脱エクセルはどの業務・作業ですすめるべきか？
ワークフローシステムで改善を図ろう

脱エクセルとは、これまでエクセルを使って行ってきた業務・作業を見直し、別のツールで代替することを言います。「脱」といっても全社的にエクセルをやめましょうということではなく、エクセルでないといけないものとそうでないものを分けて、必要に応じて代替していきましょうということです。

エクセルの機能には、計算機能や分析機能、グラフ作成やマクロを使った自動化などがあります。これらを活用しているケースは本記事の対象外です。本記事で注目するのは書類のテンプレートを作成して、社内の申請や稟議に使用しているケースです。

例えば、上司の承認が必要な稟議などでは、かつて口伝で行っていたものが紙ベースになり、それが電子化されてエクセルを使用するようになったという経緯があるでしょう。

しかし会社の規模が大きくなり従業員が多くなると、必要な書類が増えたり、人の数に比例して申請数が増加したり、管理業務の負荷が高まるといった問題が生じます。そのような業務では脱エクセルを実現して、次のステップに進んだ方がいいでしょう。

ここでは脱エクセルを進めるべき理由に関して、下記の5点についてまとめます。

それでは1つずつ詳しく見ていきましょう。

データの正確性と信頼性の向上

エクセルを使用して書類を作成する場合、基本的には手動でデータを入力します。そのため桁数の多い商品コードや、顧客先の名前などで入力ミスが発生しやすくなります。このようなミスを防ぐためには、担当者が入力するときに補助機能があるツールが必要です。

複数人がアクセスする運用への対応

エクセルは単一ファイルで作業するのが基本であるため、複数の人間がアクセスする場合に向いていません。同時に複数の人間が編集を加えると競合が発生し、どの情報が最新かわからなくなってしまいます。またその編集内容も誰が行ったのかがわかりにくいため、複数人がアクセスして使用する運用には向いていません。

セキュリティ対策

稟議書など機密性の高い情報をエクセルで扱った場合、ファイルの流出など外部に情報が漏れてしまう場合があります。また内部の人間がアクセスをして情報を改ざんする場合もあるでしょう。高いセキュリティを確保するためにも、一つのシステムの上で情報を管理するようにした方がいいでしょう。

管理業務の削減

書類が増加すると、それだけ管理する業務が増えていきます。例えば、テンプレートを更新した時に内部に周知しても、前のファイルをコピーして使用する人がいて新しい情報が反映されない場合があります。古いテンプレートを使用されてしまうと手戻りが発生してしまい、その分業務が増えてしまいます。

また、監査の場合などで情報を検索しようとしても、ファイル名がバラバラであったり、置き場所がバラバラであったりすると見つけることが困難です。担当者個人のパソコン内に保存されていたら、見つけることもできないでしょう。

別業務へのデータの受け継ぎ

エクセルに記述された内容を引き継いで別の業務で使用する場合、ファイルを捜し出してデータを手で転記しなければなりません。その際に、正しいファイルを見つけ出すことができなかったり、データを転記ミスしたりして、間違った情報が受け継がれてしまう場合があります。上長の承認が得られれば情報が自動で書き出されるといった機能が必要です。

ここまで脱エクセルを進めるべき理由についてまとめました。ここからはエクセルのデメリットを解消し、業務効率の向上の手助けとなるワークフローシステムについてまとめます。

ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを導入する一番のメリットは、従業員のITに対する知識の差に限らず、一定の粒度と質が担保された申請データが作成されることです。例えば、管理部門が用意したマスターデータから商品コードを選ぶようにすれば入力ミスはなくなりますし、エクセルでいうテンプレートにあたる入力フォームはワークフローシステム上のものを利用するため、古いバージョンのものが使われることはありません。

さらに、どのような経路で申請が行われたか追跡ができたり、申請や承認の証跡を残せたり、一つのシステム上で一元管理ができたりするのは大きなメリットでしょう。

ワークフローシステム導入時の注意点

実際にワークフローシステムを導入するとなったら、下記の点に注意するといいでしょう。

脱エクセルにGluegent Flowをおすすめする理由

Gluegent Flowの入力フォームは、エクセルからコピー＆ペーストで作成ができます。そのため、プログラミングの知識を持っていない現場の担当者でも作成可能です。また、スキップや並行承認といった複雑な経路であっても柔軟に設定できます。

さらに実際の申請や承認処理は直感的に操作できるため、細かいマニュアルや研修を行う必要がありません。教育コストをかけることなく、スムーズな移行が実現できるでしょう。そして必要なデータを検索する際には、日付、氏名、タイトル、キーワードなどさまざまな条件が利用できます。

エクセルから入力フォームを作成する方法についての詳細は「Excelテンプレートの稟議書や申請書をワークフローシステムに反映させる方法」をご覧ください。

さらにこんな機能まで！

加えてGluegent Flowには下記のような機能があります。

これらの機能が追加費用なしで利用できるため、負担少なく運用が可能です。

ここまで脱エクセルの必要性や、実現するためのツール・ワークフローシステムについてまとめてきました。弊社のGluegent Flowが脱エクセルの強い味方になるとはいえ、それだけではうまく脱エクセル化を進めることはできません。導入から、利用定着まで見越した準備が必要です。

弊社は、社内でエクセルの申請書が飛び交っていた多くのお客様の「社内申請の電子化」のお手伝いをしてきました。脱エクセルを実現し、業務を効率化したい方は是非ご相談ください。以下の資料でもご説明しています。