ここを見比べれば失敗しない！
ワークフロー選びのポイント

紙の書類を少しでも減らそう、申請承認のスピード感を高めよう。そんな思いからワークフローを選び始めたものの、詳しく比べれば比べるほど、各製品の違いがわからなくなっていく。ワークフローに限った話ではありませんが、新しいシステムの選定時にはよくある悩みです。システム選定時にはついつい機能面での違いを探して比較しようとするのですが、そこにちょっとした落とし穴があるのです。

製品選定の理由を明確にしようと、必要な機能を列挙して製品ごとに機能の有無を比較する、そんな表を作ってはいませんか？ IT情報サイトなどでもよく見かけますし、この比較方法が無意味なわけではありません。しかし、十分でもないのです。

基本的な機能の場合、ほとんどの製品に備わっているので全部がマルになってしまいます。でも本当に同じなのでしょうか？ 今回は、製品を比較する際のちょっとしたコツをお伝えします。

あなたはワークフロー製品を選んでいて、検索機能は必須だと考えています。気になる製品を列挙して、検索機能があるかどうかチェックすると、どうやらどの製品にも検索機能はあるようです。機能比較のマルバツ表にマルを書いて、あなたは安心しました。

ところが実際に使ってみると、それぞれの製品が備える検索機能に大きな違いがあることがわかります。ワークフロー番号でしか検索できない製品や、期間で検索できない製品があるのです。

もしあなたが「保管されている文書の中から、『PC 購入』と検索して過去の申請を探して、それを再利用して新たな申請を作成する」という使い方を考えていたとすると、ワークフロー番号のみの検索機能では実現できません。さらに、検索結果を使って新たな申請を作成する複製機能も備わっていなければならないことになります。「検索機能がある」ということに安心してしまい、複製機能が備わっているかどうかを見落とすかもしれません。

そんな見落としをなくすために必要な視点が、「自分たちが想定している使い方ができるかどうか」なのです。検索ひとつをとっても、「どのようなときに」「何のために」「どのような方法で」検索するのかを考えなくてはなりません。

そして、もうひとつ忘れてはならないのが「負担なく使い続けられるかどうか」です。どんなに便利なシステムでも、運用の負担が見合っていなければ使い続けられません。導入を決めたあとで、情報システム部門から運用面での負担が大きすぎると指摘される恐れもあります。新たな申請フォームや承認経路を作成するたびに、情報システム部門に依頼しなければならないような製品では、現場のニーズに即応した使い方は難しいでしょう。部署が増えたり人が異動したりするたびに、ユーザー情報の編集で忙殺されるような仕組みも、困りものです。

また、監査対応に手間がかかる製品も考えものです。デジタル化によって監査の対応も楽になるはずなのに……実際は監査のたびに一定金額以上の稟議をリストアップしなければならないなんてことになったら、とても残念ですよね。そうならないために、実際に運用する人の目線から日常業務の範囲内で扱えるかどうかを見ておく必要があります。

Gluegentは、Gluegent Flowというワークフロー製品を開発し、10年以上ワークフローのことばかり考えて取り組んできました。売るだけではなく、ユーザーが活用/運用する際も、伴走し支援してきました。実際に使い始めてみてわかる「ここが使いにくい」「これって便利」というユーザーの声を聞き続け、製品に反映し、ナレッジとして蓄積してきました。

だからこそ、ちょっとした機能の違いで生じる「残念なできごと」も数多く知っています。残念な結果を回避するために製品導入前に確認しておきたいポイントも、心得ています。

その知見を、ワークフロー選びのチェックリストとしてまとめました。いまワークフロー製品選びに悩んでいるあなたにも、私たちの知見をぜひ生かしてください。