デメリットが多い紙による社内決裁に終止符を。
電子決裁がもたらすメリットを詳しく解説

社内決裁の電子化について説明する前に、まずはそもそも社内決裁がどういったものなのかを以下でおさらいしておきましょう。
社内決裁とは、以下の3つの手順で最終的な社内の意思決定をすることです。

上記のように、「社内決裁」は会社としての意思決定であり、意思決定が規程通り適切な手続きで行われ、かつその手続きが適切に処理されているかの記録を残すことが重要です。

紙で社内決裁を行った際に、煩わしいなと感じる点がいくつかあります。
ここからは、社内決裁を紙で行うデメリットを4つ解説します。

1. 申請・承認に時間がかかる

紙で社内決裁の申請・承認を行うときには、まず書類の印刷をして記入してから、その書類を上長がいる場所まで持っていかなくてはなりません。直接持っていく方法や、郵送といった方法で書類を上長まで送ることができますが、どちらにしろ時間も手間もかかってしまい、効率が良いとはいえません。
また、上長に押印してもらわなければ、そこで社内決裁が止まってしまうため、上長の外出していない時を見計らって押印してもらうか、上長が帰社するのを待たなければならない可能性もあります。
このように、紙で社内決裁を行う場合、余計な時間がかかってしまい、作業が遅延してしまうことが考えられます。

2. 承認を見落としてしまう可能性がある

社内決裁に必要な書類を印刷したあとは、上長に承認を貰いに行きます。しかし「承認をお願いいたします」といった適切な連絡ができておらず、書類を机の上に置くだけで済ましてしまったり、承認件数が多い上長は、何十枚、何百枚といった書類を確認しなければならないため、承認作業を見落としてしまう可能性があります。
確実に承認をしてもらうには、申請者がしっかり伝えることや、段階的に書類を提出するなどの工夫が重要です。

3. 簡単に記録の改ざんができる

承認時に必要な印鑑ですが、書類に上長の印鑑で押印されてしまえば、それだけで承認したものとみなされます。つまり、上長と同じ印鑑を購入したり、誰かが上長の印鑑で押印したりした場合、承認できてしまうわけです。
上記の理由から、社内決裁を紙で行うと、記録の改ざんが誰でも簡単にできてしまうといえます。

4. コストがかかる

紙で社内決裁の申請・承認を行う際には、必ず書類を印刷しなければなりません。そのため、印刷にかかる労力、印刷紙の費用、印刷時に使用するインク代、保管場所の確保などのコストがかかってしまいます。
また、企業の規模が大きいほど、案件の規模や件数が大きくなるため、社内決裁時のコストがかかります。
上記の理由から、将来を見据えて早めに社内決裁を電子化した方がよいでしょう。

ここまで社内決裁を紙で行った場合のデメリットを解説してきました。しかし、社内決裁を電子化することで紙の煩わしさの解消が期待できます。
ここからは、社内決裁を電子化するメリットを4つ解説します。

1. 無駄な時間を削減できる

社内決裁を電子化できれば、承認や決裁はすべてシステム上でやりとりすることになります。そのため、紙で社内決裁を行った際のデメリットであった印刷・押印・郵送・行方探しなどにかかる時間を削減し、スムーズに業務を遂行できます。
また、お手持ちのスマートフォンでも承認・決裁ができるため、承認作業を行う上長が出張などで外出している場合でも、申請者は上長の帰社を待つことなく承認・決裁を得ることが可能です。

2. 申請や承認時に通知を出すことができる

前述したとおり、社内決裁を電子化すれば、お手持ちのスマートフォンやタブレットでも申請や決裁することが可能です。承認・決裁時には依頼を通知することができるため、上長が承認作業を見落とすリスクを回避できます。
また、依頼してからすぐに承認できるため、作業の滞留時間の短縮につながります。

