ペーパーレス化から始めるDX

DX（Digital Transformation:デジタルトランスフォーメーション）は、2004年にスウェーデンのエリック・ストルターマン教授によって提唱されたといわれています。その内容は、「ICTの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」というものでした。日本では、 経済産業省が2018年に「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン」を打ち出してから徐々に広まってきました。2021年9月にはデジタル庁が発足し、2022年9月ガイドラインが「デジタル・ガバナンスコード2.0」 へと改訂されるなど、ますますDXへの取り組みは拡大しています。

経済産業省が掲げるDXは、「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」 と定義されています。単なるデジタル化やペーパーレス化だけではDXとは言えません。では、デジタル化やペーパーレス化はDXと関係ないのでしょうか。

DX推進とは、企業がビジネス環境の激しい変化に対しビジネスモデルや企業文化・風土の変革まで伴う、全社を挙げて取り組む必要のあるものです。したがって、DXを実現するには、段階的に対応を進める必要があります。

DXを2つの側面から考えてみます。2つの側面とは、自社の業務効率化を軸とする「守りのDX」と、顧客とのビジネスモデルやプロセスの変革を軸とする「攻めのDX」です。さらにその中でも3つのステップを段階的にふむことで、DXの実現につながります。

「守りのDX」では、社内業務のデジタル化を推進し、社内の業務効率化を実現します。ここでは、以下の2つのステップが存在します。

デジタイゼーション

特定業務をアナログからオンラインに移行してデジタル化します。

たとえば・・・

• 社内のプロセス確認にワークフローを利用し、紙の書類や押印処理を不要に
• 定型業務をRPAで自動化

デジタライゼーション

次に、デジタイゼーションした業務を利用して業務プロセス全体を効率化します。

たとえば・・・

• 電子データにしたレシートを経理システムに添付して経費精算
• ワークフローから契約管理システムや会計システムに連携してシームレスに処理

「攻めのDX」は実現の最終ステップでもあり、難易度が高くなります。DXを始めるなら、まずは「守りのDX」のデジタイゼーションから始めましょう。「守りのDX」とはいっても、全体を可視化し、「攻めのDX」も視野にいれた最終的な目的を定めることもポイントです。

ペーパーレス化

比較的デジタル化しやすい業務の一つは、紙の書類で処理する業務をシステム化してペーパーレスを実現することです。

• 入退社に関する業務
• 日々の契約業務（伝票や契約書、納品書など）
• 各種の申請・承認業務　など

これらを処理するために、決裁基準表にもとづく承認が必要になります。クラウド型ワークフローなら、ペーパーレスを実現しつつ、申請・承認処理のデジタル化を可能にします。

申請書のデジタル化ができたら、全社的な稟議書をペーパーレス化することをおすすめします。業務自体が効率化するだけでなく、従業員の意識も変わり、DX推進の土壌が生まれます。

クラウド型のワークフローシステムGluegent Flowであれば、ペーパーレス化と同時にさまざまなメリットを得られます。