ペーパーレスにはどんな効果があるの？
ペーパーレス化で大切なことやおすすめのサービスもご紹介！
- ペーパーレス
- 効率化
- 電子化
申請書や稟議書をペーパーレス化して経費を削減したいけど...
- 「ペーパーレスは、大した効果がないと反対されそう」
- 「ペーパーレス化反対派の方を説得するために、どんな効果が得られるのか知りたい」
- 「ペーパーレス化をどう進めれば良いか、どうすれば効果的になるかを知りたい」
こんなお悩みをお持ちではないでしょうか？
本記事では、ペーパーレスの概要や効果、コスト削減効果のウソホントなどを解説します。ペーパーレス化の推進でお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
ペーパーレスとは？
ペーパーレスとは、紙で運用していた業務を電子化したり、業務の運用そのものを見直すなどして紙の利用量を減らすことを指します。もともとは国が業務のペーパーレス化を推進しており、2005年には「e-文書法」が施行され、紙の保存が義務付けられていた契約書、請求書などもデータでの保存が容認されるようになりました。
その結果、2007年以降は紙の消費量が減少したものの、「紙の方が便利」という先入観を持っている方や、電子化に抵抗がある方が多く、ペーパーレス化やリモートワークの普及は遅々として進んでいませんでした。
そんな中、2020年の新型コロナウイルスの世界的な流行で外出を控えるような時代に変化したため、企業がリモートワークを推進し、業務のペーパーレス化が一気に進んだのです。
ペーパーレス化の最大の効果は「経費削減」
業務の効率化や環境に優しいなどのメリットがあるペーパーレス化。経営視点で見た場合、最大の効果として「経費削減」が挙げられます。従来の紙ベースでの運用で発生する余計なコストは、ペーパーレス化で一気に削減できるのです。
実際にどんな経費がなぜ削減できるのかを、以下で詳しく解説していきます。
4つの経営資源とペーパーレス化
ここからは4つの経営資源とペーパーレス化の関係性について解説していきます。
ここでいう4つの経営資源とは「人（工数）」「モノ」「お金」「時間」です。それぞれについて、本当に削減できるのか、どんな根拠があるのかについて詳しく解説しますので、ペーパーレス化推進のために知識を身に付けていただければと思います。
人（工数）が減るってホント？
ペーパーレス化によって、以下のような作業にかかっていた工数を削減できます。
- 稟議書や申請書の作成業務：過去のデータの活用、データのシステム間の連携、集計作業など
- 稟議書や申請書の回覧業務：コピーや押印、郵送作業など
- 稟議書や申請書の保管業務：書類のファイリング、検索作業など
まずは業務内容を見直して、上記のようなペーパーレス化ができそうな作業を見つけるところから始めるとよいでしょう。特に今後は生産年齢人口の減少による労働力不足が予想され、人材の確保が難しくなることが予想されていますので、早い段階での見直しを推奨します。
モノが減るってホント？
ペーパーレス化直後は電子化した書類を扱えるPCやスマートフォンなどのデバイスを用意する必要があり、一時的にモノが増える企業もあるでしょう。しかし、長期的な目線で見た場合、紙の書類は扱わなくなるため社内から消えていき、同時に紙を保管するファイルや段ボールなども必要なくなるため、結果としてモノは減ると言えます。
ほかにも、紙に直接記載する必要がないので鉛筆や消しゴム、ボールペンは必要ありませんし、印鑑で押印せずともWeb上で電子押印が可能なサービスを利用すれば印鑑は必要ありません。ペーパーレス化直後に用意した、PCやスマートフォンなどのデバイスですべての作業が完結できるのです。
時間がかからないってホント？
ペーパーレス化のためにシステムを導入した直後は、システムの理解に時間がかかってしまうのはもちろんのこと、業務の流れや仕事のやり方が変化する可能性もあります。そうなると、新しい環境へ慣れるまで紙の時よりも時間がかかってしまいます。
しかし、新しいシステム、新しい環境に慣れさえすれば、むしろ紙の時よりも時間がかからず、効率的に作業ができるのです。例えば、前述した通り、電子化した書類は持ち運んだり保管したりする作業は不要になりますし、申請書を承認してもらうために外出している上司を待つ必要もありません。
結果的に、ペーパーレス化は「時間」という経営資源を効率的に活用できるといえるでしょう。
お金がかからないってホント？
ペーパーレス化では、紙と比較して安価であることも大きな魅力です。たとえば、紙の場合は書類を保管する倉庫代や、取引先に書類を郵送するときの郵送代、FAX費用、プリンタ費用など、お金を払うタイミングが数多く発生します。そのため、小さな費用が積み重なり、年間で考えるとそこそこのお金がかかってしまうのです。
しかし、書類を電子化してしまえば、サービス利用料だけになるので、比較的安価で、お金の管理がしやすいと言えます。また、前に述べたヒト・モノ・時間を減らすことで、人件費やリース費用なども削減することが可能となります。
ペーパーレス化で大切なこと
ここまでペーパーレス化がもたらす効果について、経営資源の関係性とともに解説してきました。経営者目線では、利益をどこまで追求できるかは大きな課題。どのような思想で経営資源の効率化に向けて動くのかをはっきりしておいた方が、将来的な計画を立てやすく、大きな成功につながります。
ここからは経営資源を効率化する方法として、どのような考え方でペーパーレス化を推進すべきかを解説します。
書類ではなく情報こそが重要
社内で申請や承認を必要とする書類は、会社で大切に保管する必要があります。しかし、本当に大切なものは書類ではなく、個人情報や機密情報といった情報そのものです。
つまり、紙に固執せずに、重要な情報は電子化して強固なセキュリティで守るべき、といった意識を持つことが重要です。
電子化は利益追求の基礎となることを認識
あくまでも電子化の主目的は経費削減としても問題ありませんが、そのほかにも電子化により削減できた工数は、別の利益を出す業務に充てることができます。また、電子化により社内のITリテラシーが大きく向上するため、将来的に幅広い業務へ適応でき、利益追求の基礎となるのです。
このように、ただ紙から電子化して便利になるだけでなく、上記のような付加価値があることも認識しておきましょう。
紙の良さも残したまま電子化を検討
紙の書類のメリットとして、机上に広げて閲覧できたり、手を使ってめくるので記憶に残りやすかったりなどのメリットが挙げられます。しかし、紙の書類を電子化してしまうと、これらのメリットが失われてしまうかといえば、決してそんなことはありません。
電子化した書類を複数表示できるサービスを利用したり、マルチディスプレイで複数の電子化した書類を表示したり、重要な箇所は赤字や太字に変更したりなどの工夫をすることで、紙のメリットを消すことなくペーパーレス化が実現できるのです。
紙だとダメ、電子だとダメと割り切らずに、どちらにも良さがあり、両立するにはどうすべきかを検討しましょう。
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これを機に、正しい考え方でペーパーレス化を推進するきっかけとなれば幸いです。また、具体的にどうすればペーパーレス化が実現できるのかわからないという方は、弊社までお気軽にお声がけください。Gluegent Flowを使って一緒にペーパーレス化を進めていきましょう。