3. 証跡が残るため、印鑑が不要となる

誰がいつ、申請・承認・決裁したのか、システム上でのやりとりが証跡として残されます。そのため、紙で行う社内決裁と比較して、なりすましなどの不正は困難を極めます。
また、印鑑を必要としないため、押印のために出社したり、上長の帰社を待ったりする時間も不要となり、スムーズな業務の遂行が実現可能です。

4. 内部統制を強化できる

内部統制とは、企業内の不祥事を防いで事業を適切に発展させるために、企業を健全かつ適正に事業展開する仕組みや体制のことです。電子化することで得られるメリットにより、業務が効率的に回る環境が構築され「内部統制」の強化につながります。

柔軟な申請フォームの作成ができる

Gluegent Flowでは、標準で用意されている豊富なテンプレートを選択してフォームを作成したり、WordやExcelなどのテンプレートを取り込んでフォームを作成したりできます。そのため、ご自身が持つイメージ通りに申請フォームの作成が可能です。
ユーザー側は、紙で社内決裁を行っていた時に使用していた書類と同じように利用ができるため、導入時も戸惑うことなくご利用できます。

経路設計が簡単にできる

Gluegent Flowでは、申請、確認、承認のステップごとに、組織情報から該当者や該当ロール（役割）の指定や、細かく条件分岐させるルート（経路）設計も可能です。そのため、経路設計が簡単にでき、社内決裁の電子化による効率化が期待できます。

外出先やスマホでも申請・決裁できる

Gluegent FlowはiOSやAndroidのアプリを追加費用なくご提供しており、ご利用のスマホやタブレットからでも社内決裁が行えます。そのため、社内決裁で書類に印鑑を押すために帰社する必要性がありません。
また、承認依頼時などにはプッシュ通知で確認ができるので、承認業務を忘れてしまうリスクを回避できます。

普段からパソコンを使い慣れていない方からすると、紙の方が便利では？との考え方からギャップが生じてしまい、社内決裁の電子化に対してさまざまな反対意見が出る可能性があります。しかし豊富な機能を取り揃えているGluegent Flowであれば、ほとんどの反対意見に対応ができます。
想定される反対意見に対応するGluegent Flowの機能を4つご紹介します。社内決裁の電子化を行う際には、ぜひ参考にしてください。

反対意見１：やりとりの過程が記録に残せない！

Gluegent Flowでは、申請データに対してコメントを書くことが可能です。そのため、検討の過程に限らず、注意点や気になった点などもコメントとして詳細に残し、後で確認することができます。
また、紙のように劣化したり紛失したりするリスクもありませんので、安心してご利用できます。

反対意見２：印鑑がないと稟議書っぽくない！

Gluegent Flowでは、疑似印影の設定が可能です。つまり、システム上でデータ化された書類に対して押印ができます。そのため、紙で回覧される稟議書とほぼ同じように扱えるため、問題なくご利用できます。

反対意見３：紙にサインすることこそ、決裁の証である！

Gluegent Flowでは、書類データの印刷や承認した履歴の印刷が可能です。そのため、印刷した紙の書類に対してサインすることが可能ですし、決裁の証はGluegent Flowで問題なく実現できます。さらに決裁後は、印刷した紙の書類をPDFとしてデータ化し、システム上での保管もできます。
また、そもそも適切に管理された電子証跡はメールのように法的にも認められるため、紙へのサインは必須ではありません。Gluegent Flow導入前に、社内で共通認識を得るために、上記の情報を周知しておくべきでしょう。

反対意見４：メールだと見落としてしまう！

Gluegent Flowでは、決裁の申請時にPCメール以外にもスマホなどのタブレット端末で、SlackやLINEなどのビジネスチャットから通知を出すことができます。大量のメールに埋もれてしまった場合でも、スマホの通知一覧から、いつ誰からどんな申請がきたのかを瞬時に把握できます。

本記事では、社内決裁の概要から、社内決裁を電子化するメリット、おすすめの電子決裁システムをご紹介しました。
社内決裁の電子化で、社内から反対意見が出てしまってお困りの方は、ぜひ弊社にご相談ください。
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