業務フロー改善で気をつけたい3つのポイントと
成功させるための3つのコツ
- 効率化
- 業務改善
目次
企業活動は業務フローと業務プロセスで形成されている
企業には多くの業務があります。業務を積み重ねて利益を獲得することが、企業活動の大きな目的です。しかし、やり方が時代に合わなくなったものや、新たな技術により不要になったものなど、多くの無駄な業務が潜んでいることがあります。
業務を管理し、改善するための手法として業務プロセス管理（BPM：Business Process Management）という取り組みがあります。社内の業務の棚卸しを行い、不要な業務をなくしたり、よりスムーズに進むようにプロセスを組み替えたりすることで企業活動の効率を高めます。成功すれば大きな効果を得られますが、業務の棚卸し、分析、再構築にはかなりの時間とコストがかかります。そこで提案したいのが、業務フロー改善です。
業務フローとは？業務プロセスとの関係
人が情報を扱うのが、業務です。人が情報（ルールや事実、経験）に基づいて何らかのアウトプットを行い、そのひとつひとつの業務が前工程から後工程にリレーされる流れを、業務フローと呼びます。業務フローを1つのまとまりとして捉え、それらが連なった複数の業務フローで行われる企業活動を、１つの業務プロセスといいます。
例えば、販売業務を１つの業務プロセスとして捉えた場合、受注・出荷・納品・請求・回収の業務フローを経て販売の業務が達成されます。受注の業務フローに着目すると、販売金額の決定・見積書作成・提出という業務に分けることができます。この業務プロセス、業務フローの範囲や業務の対象は組織や業務によって異なりますが、粒度としては業務プロセス＞業務フロー＞業務となり、図解すると以下のようになります。
業務プロセスから業務フローに目を移せば、より小さい粒度で改善サイクルを回せる
高い視点から全体を最適化した方が業務改善の大きな効果を得られることは確かですが、改善の粒度をひとつ小さくすれば、改善に伴う負担も求められる時間も小さくて済みます。改善できる範囲は大きくありませんが、短時間で効果を実感できるので、周囲のモチベーションを保ちながら改善のサイクルを回していくことができます。
業務フロー改善の進め方
業務プロセス改善の進め方と業務フロー改善の進め方に、大きな違いはありません。現状を把握し、課題を洗い出し、改善の目標を設定し、改善策を検討します。あとは改善策を実施しながら、効果を確認するPDCAサイクルを回します。
唯一違うのは、いくつもの業務、業務フローを含む業務プロセスを改善するのではなく、よりシンプルに業務フローの単位で改善していく点です。業務フローの改善を積み重ねることで業務プロセスの無駄も減っていくという、企業の活動全体からボトムアップで無駄をなくしていく発想です。
業務フロー改善を進めるうえで気をつけたい3つのポイント
業務に関わる改善活動に取り組む中で、ついつい陥りがちなミスというものがあります。業務フロー改善を進める場合に気をつけたいポイントを3つ挙げてみましたので、参考にしてください。
1．業務フローチャートの作成に時間をかけすぎてしまう
業務フロー改善のスタートは、現状の業務フローの棚卸しと把握です。現場で実際に行われているオペレーションを確認し、書き出していきます。このときに気をつけたいのは、細かさや正確さに必要以上にこだわらないこと。フローチャートの粒度や精度にこだわるあまり、スタート地点で足踏みしてしまうことになりかねません。まず一歩踏み出すことを大切にしましょう。
2．広い範囲を見てしまうあまり、なかなか動けなくなる
細かさと同時に気をつけたいのが、取り扱う範囲です。できるだけ広い範囲に改善の効果をもたらしたいと考えてしまう気持ちはわかりますが、どうせならこっちも、だったらあっちもと広げていくと、どんどん複雑になってしまいます。小さくスピーディに動いてPDCAを回すことを優先しましょう。
3．理想を求めすぎて、いつまでたっても改善が実行されない
