長く使う、ワケがある！
～長年ご利用頂いているお客さまに聞きました！～

① 長く使って良かった点と、その理由

Gluegent Flow はローコード開発の先駆けだと感じています。エンジニア経験やコーディング経験がなくても実装できるインターフェースや仕組みが用意されていて、その上で担保される自由度もあり、作成者のレベルに合わせた表現が可能な機能が当社にマッチしている部分だと思います。実際に当社でGluegent Flow作成の主担当となっていただいている方はエンジニア経験・コーディング経験がないのですが、ユーザーの要望を確認した後、実装し、運用しています。あくまでもワークフローとして導入したGluegent Flowでしたが、気付けばローコード開発事例と言える内容になっております。

気付けば「ローコード開発となっていた」とはいえ自由度が低いわけではなく、自動連携処理の中でワークフローの後処理としてAPI実行をすることで、ワークフローに幅広い処理を持たせることが出来ます。

最初に使い始めた頃は不明点も多かったですが、Gluegent Flowは作成UIや仕様が分かりやすいということもあり、社内ノウハウが溜まった後はほとんど苦労がなく運用出来ていると感じます。担当変更時の引き継ぎにおいても問題ありません。属人化しづらいUI、高いスキルレベルを求められるわけではない、などのメリットが、長く利用させていただいている理由になります。

② 当初から現在まで、利用者数・利用内容などの変遷やエピソード

導入当初は基本的な機能のみでワークフローを実装していたのですが、社内のノウハウが溜まってからはAPI連携や申請内容に沿って条件分岐する経路や、ワークフロー通知内容のフォーマット変更などを実装できるようになりました。

API連携の一例としては、管理者権限の払出作業の自動化を実現できた、などが挙げられます。ドメイン参加しているPC上で管理者権限が必要な操作を実施する際に、これまでは依頼発生都度、手動で管理者権限を払い出す、というオペレーションが発生していました。Gluegent Flowで実装した後は、ワークフロー申請し、許可された場合には別途作成した管理者ユーザー作成APIを実行することで、正しい承認経路で承認された申請に対して管理者権限を付与する、という運用の自動化を実現できました。手動オペレーションの手間をGluegent Flowの自動化により省人化できた一例となります。また、ワークフローのクローズにおいても自動処理により払い出したユーザーを削除する処理を実装しております。

また、ワークフロー通知のフォーマット変更に関しては、全社への通達に利用しています。通達の性質上、内容や宛先に自由度は持たせたいものの、フォーマットは統一し、ユーザーが通達であることが一目でわかる内容が望ましいです。Gluegent Flowを利用し、通達内容の承認がおりたら、通達内容を特定のフォーマットに変換し、承認後処理の自動処理としてメール発信する仕組みを実装しました。これまではメールのフォーマットが正しいかなどにも気を遣って運用する必要があったのですが、フォーマットは自動で整えられるようになり、内容の精査のみで発信できるようになりました。

他にも、承認後の自動処理としてスプレッドシートに一覧出力する処理は重宝しています。承認された申請の一覧を確認したいという要件に対して、ワークフローのURLも含めてスプレッドシートに出力したものをGoogleサイトに組み込むことで、承認都度自動更新されるようになります。リスト更新などの運用の手間を省く便利な機能だと感じています。

これらの機能は「承認する」という本来のワークフローの役割を大きく超えており、「処理実行」や「特定の処理におけるトリガーの役割」も担っていると言えます。それらの機能が実現できる部分がGluegent Flowが当社内でも広く受け入れられている理由だと考えています。

③ 今後のGluegentに期待すること

Gluegent Flow 周辺のアプリケーションである『グループ共有アドレス帳』や『グループスケジューラ』との連携パスが少ないと感じています。同じGluegentサービスにおける横の連携があれば、利用の幅は広がるのではないかと考えています。例えば、申請内容により、Gluegent アドレス帳の情報を更新できるといった自動処理が用意されていればいいなと感じます。

また、枝葉の話となってしまいますが、「自動処理が行われていない」という問い合わせがあり、調査すると実はエラーとなっていたということもあるため、エラー時には通知するなどの機能が実装されると嬉しいです。他にもワークフローの種類や検索の条件が増えたら、より便利になると思います。

① 長く使って良かった点と、その理由

Gluegent Flowは、2021年に私が入社したときにはすでに使われていました。前任者から管理を引き継いだのですが、大変だったという記憶はありませんね。シンプルで、マニュアルを見なくても直感的に使える製品だというのが、最初の印象でした。

フルリモートで仕事をしていると、すべてを電子化できるGluegent Flowの恩恵を大きく感じます。Google Workspace と親和性が高く、管理しやすいのも便利です。ID管理を一元化できますし、Googleのグループもそのまま反映できるんですよね。

Google Workspace との親和性といえば、自動的にリストや台帳を作れるGoogleスプレッドシートとの連携機能も便利です。新規発注先を申請して社内チェックをかけるフローがあるんですが、承認された取引先がスプレッドシートに出力されて、自動的に取引先リストを更新できるんですよね。そのまま、経理処理にも使えるリストができあがります。

