【製造業】見落としがちな間接業務を簡素化・効率化

定期的・不定期とにかかわらず、取引先や監査機関の方が工場に来訪することは多くあると思います。 安全や品質管理が徹底された工場の場合、社外の方が工場見学するには、見学申請の承認はもちろんのこと、承認された後も関連部署への連絡や対応の依頼が必要ではないでしょうか。 その際の依頼は、紙の書類や電話、メールでやりとりされていませんか。また、依頼先への伝達事項は、日時や人数、目的など重複することも多いですね。

問題点

• 日常業務ではないため、タスクが見える化されておらず、協力部門への依頼漏れや遅れが生じる。
• 個々の業務が属人化されており、関係部門のメンバーに情報が伝わらない。
• 記録が残らず、トラブルが発生した際に追跡できない。
  

ソリューション

• Gluegent Flowで「工場見学対応依頼」のフローを設定し、依頼情報を一つにまとめ、申請から関係者への依頼まで自動で回送
• 連携機能でスケジュールや備品貸出簿への反映、誓約書等添付書類の自動保管（指定場所へのアップロード）も可能（Google Workspaceを活用）
• スマホで閲覧できるため、PCを持たない現場スタッフへの共有が可能

製造過程でやむなく発生する不良製品や使用期限切れの仕掛品の在庫。基幹システムで在庫量を把握することはできても、処分や移動を行う場合は別途申請が必要でしょう。 また、業務の確実な遂行を記録に残すことが重要ですが、紙ベースの管理では内部統制の問題も生じる可能性があります。

問題点

• 申請を紙で行っており、記録や管理が煩雑で手間もかかっている
• 申請、承認のフローと、業務実施・報告の突き合わせができず、監査に対応できない

ソリューション

• Gluegent Flowで申請・承認から業務実施報告まで一貫のワークフローを設定し、業務遂行の完了を可視化する
• 廃棄処分を証明する書類等を自動で保管し、証跡を残して監査にも対応

前項でご紹介したほかにも、以下の業務でワークフローを活用いただけるのではないかと思います。

1. ISOで規定された文書や、取引先に提出する技術資料など、制定や提出に複数部門の審査が必要な文書の申請承認ワークフロー
2. 本社から複数の事業所に一括で展開する研修や教育資料などを共有するワークフロー
3. クレーム報告とその一次対応や恒久対策を報告、共有するワークフロー
4. 従業員からの改善提案をスマートフォンやタブレットで提出するワークフロー

貴社の業務にあわせて、柔軟なフォームや経路の設計が可能です。

今回は生産業務以外のユースケースをご紹介しました。つい後回しになりがちな間接業務の改善ですが、業務プロセスを見直し、クラウド型ワークフローの Gluegent Flow（グルージェントフロー）を活用することで、ワークフローの簡素化・効率化が実現できます。また、連携機能を活用すれば、生産業務そのものに活用することも可能です。

Gluegent Flowはテンプレートが豊富で自由に設計もできるため、貴社の業務に合わせたワークフローの開発が可能です。