ホテル業のDX ～ ワークフローによる解決策

多くのホテルでいまだに紙に書き留めたメモが大量に飛び交っています。接客の現場はデスクワークではなく、常にPCが使える環境でもないので、しかたがない部分もあるでしょう。ではホテルでペーパーレス化は無理なのかといえば、そうではありません。PCがない接客の現場が難しければ、バックヤードでデスクに向かう作業からペーパーレス化を始めてみればいいのです。
事務作業の中でも、社内の申請や稟議からペーパーレス化に取りかかるのがおすすめです。社内の手続きで完結しており、サービス品質への影響を小さく抑えられるからです。ワークフローを使って申請や稟議をデジタル化して、ペーパーレス化と業務効率化の一歩を踏み出しましょう。

ワークフローは稟議や社内申請を上司に承認してもらうだけのシステムではありません。うまく使えば必要な情報を素早く的確に、なおかつ適切な順番で関係者に共有することができます。ここには2つの観点が含まれます。

Gluegent Flowを使って実際にペーパーレス化に取り組んでいるホテルの事例をご紹介します。こちらのホテルでは申請書類はすべて紙で、ほとんどの申請の最終承認者が総支配人という運用が長く続いていました。総支配人が出張や休暇で不在の間、多くの書類が承認待ちで止まっていました。
この状況を打開すべくGluegent Flowを導入し、申請書類を次々とデジタル化していきました。Excelを使って画面レイアウトを作れるなど操作が簡単なことを活かして、申請モデル作成は担当部署で分担しました。既存の申請書類の見た目を踏襲した申請画面にすることで、デジタル化に伴う現場の負担を抑える効果も得られます。

レイアウトなど見た目を踏襲する一方で、承認ルートの見直しなど不要な業務の削減に取り組みました。たとえば物品購入においては、一定の金額を超える場合のみ総支配人の承認を求めることとしました。入力された金額により自動的に承認ルートを切り替える仕組みを利用しています。
「総支配人のところに来る承認依頼が多すぎるということで、承認ステップを見直しました。総支配人に書類が集まる状況を解消したこと、出張先でもPCやスマートフォンを使って承認できるようになったことで、承認待ちの時間はだいぶ短縮されました。従来は1週間以上かかることもありましたが、早ければ数時間、長くかかっても1〜2日あれば承認されるようになっています」（導入先ホテルご担当者様）

また、こちらの導入事例もご参照ください。

▶ ホテルモントレ株式会社様導入事例
▶ 株式会社横浜グランドインターコンチネンタルホテル様導入事例

ワークフローの導入と聞くと、社内の申請や稟議ばかりを思い浮かべるかもしれません。しかし順番通りに情報を共有するという性質を活かすことで、Gluegent Flowは部署間の情報共有や伝達にも活用できます。適切に情報を共有することで伝達ミスによる作業の無駄や手戻りをなくせば、業務の効率が高まり、サービス品質の向上にもつながるでしょう。ホテル事業のように部署の違いや業務時間の差を超えて連携しなければならない業界において、Gluegent Flowが大きな力になるはずです。