広い範囲を見過ぎてしまうことと同じく、理想を追って高すぎる目標を立てるのも考え物です。ひとつの改善で高い目標をクリアしようとすると、やはり複雑になってしまいます。まだ目標に届かないからといくつも改善策を積み上げていっても、現状が変わることなく時間だけが過ぎていきます。ある程度で区切りをつけて改善を繰り返し、小さな目標達成を積み重ねましょう。
業務フロー改善をうまく進めるための3つのコツ
気をつけたいこととは反対に、よりスムーズに、より効果を得やすい進め方についても考えてみましょう。きっと役に立つはずです。
1．課題を洗い出す方法はフローチャートだけじゃない
普段から書き慣れているエンジニアやプログラマは別として、フローチャートを正しく書くのはそう簡単ではありません。現状の業務の流れを書き出したり、課題を洗い出したりするときに間違いのないフローチャートを書ければ、見やすくわかりやすくなることは確かです。しかし、間違いのないようにフローチャートを書こうとして時間をかけてしまうのは本末転倒です。フローチャートの書き方を学ぶことではなく、現状の把握と課題の洗い出しが目的であることを忘れないようにしましょう。箇条書きでも付箋でも、チームで情報を共有できる方法ならなんでもいいのです。
2．小さな成功体験を繰り返して周囲を巻き込む
1回の改善で100万円のコスト削減効果が見込める難しい施策よりも、10万円の効果しかないけれどすぐにできる施策からスタートしましょう。短時間で改善効果を実感してもらえれば、次に打ち出す施策にも理解を得やすくなります。小さな成功体験の共有を繰り返すことで、改善の流れを後押ししてくれる仲間が増えます。モチベーションが高まり、改善サイクルの加速も期待できます。
3．改善を横展開して少ない労力で大きな成果を得る
業務フロー改善がひとつ成功したら、同じような業務が他の部署、他の業務プロセスにもないか見渡してみましょう。見つかったら、できるだけ広く横展開していきましょう。ひとつの部署で5つの成功を積み上げるよりも、ひとつの施策を5つの部署に横展開する方が容易で、短期間に実施できます。改善の効果を得られる範囲を広げれば、少ない労力で成果を最大化できます。
ワークフローシステムを使って、業務フロー改善を加速させよう
業務改善に取り組む場合、「BPMツール」の活用を検討する方が多いと思います。「BPMツール」は、業務プロセス全体をシステムに落とし込んで大きな視点から管理するのが目的であり、広い範囲で高い目標を掲げた取り組みが前提となるために改善の実行までには時間も労力もかかります。現場に近い視点で業務フロー改善を行うなら、BPMツールよりもワークフローシステムを使うのがおすすめです。ワークフローシステムを使えば業務フローを可視化して分析できるだけではなく、改善した業務フローを運用するツールとしてもそのまま使えます。
- 情報の共有や保管など、人の作業を代替できる
- システムに置き換えることで業務の属人化を解消できる
- 業務フロー全体を可視化できる
- 業務フローが可視化されるためさらに改善しやすくなる
こうした改善効果をもたらすワークフローシステムのひとつに、Gluegent Flow（グルージェントフロー）があります。
業務フロー改善に効くワークフローシステムはGluegent Flow
Gluegent Flowは、入力フォームや経路を柔軟に設定できるため、稟議や申請業務はもちろん、業務の前工程と後工程をつなぐツールとしても活用できます。業務フローの現状を把握して課題を洗い出してから、Gluegent Flowで業務フローを組み立てれば、システム化と業務フロー改善を同時に進めることができます。
または、現状のままGluegent Flowに落とし込むところから業務フロー改善をスタートすることもできます。業務フローを電子化することで、業務やそれに伴う情報の流れが可視化されるので、改善ポイントを探すためにも役立つのです。
ワークフローシステムはひとつの部署、ひとつの業務単位で小さくスタートできるのも特徴です。上で挙げたような、スピーディに小さな改善を繰り返していくことにも適しています。Gluegent Flowを使って現場視点で業務フロー改善を繰り返し、それが全社に広がっていけば、積み重なった業務フロー改善が業務プロセス改善へと自然につながっていくでしょう。
