ワークフローシステムを導入して
内部統制強化できる理由とは？
- 内部統制
- 標準化
- 電子化
内部統制がとれていないと、作成者によって異なる申請書類で、決まった承認経路もなく申請・承認が行われてしまう場合や、メールや紙、Slackなど連絡事項の手段がバラバラで、混乱を招いてしまう場合があります。内部管理ができずに従業員が遵守すべきルールから逸脱してしまったり、承認や確認作業が漏れてしまったりする可能性もあるでしょう。
しかし、ITツールのひとつである「ワークフローシステム」を導入することで、コンプライアンスなどのルールを遵守しながら効率的に内部統制の強化が可能です。
効率的にルールの整備や業務の管理を行いたいが、何をすればよいかわからずお困りの方はぜひ最後までご覧ください。
目次
内部統制とは？
内部統制とは、企業内の不祥事を防いで事業を適切に発展させるために、企業を健全かつ適正に事業展開する仕組みや体制のことです。
金融庁では、「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」の中で内部統制を以下のように定義づけています。
財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準
”内部統制とは、基本的に、業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、事業活動に関わる法令等の遵守並びに資産の保全の4つの目的が達成されているとの合理的な保証を得るために、業務に組み込まれ、組織内の全ての者によって遂行されるプロセスをいい、統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング（監視活動）及びIT（情報技術）への対応の6つの基本的要素から構成される。”内部統制は企業が大規模になるほど重要となるため、経営者や管理者は環境の整備・強化方法を把握していなければなりません。
内部統制報告制度（J-SOX）では、上場企業は事業年度ごとに「内部統制報告書の提出」の義務付けや、上場を目指す企業においても上場後に「内部統制報告書の提出」が求められるため、経営者や管理者は常に内部統制を意識した環境整備をしておくべきでしょう。
内部統制を強化するためのポイント
内部統制がしっかりととれていると遵守すべきルールが整備され、業務が効率的に回る仕組みづくりが行えます。内部統制を強化する効果的な方法として、以下のようなものがあります。
① 文書の電子化
- 文書を電子化すれば、いちいち紙媒体を用意したり郵送したりする必要がないため、業務の効率化につながります。
- 災害や不正な持ち出しによる文書の物理的な紛失・破損を考慮する必要がなく、システム上で管理できるため、内部統制の目的である「資産の保全」につながります。
② ワークフローシステムの導入
- ワークフローシステムを利用すれば、電子化された文書の一元管理ができます。
- ひとつの場所で管理できるため、遵守すべきルールから逸脱していないかを把握し、作業漏れも防ぐことが可能です。
ワークフローシステムが解決できる課題
ワークフローシステムの導入には、以下の3つのメリットがあります。
以下で詳しく解説していきます。
出社する必要性がない
紙媒体の場合は、申請や承認時に文書を承認者の元まで持っていき、押印してもらう必要がありました。
しかし、ワークフローシステムを導入した場合はインターネット上で申請や承認が可能なため、文書を承認者の元まで持って行く必要がありません。その結果、出社前提だと業務が滞ることが一因となる代理申請や、申請をしないで勝手に進めることがなくなり、組織として統率のとれた業務遂行を実現できます。
適切なルート（申請－承認者）に設定できる
ワークフロー上では文書の申請から承認までのルートを適切に設定できるため、承認者の承認作業を飛ばさずに業務の遂行が可能です。
そのため、想定から逸脱した承認ルートや承認者が異なるといった問題がなくなります。
文書を紛失してしまうリスクを回避できる
ワークフローシステムを導入すれば、文書データはすべてWeb上で管理されます。
そのため、文書の盗難や紛失といったトラブルを想定する必要がありません。
つまり、人による文書の管理を行う必要がないため、内部統制の強化が期待できるのです。
ワークフローシステム「Gluegent Flow」がおすすめ！
ワークフローシステムの導入を検討しているのであれば、誰でもどこでも使える「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）をおすすめします！
シンプルなインターフェースでありながら、豊富な機能が備わっているため幅広い場面で活用できます。また、「Google Workspace」や「Microsoft 365」、「Chatwork」や「Slack」と連携できるため利便性が高く、内部統制を強化したい方にはピッタリのシステムです。
