バックオフィスDXとは？
メリットや小さく始めるヒントを詳しく解説！
- DX
- 電子化
現在、働き方改革が進み、紙で行っていた業務をデジタルツールで行うように変更したり、人手に頼っている業務をITツールを用いてシステム化したりするなど、さまざまなアナログ業務が電子化されていることをご存知でしょうか。そんな中で、多くの企業が経理や人事など管理部門の業務を電子化する、いわゆる「バックオフィスのDX」に取り組んでいます。
- 「そもそもバックオフィスDXがなんなのか理解していない」
- 「バックオフィスDXにどんなメリットがあるのかわからない」
- 「どうやってバックオフィスDXに取り組んでいいかわからない」
本記事では、バックオフィスDXの概要や注目される理由、得られるメリットや小さく始めるヒントなどをご紹介します。バックオフィスDXの推進でお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
バックオフィスDXとは？
バックオフィスがどんな業務を指しているのかを考えるにあたり、まずはバックオフィスの反対語である「フロントオフィス」を見てみましょう。フロントオフィスとは、営業やマーケティング、カスタマーサポートなど、「顧客に直接対応する業務」を指しています。
バックオフィスとはそんなフロントオフィス以外の業務であり、バックオフィスDXは、「バックオフィス」の業務でITツールを活用し、電子化することを指しています。後述しますが、バックオフィスDXでは生産性や効率化、コストの削減を実現できますが、ただITツールを活用するだけではバックオフィスDXとは言えません。
経済水産省は、DX（デジタルトランスフォーメーション）を以下のように定義しています。
出典：経済水産省（デジタルガバナンス・コード 実践の手引き2.0 要約版）
つまり、ただ電子化するだけでなく、顧客目線での価値創出のためにデータ・技術をどう活用するかを検討することこそが最も重要なのです。
バックオフィスDXが注目される理由
前述した通り、現在では働き方改革が進み、紙で行っていた業務をデジタルツールで行うように変更したり、人手に頼っている業務をITツールを用いてシステム化したりするなど、さまざまなアナログ業務の電子化が進んでいます。東京都が実施した2023年12月のテレワーク実施率調査によれば、都内で46.1 %もの割合でテレワークを実施していることが判明しました。感染症拡大による緊急事態宣言期間の65％よりは低下したものの、感染症拡大前の実施率が24％であることを踏まえると、テレワーク環境は今後も必要とされていくでしょう。そのためには、バックオフィスDXを進めることが不可欠といえるでしょう。
参考：テレワーク実施率調査結果 12月 - 東京都 （2023年12月）
バックオフィスDXで得られるメリットとは？
ここからはバックオフィスDXで何が起きるのか、どんなメリットがあるのかを詳しく解説していきます。特に、バックオフィスDXにどんなメリットがあるのかわからないという方は必見です。
稼働時間の削減
バックオフィスDXでは、煩雑な勤怠管理業務や通勤交通費手当業務、労務・庶務業務にかかっていた時間を大幅に削減できます。その理由として、紙ベースの業務フローや社員とのやり取り、ミス防止のチェック作業を効率化し、手間と労力を削減できるからです。DXしていない企業とDXしている企業では、業務の効率に大きな差ができるのです。
従業員数300名以上の企業（東京、神奈川、千葉、埼玉、大阪）に勤める人事/総務担当者を対象とした、駅すぱあと 通勤費WebのDX推進の実態調査結果によると、現在DX推進できていると感じる業務は「勤怠管理業務」42.3％が最も多く、次いで「通勤交通費手当業務」39.4％、「労務業務」39.0％、「庶務業務」32.5％という回答となりました。
また、DX推進できている業務を回答した方の中で、半数以上が月12時間以上削減できたと回答しているため、バックオフィスのDXは稼働時間の削減に効果的といえるでしょう。
柔軟な働き方に対応可能
バックオフィスDXを推進すれば、社員が出社していなくても、出社している状態と同じように勤怠の管理などが可能です。そのため、自宅・ホテル・レンタルオフィスなど様々な場所で従業員が働ける環境づくりが実現でき、幅広い働き方に対応できます。
