クラウド型ワークフローシステムとは？
メリット・デメリットをご紹介

すでにオンプレミス型のワークフローシステムを導入していて、クラウド型のワークフローシステムに移行したいと考えている方は、以下の2つの事前確認を行う必要があります。

ここからは、クラウド型ワークフローシステムを導入することで得られるメリットについて解説いたします。

イニシャルコストの削減ができる

• クラウド型ワークフローシステムは、自社でサーバーや回線などの物理的な機器を購入する必要がありません
• サーバー運用ルールの検討やサーバーの管理も必要ないので、イニシャルコストの大幅な削減が期待できます

どこでもメンテナンスが可能

• オンプレミス型のワークフローシステムでは、システムメンテナンス等でシステム管理者がアクセスできる環境が自社内などに限定されています。しかし、クラウド型のワークフローシステムは、インターネットが利用できる環境であれば、どこでもメンテナンスが可能です
• そのため、多様性のある働き方に対応している点も大きな魅力です

サーバーの構築やメンテナンスの手間がかからない

• クラウド型ワークフローシステムはサーバー構築を行う必要がないので、導入から利用開始まで時間がかかりません。中には、アカウント登録を行うだけで利用できるサービスもあります
• そのため、サーバーOSの設定やセキュリティ対策設定、パスワードの複雑化やSSL通信などのわずらわしい設定や、設定不備によるエラーやサーバーの物理的損傷による想定外のトラブルが起きてしまうリスクを回避できるのです

ここまで、クラウド型ワークフローシステムのメリットをご紹介しましたが、デメリットもいくつか存在します。以下で詳しく解説していきます。

▲ オンプレミス型より高額になってしまう可能性がある

ワークフローシステムの導入後、企業の規模拡大に伴い、個別の要望や要件が増えてカスタマイズが必要になってしまうケースがあります。その結果、オプション料金がかさみ、オンプレミス型より高額になってしまう可能性があります。
そうならないためにも、事前に追加オプション費の有無や、設定支援などの役務提供の有償無償範囲を確認しておきましょう。

▲ 連携しているサービスと互換性がない場合がある

オンプレミス型ワークフローシステムでは利用できていたサービスが、クラウド型ワークフローシステムに移行後は利用できなくなってしまい、困ってしまうケースがあります。
こちらもコスト面と同様に、事前の確認を行っておくことで、スムーズな移行・導入が可能です。また、他社のサービスと連携はできるものの、別途料金が発生してしまうサービスもあるため注意が必要です。

▲ セキュリティ対策が万全とは言い難い

クラウド型ワークフローシステムは、サーバーの運用を外部に任せることになります。そのため、どのようなセキュリティ対策がされているのか、どのような意識でサーバー管理に取り組んでいるのかを完全に把握することは困難です。
公式ホームページやサポート窓口、もしくはレビューや導入事例があれば、事前によく確認しておきましょう。

現在、多くのクラウド型ワークフローシステムが提供されていますが「自社ではどのサービスを利用すべきかわからない！」といった利用者に向けて、使いやすいサービスの選定ポイントを解説いたします。ぜひ、参考にしてください。

本記事では、クラウド型ワークフローシステムのメリット・デメリットや、おすすめのクラウド型ワークフローシステムとしてGluegent Flowをご紹介しました。
自社に最適なクラウド型ワークフローシステムを選ぶことは非常に重要ですが、時間と手間がかかってしまう可能性があります。ワークフローシステムの導入でお困りの方は、ぜひ一度弊社までご連絡ください！お客様にぴったりの活用方法をご提案させていただきます。

オンプレミス型からクラウド型ワークフローシステムへの移行は、弊社でも数多くご支援しております。単なるリプレイスだけでなく、リプレイスをきっかけに業務の効率化を実現されたお客様もいらっしゃいます。
詳細は以下の記事をご覧ください。