を効率化する方法についてご紹介します。
Information and Communication Technology の略で、日本語では「情報通信技術」と訳されています。
介護業界においては、介護現場の情報をICT化することにより、ビッグデータの蓄積や文書等の作成を効率化することを通じて、介護サービスの提供に集中することや、エビデンスに基づく介護サービスの提供を促進することが期待されています。
ユースケース①
現場職員の事務作業を効率化し、情報共有も促進
＜ 問題点 ＞
手順書や指示書が紙で運用されている場合、受け取るために出勤したり、提出のために事業所に戻る必要があり、移動時間がかかってしまいます。 記録をリアルタイムで確認できないため、突発的な問題が起きた際の対応ができなかったりすることもあるかもしれません。
Gluegent Flowを利用して訪問サービスを効率化
- 入力の抜け漏れ防止！定型文やチェックリスト形式のモデル（入力フォーム）を用意可能
- 書類や写真を添付できる
- 送付先があらかじめ決まっているため、メールと違って誤送付しない
- 利用者に関する職員間のコメントもワークフローで残せるため、記録が散逸しない
ユースケース②
サービス提供責任者の管理業務を効率化
＜ 問題点 ＞
サービス提供責任者が扱う、アセスメントに関する資料や介護計画書、サービス提供手順書や指示書、マニュアルなど作成、管理する書類は膨大です。紙でファイリングしている場合、探すのに手間取ったり、紛失のリスクもあります。
Gluegent Flowを利用して書類管理を効率化
【Gluegent Flowの特長】
- 検索が可能なため、利用者ごと・職員ごとにソートすることが可能
- エクセルで作成したレイアウトをベースに入力フォームを作成できるため、定められた様式を大きく変更することなく活用できる
- ワークフロー内でコメントを残すことができるため、申し送り事項が埋もれることなく共有可能
Gluegent Flowで重要な情報を共有
【Gluegent Flowの特長】
- 受領した相手が、いつ確認したかがタイムスタンプで見えるため、確実に共有できる
- 未確認の方には催促通知を送ることができ、見落とし防止
ユースケース③
事業所での書類業務を正確化・効率化
＜ 問題点１ ＞
介護の現場で働く職員が円滑に業務を行い、利用者に安全で質の高いサービス（介護や支援）を行うために、事務の仕事は重要です。また、毎月実施する介護保険請求業務は、正確性とスピードが要求される業務ですが、大元の書類や記録が紙の場合は転記作業が大きな負担となります。
Gluegent Flowで介護報酬請求業務を正確・迅速化
【Gluegent Flowの特長】
- 入力する介護記録は紙の報告書と変わらないレイアウトで作成可能
- 出力するデータ形式は、利用するシステム側に合わせた項目で出力が可能
- クラウドサービスのため、データを確実に保持
＜ 問題点２ ＞
事業所ごとのイベントの申請や備品購入、施設管理業務などを本部で一括で管理している事業所の場合、申請書を提出する作業が手間だったり承認されるまでに時間を要したり、また、提出先に迷ったりすることはありませんか。
Gluegent Flowで全事業所の申請業務を一本化
弊社が提供する「Gluegent Flow」は、定型の申請業務をワークフロー化することでペーパーレスを実現し、承認の依頼や決裁の連絡を自動化することが可能です。
【Gluegent Flowの特長】
- 承認ルートの数は制限なく作成できるため、エリアごと、施設ごとなど細かく分けることも、決裁金額に応じて取締役決裁・部長承認など経路を複数作成することも可能
- 以前の申請書をコピーすることができ、決まった案件は入力を省力化
- 申請データを出力すれば、実績把握やデータ分析に活用することが可能
介護における事務を省力化・効率化するワークフロー
今回は、介護に関連する業務のうち、Gluegent Flowで解決できる例をご紹介しました。業界全体でICTの導入が推進されていますが、初期投資の大きさや職員の対応も必要となるため、導入するまでに解決が必要な課題も多々あります。
弊社が提供するGluegent Flowは、直感的な操作性で、ユーザーも管理者側も使いやすい設計のワークフローシステムです。クラウドサービスのため、サーバーの管理も不要です。ICTの導入は必要だと感じているが、いきなり大きな投資はできない事業者様や、職員への教育に不安がある方はGluegent Flowをきっかけとして、職場全体のICT導入を検討されてはいかがでしょうか。
Gluegentシリーズの「Gluegent Apps スケジューラ」を活用すれば、ヘルパーのスケジュールの管理もスピードアップが可能です。 詳しくはこちらもご覧ください。
