総務の台帳管理はワークフローシステムで省力化

日々の業務の中で、多くの情報が生まれています。既にワークフローを運用している企業であれば、そのデータをデジタル化するところまでは実現できていると言えます。しかし、その情報をうまく活用できているでしょうか。

Gluegent FlowとスプレッドシートやExcelで台帳を作るメリットは、いくつもあります。

• 最大のポイントは、先に書いた通りワークフローを回すだけで自動的に台帳に情報が追加されるということです。
• 紙の情報を台帳作成のために転記したり、申請書と台帳に同じ情報を2度入力させる手間もありません。
• 台帳はクラウド上で管理されるので、ファイルサーバー内で台帳が紛失したり、思わぬ人に見られたりすることもありません。
• グループウェアの共有機能を使って、必要な人にだけ閲覧や編集の権限を持たせて安全に管理できます。

たとえば、こんな情報をスプレッドシートやExcelで管理できるようになります。

Gluegent FlowとスプレッドシートやExcelを使った台帳管理の例

• ① 物品購入申請から備品管理台帳を作成
• ② 経費精算申請から交通費使用状況や社用車の利用状況を管理
• ③ 予算管理台帳を作って承認すべきかどうか判断
• ④ 営業日報から売上見込み管理台帳を作成
• ⑤ コールセンターでの対応報告から問い合わせ履歴台帳を作成
• ⑥ 稟議や契約書作成の申請から文書管理台帳を作成

それぞれ個別の使い方について、具体的に見てみましょう。

① 物品購入申請から備品管理台帳を作成

• ◆ 各部署にヒアリングしたり総務部が情報をとりまとめたりする手間をかけずに、備品棚卸しに使える備品管理台帳ができあがります。

② 経費精算申請から交通費使用状況や社用車の管理状況を管理

• ◆ オンラインミーティングの促進など働き方を効率化するためのヒントを得られるでしょう。

また、社用車を使った際の給油やオイル交換といった経費だけを、別のスプレッドシートやExcelに出力してみましょう。

• ◆ 社用車の管理台帳として活用できるはずです。給油時に走行距離を記入するルールを設けるなどすれば、より役立つ情報をまとめられるでしょう。

③ 予算管理台帳を作って承認すべきかどうか判断

物品購入など支出を伴う申請を承認すべきかどうか、その判断に必要な大きな指標が予算です。当期予算にまだ余裕があるのか、それとも残り予算が少ないのか、それをひと目で確認出来るようにすれば、承認のスピードは高まるでしょう。

④ 営業日報から売上見込み管理台帳を作成

• ◆ 情報共有にかかる時間を削減でき、打つべき施策に関する議論に時間を使えるようになります。

⑤ コールセンターでの対応報告から問い合わせ履歴台帳を作成

• ◆ 台帳にまとまった情報は今後の製品づくりに役立つだけではなく、コールセンターの品質向上にもつながります。過去の類似事案への対応を検索したり、同じ人からの過去の問い合わせを確認したりすれば、担当者が変わっても同じ品質の対応を担保できます。

⑥ 稟議や契約書作成の申請から文書管理台帳を作成

• ► 文書管理台帳の目的や作成・運用時のステップを徹底解説

今回は、Gluegent Flowを例に、ワークフローシステムが稟議や申請だけでなくその後の業務プロセスの省力化にも活用できるシーンをご紹介しました。

ワークフローシステムによっては台帳作成が難しい場合もありますが、Gluegent Flowは簡単に設定、運用いただくことが可能です。業務の効率化、省力化を検討されている方はぜひお気軽にご相談ください。