その進め方で大丈夫？
業務の標準化を行ううえで押さえておきたいポイント

業務の標準化とは、業務の流れを決定し、ルールを設けて、社員全員が同じ成果を出せるような環境を構築することをいいます。属人的な業務を見直し、誰が行っても同レベルの品質の成果物を生み出せるようにします。詳しくは「業務 標準化」記事をご参照ください。

業務の標準化を行うことで実現できる内容は、下記のとおりです。

それぞれについて、詳しく見ていきます。

標準化が行われておらず、業務のやり方が人によって異なると、何が正解で何が間違いなのかが個人の判断に依存してしまいます。そのため業務に何か問題が起こったときに、その人に聞かないと進められないという非効率な状況になってしまいます。業務が標準化されれば、その非効率な状況を改善できるため、業務効率を向上させることにつながります。

業務を遂行するためのルールやマニュアルが存在しないため、担当する人によって成果物の品質が異なるものになってしまいます。標準化によりルールが整備され、マニュアルが徹底されれば、誰が業務を遂行しても品質が担保できるようになるでしょう。

過去の慣習を引き継いだり、人づてで業務が継承されている場合、現在のプロセスでは不要となっている業務を気づかずに続けていることがあります。標準化を行えば、その手順のなかで業務を整理するため、不要な業務を見つけることが可能です。それを削減すれば無駄な工数を削減でき、従業員の負担を減らすことができるでしょう。

必要性を理解したところで、業務標準化に取り組もうとされると思いますが、その前に標準化には下記の2種類があることを押さえておきましょう。

以下、それぞれについて解説します。

業務フローとは、ひとつの仕事で生み出されたアウトプットが、別の仕事のインプットとなってリレーのように渡されていく流れのことをいいます。業務フローの標準化が実現されれば、業務全体の流れを把握しやすくなります。具体的には、業務フローを実現するための仕事を全て洗い出し、不要なものを無くしたり、最適な順番に入れ替えたりなどして標準化を実現します。

タスクとは、業務フローを構成する個別の業務を指します。このタスクに対してマニュアルやルールを整備して、誰が担当しても同レベルの成果が出るようにすることがタスクの標準化です。実際に標準化を進めるには、現場でその業務に携わっている担当者からヒアリングを行ったり、その業務にかかる時間や人員といったデータを集計して、定量的に情報を取り入れることが重要です。

ここからは実際に標準化を行っていく手順について、下記の4つのステップに基づいて解説します。

まず最初に取り組むべきなのは、企業や組織の業務について現状を把握することです。業務の目的や、関係する部署や人員などを整理し、どのような成果物が必要となるかをまとめます。その際に、それぞれの業務が抱えている課題についてまとめておくことも重要です。

さらに、業務ごとにどれくらいの時間を要しているのか、影響範囲はどれくらいになりそうか、扱う情報の重要性はどれくらいかなど、優先順位を決めるための判断材料を整理しておくといいでしょう。

洗い出された業務について、取り組む順番を決めていきます。社内の業務を全て標準化するのが理想ですが、既存の業務を遂行しながら一気にすべての業務を標準化することは不可能でしょう。

そこで、社内で基準を決めて優先度の高い内容から取り組むことをおすすめします。基準の具体例としては、基幹となる業務であるかどうか、今後業務量が増えていきそうかどうか、解決すべき課題が多いかどうか、といったものが考えられます。

取り組む順番が決まれば、標準化に取り組んでいきます。まずは業務を標準化した結果、どのような成果が得られるかを定量的に設定しておくといいでしょう。例えば、稟議書類の回覧が2日以内で完了する、1か月担当すればミスなく遂行できるといったものです。

定量的な目標が設定されれば、それを達成するためのマニュアルやルールを整備し、標準的な手順を作っていきます。この場合、手順は誰が見てもわかるようなレベルで可視化しておくことをおすすめします。

手順が可視化され、標準化された業務を遂行していくと、新たなノウハウが見つかる場合があります。その場合は、マニュアルやルールを更新するなどし、ノウハウを蓄積させる仕組みが必要です。標準化されれば終了ということではなく、運用と改善が継続されることが求められます。

ここまで業務を標準化するための進め方についてまとめました。ただ実際に取り組んでみると、下記の課題により予定通り進まないことがあります。

上記課題について、詳しく見ていきます。

業務の標準化が進みマニュアルが作成されたとしても、その内容がわかりにくかったり参照するのが手間だったりすると、現場で活用されない場合があります。大まかな手順であればマニュアルを参照しても、細かい条件設定など複雑なものになるとマニュアルを見落として、漏れや手戻りにつながってしまうこともあるでしょう。

これまでできていた業務を、標準化を名目に新しくしても、現場にはメリットが感じられず浸透しない場合があります。今まで通りの業務のやり方で問題は無いと判断されて、標準化したものが使われないケースも目にします。標準化に取り組む段階から現場を巻き込み、メリットを感じてもらえるような取り組みが必要です。

一度標準化され、ルールやマニュアルが整備されてしまうと、それらを再度変更するのが難しくなります。新たな改善点が見つかったとしても、再度フローを見直したり、マニュアルを変更するには工数が必要となってしまうからです。標準化に取り組む時から、運用しながら改善を行うものであると関係者で共通認識を持つことが求められます。

ここまで業務を標準化するための進め方と、直面する課題についてまとめました。この課題については、弊社のワークフローシステム「Gluegent Flow」を導入すれば解決できます。その点を中心に、Gluegent Flowの機能について解説します。

従来の方法だと稟議書や購買申請などの書類を起こすとき、どのような経路で提出するのか、誰が決裁者になるかは、その内容や金額によって異なります。いくらルールやマニュアルに書いてあっても、複雑になればなるほどミスは生じます。

Gluegent Flowであれば、この条件を細かくシステムに組み込むことが可能です。例えば、複数の決裁者に並列で処理を依頼したり、金額によって決裁者を変えたりといった細かい設定が、プログラムの知識がなくても可能です。申請者はいちいちマニュアルを確認しなくても、自動で反映されるためミスなく申請できます。

従来の方法で運用していると入力項目によっては、何を入力すればよいか担当者しか知らないというものもあるでしょう。それだと別の人に変わったときに、何を入力すればいいのかわからなくなってしまいます。その手の曖昧な情報を、チェックボックスやプルダウンリストを設定して選択するようにすることで、別の人が入力しても間違いのない状態を作ることができます。Gluegent Flowではさまざまな入力補助機能があるため、それらを活用すれば、属人的な入力を減らすことができるでしょう。

一度標準化された業務フローや入力項目でも、Gluegent Flowであれば簡単に変更できます。現場から改善事項があがってきた場合、すぐに変更を行い、その時点から改善されたものが利用できるようになります。ノウハウの蓄積が簡単に行えるため、運用と改善のサイクルを何度も回せるようになります。

本記事では、業務の標準化をどのように進めればいいかわからず、頭を抱えている担当者に向けて進め方や手順についてまとめました。ただ標準化を実現したとしても、その後の運用や改善を考えると、ツールを導入した方が効率よく高度化できるのではないでしょうか。

これまで多くの企業や組織の業務標準化に貢献してきた弊社のGluegent Flowだからこそ、かゆいところに手が届くツールとして、御社の標準化に貢献できると自負しております。具体的にどのように進めればよいか迷われているのであれば、まずはこちらから資料請求を行ってみてください。