とにかく直感的に使えるという印象は、今でも変わっていません。作り込みたい部分では、わからない部分だけサポートをお願いしています。

② 当初から現在まで、利用者数・利用内容などの変遷やエピソード

導入当初は、30名程度の社員のうち20名以上が使っていたと思います。今は社員が60名以上いて、稟議などに関わる50名ほどが使っている状況です。

今後は、稟議に関わらない人にも使ってもらって、申請の種類も増やしていくつもりです。育児休暇や介護休暇の申請とかですね。全員が使うようになっていくと思います。

社内に広げるのは、難しくないと思いますよ。新しい申請モデルを作ったときには手順書をつくって、社内Wikiに掲載していて、そこを見れば大体わかると思います。Slackで質問が飛んでくることもありますけど、多くはないですね。

③ カスタマーサクセスによるサポート内容やエピソード

複雑なことをするときは、クラウドコンシェルジュに問い合わせて教えてもらっています。親身になってこちらの課題を理解してくれるので、寄り添ってくれている印象ですね。他社のツールでは、問い合わせても「こういう事例がありました」と関連リンクを送ってくるだけという経験もありましたが、Gluegent Flowは違います。

「こういう機能があるのでできるはずですよ」と言うだけではなく、もっと具体的に「こうすればできます」と解決するところまで教えてくれるので助かります。最近だと、Google Workspace のグループを使って承認グループを作成するときに、手伝ってもらいました。ふわっとした質問だったのですが、ちゃんと意図を汲んで対応してくれて、ちゃんと動くようになるまで具体的な指示をくれました。

返信が早くて待たされることもないんですよね。レスポンスが早いと、お互いが内容を理解しているHOTなうちにやりとりできるので、返信の早さって大切なんですよ。

ツールとして、ポテンシャルの高さを感じています。色々な機能があって遊び幅があるので、もっと活用していきたいですね。

① 長く使って良かった点と、その理由

元々Google Workspace（旧Google Apps）を使っていて、まずはGoogleと親和性が高いもの、というのが判断基準の一つになります。Gluegent さんに最初に話を聞いた時に、まずGoogleドキュメントでデザインが起こせますよ、というのと、スプレッドシートにデータをアウトプットできますよ、っていう話を聞いて、採用を決めました。

一番最初に取り掛かったのが見積書です。見積書は、従業員がExcelやWordを利用して作成していましたので、まず形式を統一したい事と、サマリーファイルが自動的に作られるようにしたい事を目標としました。

最初は見積書のイメージ通りにデータの入力画面を使って作りました。最終承認が下りた段階で、社判が押印されているレイアウトを作成し、申請者が最後に印刷するという風にしました。本社でテストランをやったのですが、最初から反応はすごく良かったです。それから全国の営業所で運用を開始しました。社外からスマートフォンで作成する場合は、最初に作成した表形式の入力画面では拡大・縮小や位置の調整をしながら入力しないといけないため、スマートフォン対応版として、入力画面系は Gluegent Flow のデフォルトの縦形式に変更し、最終的に社判が押印されている見積書形式の印刷が出来るように修正しました。

展開後は、ウケが良くて、みんな使ってます。最初は画面で入力するのが嫌で使わない人もいましたが、運用を開始したら割と早く定着しました。事務ワークやっているメンバーも見積書のオリジナルは見なくてもそのサマリーファイルだけ見て仕事が成立するようになったので、すごく重宝がられました。

休暇申請などを他社のワークフローシステムで作成した事がありますが、なかなか定着させられないっていう悩みはありました。社内システムを構築する立場からすると、押し売りだとうまくいかないっていうのは経験上あるものですから、求められているものをいかに再現するかっていうところが普及の鍵なのかなと思ってます。

クラウドシステムを使っていてよく思う事ですが、改善要望を出しても採用していただけなかったり、更新自体があんまりないシステムが多いと思います。サイオスさんは頻繁に更新かけていてすごいなあと思いますね。今まで3つ4つワークフローは使っていますが、Gluegent Flow が一番使いやすく機能が充実していると思います。

② 当初から現在まで、利用者数・利用内容などの変遷やエピソード

見積書の運用が成功したので、従業員から、これ Gluegent Flow でできないの？っていうセリフが出てくるんですよ。それならば、この書類もGluegent Flow で運用しましょうって感じで新しいフローを作成しています。作成したのは50弱ぐらいで、今は40くらい本番運用しています。今後も増やしていく計画です。

返品処理申請を例にあげると、上長が3・4人必要ですが、Gluegent Flowを利用すると、ほぼ即日決裁する事が可能になりました。導入前は、１週間程度時間を要したケースもあったのですが、それらがほぼ即日決裁になったので、余剰在庫を持つ必要がなくなり在庫管理上も貢献しています。弊社は拠点が全国にあって申請書も全国を行ったり来たりしていたのですが、その拠点跨ぎの書類に関してはものすごく早くなりましたね。あとプロセスもわかるので、進捗状況も直ぐに把握できて満足しています。

③ 今後のGluegentに期待すること

カレンダーや勤怠の機能を追加して欲しいですね。そうするともっと幅広くGluegent Flowを利用できます。

弊社では精算システムや勤怠なども含めて様々なクラウドサービスを利用していますので、組織変更があった場合の負荷は膨大です。組織変更は年度末の最終日、業務が終了してから翌日までに完了させないといけませんから。予め変更内容を入力し指定日に自動的に反映させるような機能があると嬉しいですね。