また、ライフスタイルも多様化する現代では、DXといった考え方はますます重要となっていくことが予想され、仕事と休暇を組み合わせた「ワーケーション」や「ブレジャー」といった働き方を実現し、ES（従業員満足度）向上にも期待できます。
ケアレスミスを防止
細かな申請書や、月次・年次決算書類、確認作業が必須な現預金管理などの業務を紙で運用する場合、再確認やダブルチェックなどの作業が必要となり、工数がかかってしまいます。また、手作業による入力や確認作業には、ケアレスミスなど人的ミスがつきものです。
しかし、バックオフィスDXを推進することで、システム上で自動的に値が入力されたり、値を照合し確認するため、人的ミスを防止でき、正確な資料作成や数値管理に役立てられます。
属人化を防げる
紙を用いた業務とは異なり、バックオフィスDXを進めると、過去の資料や資料に対するコメント、担当者だけが知っている業務の進め方など業務に関するナレッジやメモを、システム上で一元管理でき、関係者とデータ/情報を共有できます。そのため、業務の属人化を防ぐことができ、担当者が急に休んでしまった場合や退職した場合にも問題なく業務を遂行できます。
また、検索機能搭載のシステムであれば、過去の資料でも簡単に探し出せるため、より属人化を防ぐことができるといえるでしょう。
バックオフィスDXを小さく始めるヒント
ここからは、バックオフィスDXを小さく始めるヒントを2つご紹介します。特に、どうやってバックオフィスDXに取り組んでいいかわからないという方は、最後までご覧ください。
経営者が主体となって行動する
バックオフィスDXを遂行するにあたり、一人の担当者が声を上げても社内全体で取り組む空気は作りづらいものです。しかし、会社のリーダーである経営者が主体となってバックオフィスDXに取り組むことを宣言すれば、主管となるDX推進部門（管理部門）がDX推進を行うための社内協力を得やすい環境が作れます。
まずは、経営者に対しバックオフィスDXの必要性/メリットを伝えるために、セミナーや説明会、WEB媒体などで情報収集することをおすすめします。（もちろん、当社でバックオフィスDXに関するご相談もお受けしています。お気軽にお問い合わせください。）
低いハードルから乗り越える
バックオフィスDXといっても、何から手を付けてよいものか困ってしまいますよね。そんな時は、まずは身近な業務のデジタル化を検討してみましょう。紙で行っている申請や手続き業務はありませんか？メールにExcelデータを添付してやりとりしている定常業務はありませんか？小さなアナログ業務を、いつでもどこでも行えるようITツールを活用できないか検討してみましょう。
低いハードルを乗り越えるたびに、小さな成功体験とDXのノウハウが蓄積していき、人材育成にもつながるのです。
バックオフィスDXにはGluegent Flowがおすすめ！
ここまで、バックオフィスDXのメリットや小さく始めるヒントについて解説してきました。しかし、実際に取り組もうとなると、どうすればいいのだろうかと考えてしまい、いつまでたっても取り組めない…ということもあると思います。そんな方には弊社のワークフローシステムである「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）をおすすめします。
「Gluegent Flow」では、購買申請や事故報告書、夜間作業時の宿泊申請に交通費変更申請など、人事総務系を中心に紙を使った業務を簡単に電子化できるため、従業員にも喜ばれ、安心してバックオフィスDXを推進できます。
まとめ
本記事では、バックオフィスDXの概要や注目される理由、得られるメリットや小さく始めるヒントなどをご紹介しました。
管理部の方々が今後力を入れていきたいと考えている「社員教育・人材育成」「生産性向上への寄与」に集中するために、バックオフィスDXを推し進め、アナログ業務の手間と労力を減らすことが重要です。ぜひ、本記事がバックオフィスDXの第一歩となれば幸いです。バックオフィスDX推進策の一つとして、Gluegent Flowをご検討いただければ、さらに嬉しく思います。
