自治体DX、どこまで進んでいますか？
業務の標準化は、ワークフローで推進しましょう
- DX
- 効率化
- 標準化
- 電子化
総務省が公式HPにて公開している「自治体情報システムの標準化・共通化」によると、2021年12月24日に「デジタル社会の実現に向けた重点計画」が閣議決定されました。この計画には「基幹業務システムを利用する原則全ての地方公共団体が、目標時期である令和7年度（2025年度）までに、ガバメントクラウド上に構築された標準準拠システムへ移行できるよう、その環境を整備することとし、その取組に当たっては、地方公共団体の意見を丁寧に聴いて進める。」と記されています。
各自治体では、このシステムの「標準化」が急務となっています。この「標準化」の対象は住民基本台帳、戸籍、戸籍の附票などの住民向けの業務に絞られていますが、一方、地方公共団体内の職員が行う業務については、「標準化」しなくて良いのでしょうか？
そこで本記事では、自治体で働く職員のために、また自治体へITソリューション等の提案を行っているSIerのために、自治体のDXについての情報をまとめます。自治体内の様々な業務を「標準化」することで業務効率化を図りたい方は、最後までご覧ください。
目次
自治体DXの推進について
○重点取組事項
- 自治体フロントヤード改革の推進
- 自治体の情報システムの標準化・共通化
- 公金収納におけるeLTAXの活用
- マイナンバーカードの普及促進・利用の推進
- セキュリティ対策の徹底
- 自治体のAI・RPAの利用推進
- テレワークの推進
前述した「自治体の情報システムの標準化・共通化」は、自治体DXの重点取組事項のひとつとして列挙されています。
自治体の基幹業務システムの標準化・共通化とは
対象となる業務は以下の20業務です。
住民基本台帳、戸籍、戸籍の附票、固定資産税、個人住民税、法人住民税、軽自動車税、印鑑登録、選挙人名簿管理、子ども・子育て支援、就学、児童手当、児童扶養手当、国民健康保険、 国民年金、障害者福祉、後期高齢者医療、介護保険、生活保護、健康管理
「標準化」はシステムだけの話？
2025年度を期限とした自治体の基幹業務システムの仕様を統一する「標準化」は、あくまでもシステムの仕様のことを示しています。さらに前述の通り、対象業務は住民向けの20業務のみであるため、全体のDXから考えると道半ばの状態です。
仮に「標準化」が達成され、住民がデジタル申請できるようになったとしても、自治体内では引き続き紙を回覧し、ハンコを押しているとなれば、その効果は限定的なものになってしまいます。またせっかく住民がWebで申請を行ったとしても、その内容を印刷してファイリングし保管していては、自治体内業務は従来となんら変わりません。
2023年6月9日に閣議決定された「デジタル社会の実現に向けた重点計画」では、「デジタル化を進めるに際しては、オンライン化等が自己目的とならないように、本来の行政サービス等の利用者の利便性向上及び行政運営の効率化等に立ち返って、業務改革（BPR）に取り組む必要がある。」と示されています。
この点からも、利便性向上・行政運営の効率化を考えれば、限定的な改善ではもったいないです。住民向け業務のデジタル化に合わせて、自治体内業務のデジタル化も進めることが重要です。そのためには、業務を見える化し、手順通りに進められるワークフローシステムは、自治体内業務の標準化を支援するツールと言えるでしょう。
業務を標準化する自治体DX のためのシステム導入やツール選定のポイント
業務の標準化に取り組む自治体がDXを推進するためには、システム導入やツール選定時におさえておくべきポイントがあります。
基幹業務向けシステムについては、デジタル庁がその仕様を細かく定めています。細かい仕様についてはデジタル庁のHP からご確認ください。仕様を満たしたシステムは、ガバメントクラウドに構築され、自治体はそこから適切なものを選んで使う事になります。現状は基幹業務のみですが、将来的には行政業務についても同様に扱われるようになる可能性は高いと考えます。
したがって、導入を考えているシステムやツールが、デジタル庁が定めている仕様を満たしているかどうかを調べておくといいでしょう。そこに加えて、公的サービスに関わるためセキュリティ対策がしっかりしていること、また開発にリソースがかからないことといったポイントも重要です。
利用例
具体的な自治体の利用例としては下記のようなものがあります。
- ペーパーレスな役所の実現
コロナ禍にテレワークを導入したことをきっかけに、自宅にいても業務が行えるよう文書管理と決裁の電子化を実施。各部署で丁寧なヒアリングや説明会を行い、担当者が納得できる環境を整えられました。効果を実感した今では、さらなる電子化の検討も始まっています。
- 決裁の9割以上を電子化
幹部職員が率先して電子決裁を利用するようになったことと、緊急事態宣言下でも業務を継続させなければならないという事情が後押しし、電子化の推進に成功しました。一部、紙が必要な申請に関しては、併用決裁を導入して電子決裁を実現しています。
行政業務をDX化するなら「Gluegent Flow」がおすすめ
ここまで、自治体内の行政業務の標準化についてまとめてきました。利用例であげたように、業務のペーパーレス化と電子決裁化は大きな効果をもたらします。このペーパーレス化と電子決裁化の大きな助けとなるシステムが弊社のワークフローシステム「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」です。Gluegent Flowには下記の特長があります。
- ISMS認証など、第三者認証を得た提供体制であり、セキュリティ的に安心
- シンプルな操作性で、直感的に利用できる
- スマホアプリを標準提供しており、外出先や家でも「申請・確認・承認」ができる
- 申請内容をベースに、台帳や管理簿を作成（エクセルなどに自動出力）できる
さらに、ガバメントクラウドとして認定されたGCP（Google Cloud Platform）で構築されているサービスであるため、自治体の皆様にも安心して使用いただけるシステムとなっております。
まとめ
本記事では自治体DXの推進について、現在、国を挙げて取り組みが行われている状況についてまとめました。その一方で、現在進められている内容だけでは道半ばで、「標準化」は住民向けの業務だけでなく、自治体DXを推進する上で自治体内の業務も対象にすべきだとわかりました。
基幹業務システムの「標準化」を進めている状況であっても、自治体のDX化は他の業務でも急務です。「標準化」対応でお悩みの自治体の方や、自治体への「標準化」提案や自治体DXを推進されるSIerの皆さまにとって、行政業務の効率アップに実績のあるワークフローシステムが有効であるとご理解いただけたのではないでしょうか。
なかでも弊社のGluegent Flowであれば、これまでも電子化による業務効率向上に寄与してきており、私たちは多くの知見を所有しております。自治体内の「標準化」を推し進めるワークフローの導入は、行政業務の効率化に最も有益であると言えるでしょう。ぜひ、業務の「標準化」「デジタル化」「ペーパーレス化」の実績を持つ、Gluegent Flowをご検討ください。
