グループウェア移行で検討すべき課題とは？
同時に解決したい複雑な承認プロセス

一度、導入したグループウェアは利用場面も多く、簡単に移行したくないと考える人も多いでしょう。それでも移行せざるを得ない状況はやってきます。ここでは、グループウェアの移行が求められる背景について、下記の5つの視点でまとめます。

かつて多くの企業に利用されていたHCL社のグループウェア「Notes」は、2024年6月1日にサポートを終了すると発表されています。Notesはオンプレミス型のグループウェアとして、多くの企業に利用されていた過去があり、一時は7割の企業が導入していたとも言われています。またサイボウズ社の「パッケージ版 Garoon 5」もサポート終了が発表されており、その日は2027年10月29日です。

さらに近年のクラウド化の流れもあり、その他のオンプレミス型やパッケージ版のグループウェアもサポート終了が予定されています。提供側のサポート終了後も「だましだまし利用する」こともできますが、セキュリティホールやバグが見つかったとしても対応がなされないため、使い続けることは危険です。

現在、主流になっているクラウド型のグループウェアは、自社でサーバー構築をする必要が無く、オンプレミス型のグループウェアと比べると費用を抑えて使用できる場合があります。物価高や人件費の高騰など、少しでも費用を抑えたい企業にとって、コスト削減は急務でしょう。

ただクラウド型のグループウェアの価格は、使用する機能や人数によって単価が決まることが多いです。社員数の多い企業であれば、自社でサーバーを構築してパッケージ版を導入した方が安い場合もあります。導入前にどちらの方がコストを抑えらるか検討した方がいいでしょう。

オンプレミス型のグループウェアのなかには、独自のプログラム言語で処理を規定しているものもあります。歴代のグループウェア担当者が、その時々の社内要望に応えカスタマイズして利用していた企業では、グループウェアの一部が特定の情シス担当しか把握できない属人化（ブラックボックス化）状態になってしまっていることもあるでしょう。

グループウェアの「おもり（運用）」だけにリソースをさけるほど、労働力に余裕のある企業は少なくなっているのではないでしょうか。したがって、より簡易な仕組みで極力専門的な知識がいらないグループウェアへの移行が求められます。

世の中が進歩するなか、オンプレミス型のグループウェアでは実現できないことも増えてきました。例えば、コロナ禍で利用する企業が増えたテレワークへの対応です。社内にサーバーを設置し、外部から利用できないタイプのグループウェアでは、自宅から使用できない、もしくは自宅から使用するために別の仕組みを提供する必要があります。

最新のグループウェアであれば、自宅から使用できるだけでなくスマホやタブレットでの利用も可能です。新機能を利用するために、グループウェアを移行する企業も存在しています。

業績不振や経営の効率化などを理由に、企業が買収されたり合併するケースがあります。この場合、それぞれが使用していたシステムをどのように統合していくかが大きな課題です。片方のシステムに寄せることもありますが、いずれも古いシステムを使用していた場合など、これを機会に刷新しようと考える企業もあります。この場合には、統合後のシステムにいずれの企業も移行する必要が生じます。

これまで使用していたグループウェアを移行する場合、そのまま移行して大丈夫なのでしょうか？特に稟議書や社内申請といった業務フローを、グループウェア上で構築していた場合スムーズにいかない場合もあります。この点について掘り下げます。

移行前のグループウェアでワークフローを実現していた場合、使用しているシステムによっては複雑なプログラムを書く必要がありました。移行先のグループウェアが、そのままそのプログラムが使用できるとは限りません。となると、従来の社内稟議をそのまま新しいシステムで実現しようとすると、専門的な知識が求められるため情報システム部門に運用負荷が集中してしまうでしょう。今後の活用場面の増加も見込まれるため、専門的な知識が求められないシステムを選ぶことをおすすめします。

サポート切れやコスト削減が目的であればそれほど影響は多くないと思われますが、企業統合や組織再編などを伴う移行の場合、ワークフローごとに影響範囲を調べたりなど大きな負荷がかかります。また移行後であっても、異動や組織変更の度にいちいち影響範囲を調査して修正していては、運用コストが肥大化してしまいます。組織変更時の対応も簡単に行えるワークフローシステムを用いるといいでしょう。

前述のグループウェア移行の注意点に気を付けたうえで、グループウェア移行のパターンを考えると以下の3つに考えられます。

グループウェアを移行する3つのパターンの内、本記事でおすすめするのは3つ目のパターンです。ただ、専門ワークフローの選び方次第では、下記の留意点が生じてしまう場合があります。

既存グループウェアであれば当たり前のように使用できていたファイルの保管機能や、ポータルサイトとの連携が、専門ワークフローでは実現が困難な場合があります。例えば、承認後にファイルに情報を書き出したり、ポータルサイトの情報を更新したりという機能が存在しないものもあります。

この問題を解決するには、グループウェアの拡張アプリケーションとして提供されているサードパーティシステムに注目しましょう。ほかのシステムを選ぶと、カスタムツールを作るなどしないと連携できなくなってしまいます。

専門ワークフローを利用した場合、そのワークフロー専用のアカウントが必要な場合があります。社内で使用している Microsoft 365 や、Google Workspace のアカウントと連携がとれなければ、異動時の反映や、アカウントに関する問い合わせ対応が二度手間になってしまいます。

アカウントの管理が二度手間になるだけでなく、そのアカウントを使用しているワークフロー自体も修正が必要になってしまうこともあるでしょう。専門ワークフローを採用した場合、どれくらいの運用負荷増があるのか、事前に想定しておくことをおすすめします。

ここでは、グループウェアの移行にあわせて、ワークフロー機能をGluegent Flowに移行した企業様の事例について紹介します。

今回はグループウェアの移行について、どのようなときに移行が発生するのか、どのような移行パターンが存在するのかなどについてまとめました。どのパターンにもメリット、デメリットがありますが、Gluegent Flowをワークフローとして用いた場合、最もデメリットを抑えた移行が可能になると考えています。現在使用しているグループウェアがサポート切れやコスト削減に迫られている方は、ぜひお気軽にご相談ください。