上司の承認が遅い原因と対策をわかりやすく解説！

上司の承認が遅くて業務が進まず、残業をした経験やイライラしてしまった経験は誰しも一度はあると思います。早く承認してほしいと考えてしまいますが、そもそもなぜそうなってしまうのでしょうか？
ここからは、上司の承認が遅い原因を4つご紹介します。対策をする前に、どの原因に当てはまっているのかを確認してみましょう。

ハードスケジュールでやるべき作業が多い場合、早めにやるべき作業ややらなければならない作業からこなして効率的に動こうとします。
例えば、顧客の対応は社内業務よりも優先すべきですし、会議や打ち合わせには参加しなければなりません。そのため、申請や承認といった社内業務はどうしても後回しになってしまうので、部下からすると承認が遅いと感じてしまうのです。

月初や月末、年度末は申請や承認作業が集中してしまいがちです。そうすると、書類自体に目を通すのにも時間がかかりますし、重要な案件ほど判断にも時間がかかります。慎重な上司の場合は、押印前に関係者に確認したり、関係情報を照合したりするため、さらなる時間を要しているかもしれません。
このように、承認する作業が集中してしまうとどうしても時間がかかってしまい、承認待ちの状態が発生してしまうのです。

承認プロセスが複雑で、上司の承認以外にも他部署や社長、もしくは他会社の承認も併せて必要となるケースがあります。
その場合、書類を他の場所に持っていき、さらに承認を依頼しなければなりません。すると、他の承認者のもとに移動する時間もかかってしまううえに、他の承認者が承認してくれるのを待つ必要があり、さらに時間がかかってしまうのです。

一番最悪なパターンですが、上司が承認作業があることに気づいていない、もしくは忘れてしまっているケースがあります。部下は上司の承認をひたすら待つこととなりますが、上司としては何も申請されていないと考えているため、いつまでたっても申請は承認されず、作業が滞ってしまうのです。
後述しますが、上司がしっかりと把握できていない場合もありますし、部下がしかるべきコミュニケーションを取れていない場合もあるので、根本的な原因をよく考えたうえでしっかりと対策する必要があります。

上司の承認が遅れてしまうと、作業が滞ってしまうのはもちろんのこと、他にもさまざまな問題が発生してしまいます。ここからは、上司の承認の遅れがもたらす問題を3つご紹介します。

納期が決まっている業務内容の場合、その納期までに申請や承認、成果物の作成などをする必要があります。しかし、承認が遅れてしまうと成果物の作成などにかけられる時間が少なくなり、タイトなスケジュールで業務を遂行しなければなりません。
その結果、早めに出勤して作業したり、定時後に作業したりして対応しなければならなくなり、残業時間が増えてしまうリスクがあります。

承認後に他部署と連携して行う後続作業がある場合、承認が遅れてしまうと申請者だけでなく他部署の作業も遅れてしまいます。すると、さらに関連する後続の作業も遅れてしまうため、関連部署すべてに迷惑がかかってしまう可能性があります。
事情により承認作業が遅れてしまうという場合もありますが、遅れれば遅れるほど影響範囲は広くなり、取り返しのつかない事態となってしまいます。そのため、承認が遅れてしまうと分かった時点ですぐに対策をする必要があるでしょう。

上司の承認が遅く、作業が滞っている間にも世の中の時間は進み続けており、競合他社は新たな顧客やビジネスチャンスを獲得し、利益を追求しています。つまり、作業が滞ると自社が獲得できたかもしれない顧客やビジネスチャンスを失い、競合他社に負けてしまう可能性があります。

上司の承認が遅く、先述したようなトラブルの発生で苦労した方は少なくないでしょう。ここからは、承認が遅い上司への対策を5つご紹介します。

申請書の内容がわかりづらいものになっていると、どんな申請なのか理解するのに時間がかかってしまったり、承認が後回しにされてしまったりする可能性があります。そのため、申請書はできるだけ簡潔でわかりやすく、読む方の気持ちに寄り添うことを意識して作成しましょう。
また、承認を依頼する際にどんな申請であるのかを一言伝えておくだけでも、申請書の読みやすさは大きく向上するはずです。

多忙により承認を後回しにしている場合や承認を失念している場合は、上司が承認作業に対してタイムリミットを認知していないことが多いでしょう。また今度承認すればいいだろう、そんなに急を要する申請でもないだろう、といった心の余裕が承認を遅らせているのです。
そんなケースには、申請に関する仕事の納期を明らかにして伝えておく方法が効果的です。承認依頼時に「仕事の納期」「承認の期限」「後続作業の有無」などを連携しておけば、後回しにされたり失念されたりする可能性は低くなるでしょう。

より素早い承認を求めるのであれば、的確なコミュニケーションが求められます。いつまでに承認できそうなのか、現状はどうなっているのか、承認が遅れる場合はなぜ遅れてしまうのかなどの内容をこまめにヒアリングすることで、上司は承認への意識が強くなります。結果として、スムーズに業務を遂行でき、承認の遅れによるリスクを回避できるのです。
しかし、あまりにも頻繁に確認してしまうと、度重なる確認行為に時間がとられてしまううえに、印象が悪くなってしまう可能性もあります。ヒアリング時は、丁寧かつ適度なタイミングで確認するように気をつけましょう。

上司に対してできることはしたものの、承認が遅いままだったり、改善する姿勢が見られない場合は、上司の上長に相談するのも一つの手です。
上司の上長に相談する際には感情的にならずに、今までどんな対策をどの程度の期間実施したのか、現状どうなっていてなにが問題なのか、理想としてどうなりたいのかなどを明確に伝えましょう。より良い環境でスムーズに業務を遂行したいという目的を、はっきりと伝えることが重要です。

本記事では、上司の承認が遅い原因や上司の承認の遅れがもたらす問題、承認が遅い上司への対策までわかりやすく解説してきました。上司の承認が遅いと感じた時には、原因とリスクを把握して、しっかりと対策することが重要です。
ぜひ、本記事がスムーズな業務遂行の第一歩となれば幸いです。また、Gluegent Flowの導入をご検討いただければ、さらに嬉しく思います。