以下でGluegent Flowの特長をご紹介します。
業務プロセスの可視化・標準化が可能！
- 「ワークフローシステムが解決できる課題」で記載した通り、紙媒体の場合は誰がどんな依頼を誰に対して行っているかが把握しづらいことでしょう。しかし、Gluegent Flowを利用すれば、あらかじめ設定された承認ルートで申請が進んでいくため、正しい承認プロセスを経ることができます。
- さらに、どのプロセスで止まっているのかが履歴として残り、いつでも確認ができるため、承認漏れを確実に防げます。
- 管理者機能では「誰がいつ何をしたのか」の履歴をすべて確認することができます。そのため、何か重大な問題やトラブルがあった場合も、迅速に履歴の調査を行うことができると同時に、従業員に向けては抑止力として働くので、内部統制強化が期待できます。
証跡管理機能により証跡データを簡単に取り出せる！
- Gluegent Flowには証跡管理機能が備わっており、承認済みの文書であったとしてもあとから承認ルートや文書内容の把握ができます。
- さらに、Gluegent Flowの強力な検索機能を使用すれば、検索対象範囲はモデル（決裁文書と経路）内容の全てで、条件指定による検索やテキスト入力での検索が可能です。そのため、ワークフローシステム内の文書をお探しの場合、無駄な手間や余計な工数の削減につながります。
- その結果、どんな文書内容なのか、誰に対して承認作業を要求すればよいのかを企業全体で把握でき、業務の属人化が防げます。
利用者（従業員）へ適切に情報を伝達でき、到達度も可視化できる！
- 文書の承認者は全従業員の中から指定できるため、伝えたい内容を伝えたい方に確実に伝達可能です。
- ワークフローシステム内の文書は既読や未読が表示され、未読状態の文書に対しては承認者に催促通知を送ることもできます。
未読状態への催促通知機能
催促通知手段として、メールやブラウザ、各種ビジネスチャット（LINE WORKS、Slack、Chatwork）などが用意されているため、情報伝達の漏れによる業務上のトラブルを回避できます。 催促時にはテンプレートを作成して催促通知を送信できるため、大量の未読文書があったとしても素早い対応が可能です。ワークフローで内部統制を強化した例
ここからは実際にワークフローを導入し、損害保険業としてガバナンス上で必要なワークフローと業務の効率化を実現した事例をご紹介します。
2018年4月に東京証券取引所マザーズ市場に上場したアイペット損害保険株式会社は、2004年からペット保険事業を行っています。ペットの通院から入院・手術までをカバーするペット保険は高く支持され、2018年2月末には保有契約件数が35万件以上となりました。そのように会社として急成長を遂げる中、社内の稟議決裁をはじめとした各種ワークフローの整備が必要となりました。
当時、わずか3名のスタッフが環境整備に対応するも、システム関連の各種申請ルールが統一されておらず、管理・作業手順が煩雑であることが判明し、どこから手を付けてよいのか判断できない状況でした。また、稟議決裁においては、複数の決裁基準が存在するにもかかわらず稟議決裁書式が十分に整備されていませんでした。そのため申請する側、承認する側ともにわかりにくく、都度、問い合わせや各自で判断するなどして対応しなければならず、環境整備は困難を極めました。
そんな課題だらけの状態のなか、スタッフは「Gluegent Flow」の導入を決断。
手厚いサポート体制や柔軟なログ出力、クラウド型システムによるスムーズな運用が可能な点が決め手となりました。また、アイペット損害保険株式会社は「G Suite」（現 Google Workspace ）をすでに使っていたため、全社員の「G Suite」のアクセス権限の設定などを連携できる点も大きなポイントでした。
導入時にはグルージェント社（現サイオステクノロジー社）が提供するサポートサービスによりメールで気軽に相談ができ、タイムリーに回答が得られたこともあり、わずか3ヶ月で完全にワークフローの一本化・電子化を実現できました。
ユーザーからは「申請が簡単になった」「便利になった」と評判で、申請方法の明確化により申請件数が2倍になりました。
内部統制の強化ならGluegent Flowにお任せ！
本記事では内部統制の概要から、ワークフローシステムを利用した内部統制強化方法や成功事例をご紹介しました。大きな企業であればワークフローの規模も大きくなってしまうため、内部統制は非常に重要で、環境整備は困難といえます。これを機に内部統制強化をご検討の方は「Gluegent Flow」を導入して環境を整備し、業務の効率化を目指してはいかがでしょうか。
ぜひ、弊社までお気軽にお問い合わせください。
