経費精算システムとワークフローシステムで
経費精算業務を効率化しよう！
- 仕組み化
- 効率化
社員が出張時に使用した費用や、備品を購入する際の費用など、業務を行ううえで経費が発生するのは日常茶飯事です。経費精算システムを導入して、経理部門の効率化に取り組んだ企業も少なくないでしょう。
しかし、せっかく経費精算システムを導入しても、費用計上の事前伺い工程には対応しておらず、「事前伺い」と「経費精算」の内容と金額を手作業で照合作業しており、大変との声が未だに聞こえてきます。さらには2022年の電子帳簿保存法の改正にまで対応しなければならず、経理部門の皆様は苦労されているでしょう。
本記事では、そもそも経費精算とは何かについて解説し、経理部門の効率化に役立つ経費精算システムの特徴と、経費精算システムのみでは対応しきれない費用計上の事前伺い工程を効率化するワークフローシステムについて解説します。 最後までご覧いただき、御社の業務効率向上の参考にしてください。
目次
経費精算とは
経費精算とは、出張で客先を訪問した際の交通費や、宿泊で研修に赴いた際の宿泊費など、従業員が業務に関わる活動時に使用した金銭を、申請して会社から払い戻しを受ける行為をいいます。
一般的に、経費精算を行う場合には、使用した金銭を証明する領収書などの証憑を提出し申請を行います。
経費精算の一般的な業務フロー
経費精算の一般的な業務フローは、以下の通りです。
承認がおりれば、従業員は承認内容に基づいて業務を行い、使用した経費の領収書などを添付して支払い申請、承認とプロセスを経ます。
請求書が発行されて経理部門にて支払い対応を行い、会計システムへと連携させて終了です。
経費精算システムとは
経費精算システムとは、上記で説明した経費精算に関わる業務を支援するシステムで、申請からチェック、承認などの処理の効率化が図れます。また、システムによってはICカードの連携や、写真撮影機能が備わっており、紙伝票やExcelによる処理の単なる置き換えでは終わらない効果が期待できます。
一方で、一般的な業務フローのなかで、経費精算システムだけでは実現が難しい内容もあります。以下に、経費精算システムを導入するメリットと、実現が難しい点についてまとめます。
経費精算システムを導入するメリット
まずは、経費精算システムを導入するメリットを以下の3点についてまとめます。
- 支払い申請からチェックなど事務作業の効率化
- 会計システムとの連携
- 申請状況が一目でわかる
メリット1：支払い申請からチェックなど事務作業の効率化
経費精算システムを導入すると、使用する従業員の手間の削減につながります。具体的には下記のような事例があります。
- 交通費精算時、実際に乗車したルートを入力すれば料金が自動で計算される。
- 領収書を写真で撮影し、文字認識機能を利用して自動入力させ、入力時間を短縮できる。
- システムでチェックされるため、経理部門が目視でチェックしていた手間が削減できる。
- 振込データが自動で作成できるため、インターネットバンキングと連携させるなどして振込作業の手間が削減できる。
メリット2：会計システムとの連携
会計システムと連携可能な経費精算システムであれば、自動で仕訳が行われデータが流し込まれるため再入力する手間が省けます。 ただし、会計システムと連携させるためには、経費精算システムからどのような状態でデータを渡すのか、事前に調整が必要です。場合によっては、別プログラムの実行や手入力が必要になる場合があるため、詳細な仕様の確認を怠らないようにしましょう。
メリット3：申請状況が一目でわかる
紙の書類で申請をしている場合、上司のデスクの上で別の書類に紛れてしまいスピーディーな処理ができない問題が生じます。経費精算システムでは、入力途中で終わっている申請や、承認ルートのどの部分で処理が滞っているか一目でわかります。
システムに接続できれば社外からでも対応できるため、出張の多い上司がいてもスムーズな承認が可能です。
経費精算システムにワークフローシステムを併用するメリット
経費精算システムを導入するメリットについてまとめました。一方で、実際の業務フローに対して、経費精算システムだけでは対応しきれないと声があがっている部分があります。それが費用計上の事前伺いです。
経費精算システムのなかには事前申請機能を含んでいるものもありますが、設定できる承認ルートが限られており、複雑な条件やルートを設定しようとすると対応できない場合があります。そのような複雑な費用計上の事前伺いが必要な場合、経費精算システムにワークフローシステムを組み合わせた運用がおすすめです。以下に、そのメリットについてまとめます。
複雑な承認ルートにも対応
費用計上の事前伺いの際に、稟議書などを起案してルールに従って回覧する場合があります。この回覧ルートは実務上、下記のような複雑なルールが考えられます。
- 上長のみならず、複数の人間や複数の部署の合議制。
- 複数人のうち誰か1人が承認すれば進行。
- 金額や申請者によって決裁者が異なる。
- 稟議書提出後に、上司の判断で決裁者を追加する。
ワークフローシステムは、このような複雑なルールに対応した専用システムなので、実運用に沿ったフローの構築が可能です。
誤入力を防ぐための入力支援
ワークフローシステム上で起案する書類をフォーム化すれば、誤入力を防ぐ入力支援の機能が利用できます。例えば、交通費の経費申請を行う場合、勘定科目などの経理データに関して、経費精算システム側で対応しなければなりませんでした。ワークフローシステムと経費精算システムでマスターデータを共有すれば、起案時に勘定科目の入力が可能となります。
人の手で再入力やチェックをしていた入力内容を、ワークフローシステム側で設定できれば、業務効率の向上につながります。
ワークフローシステム導入時の注意点
次に、ワークフローシステムを導入する前の注意点についてまとめます。
現行の承認ルートを見直す
多機能なワークフローシステムだからといって、現行の承認ルートをそのまま使用するとメンテナンスなどで煩雑になる場合があります。システム導入に伴い、入力項目や承認の条件など本当に必要なのか見直すようにしましょう。
サポートが充実したシステムを選びましょう
システムを導入した場合、保守費用が必要となる場合があります。また、相談内容によっては対象外と言われて、十分な支援を受けられない場合があります。使用時の疑問点を解消するために、どのような窓口があり、どれくらいの費用が必要なのか、事前に確認しておきましょう。
経費精算システムと連携させるワークフローなら Gluegent Flow がおすすめ！
ここまで経費精算システムのメリットと、経費精算システムとワークフローシステムの併用によるメリットについてまとめました。一方で、実際にどのワークフローシステムがよいかわからない担当者もいらっしゃるでしょう。そんな方には、弊社のワークフローシステム「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」をおすすめします。
Gluegent Flow は、承認ルートをマウスを使って設定できるため、プログラミングの知識がなくても複雑なフローが作成可能です。また、事前伺いされた申請書の情報をGoogle スプレッドシートやExcelに出力し、自動で帳簿や管理簿が作成できます。
まとめ
本記事では、経費精算システムのメリットについてまとめ、経費精算システム単体では難しい承認ルートの設定について、ワークフローシステムとの併用を提案しました。複雑な承認ルートが設定できるだけでなく、データ入力支援にもメリットが期待できます。経費精算システムの利用効率向上のために、Gluegent Flow を使った業務フローをご検討いただけたら幸いです。
