稟議書の申請から承認までをスムーズに。
ワークフローシステムの選定ポイントとは？
- 稟議書
- 電子化
稟議書の申請・承認を効率化のために、ワークフローシステムを導入したいけれど...
「ワークフローシステムについてよく理解していない」
「どんなワークフローシステムを導入すればよいのかわからない」
といったお悩みをお持ちではないでしょうか？
本記事では、稟議書が抱える課題や稟議書を回すワークフローシステムの概要や特長、導入時の注意点などを紹介しています。ワークフローシステムの導入でお困りの方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
稟議書とは？
稟議書とは、契約締結や社員の採用、もしくは物品を購入する際に、社内関係者の総意を得るための書類のことです。大企業では毎日のように社内で回覧される稟議書ですが、会議を開催する手間を省くことができます。
また、広い範囲で情報共有が可能なため便利ではありますが、同時に多くの課題も抱えています。
稟議書が抱える3つの課題
ここからは、稟議書が抱える主な課題を3つご紹介します。
1. 稟議書によって承認ルートが異なる
稟議書には、備品購入稟議、採用稟議、契約稟議など、さまざまな種類があります。しかし、稟議書ごとに誰に承認を行うべきかが異なっていたり、社内規則や社内ルールが明確に制定されておらず、自己（自部署）判断になっていたりして、間違った承認者に回付してしまうと差し戻しが発生してしまいます。その結果、業務の効率が下がってしまい、稟議書を利用している意味がなくなってしまう可能性があります。
2. 稟議書を紛失してしまうリスクがある
稟議書をメールやFAXでやり取りしているうちに、書類の山に埋もれて紛失したり破棄してしまうリスクがあります。そのため、上記のリスクに備えて常に稟議書に気を配る必要性があるのです。
3. 稟議書を探し出すのが困難
毎日のように作成される稟議書は、大量の書類となって保管されます。監査対応時や、1年前の類似ケースを流用して申請する場合は、そんな大量の書類の中からお目当ての稟議書を探し出さなければなりません。また、探し出す場合は日付やタイトルといった情報だけで探し出さなければならないため、時間がかかってしまう可能性があります。
稟議書を申請・承認しやすいワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、稟議書や組織内のワークフローを電子化できる、電子稟議システムのことです。
ワークフローシステムを導入することで、稟議書などの文書を効率的に承認、回覧することができるため、近年ではリモートワークの推進に伴い、多くの企業がワークフローシステムを導入しています。
稟議書を申請・承認しやすいワークフローシステム 3つの特長
ここからはワークフローシステムの特長を3つご紹介します。
1. 承認ルートが設定できる
ワークフローシステムはあらかじめ、どこの誰に承認してもらうかの設定ができます。
そのため、間違った承認者に稟議書を回付してしまう問題が発生しづらいので、効率的な稟議書の回覧が可能です。
2. 進捗が見える
ワークフローシステムでは、設定した承認ルート上で、どこまで稟議書の回覧が進んでいるのかを可視化できます。利用者はパッと見ただけで進捗がわかるため、承認が止まっている場合に催促ができ、生産性の低下を防ぐことが可能です。また、文書がどこにあるかわからず、上司の机に置いてあるかを確認しに行ったり、電話で問い合わせたりする手間が不要となるので、生産性の向上が期待できます。
承認者は、メールやブラウザのプラグイン、ビジネスチャットツールなど、普段利用しているさまざまなツールへ承認依頼が届き、通知で進捗を確認することもできるため、見落としを防止できます。
3. 検索ができる
ワークフローシステム内で、稟議書データの検索が可能です。紙の稟議書では日付やタイトルといった情報からでしか探し出せませんが、ワークフローシステムでは稟議書の記載内容からも検索が実行できるものがあります。
そのため、探し出すのに大きな手間と時間を費やしてしまう紙の稟議書と比べ、スムーズにお目当ての稟議書を探し出すことができます。
ワークフローシステム導入時の選定ポイント5選
稟議書を申請・承認しやすいワークフローシステム の特長をご紹介しました。
上記でご紹介したような基本的な特長は、たいていのワークフローシステムに備わっていますが、条件や制限などの細かい機能は各サービスで異なります。ワークフローシステム導入時には細かい機能をよく確認して、自社に合ったサービスの導入を検討しましょう。
以下から、どんな機能を確認しておくべきかを選定ポイントとしてご紹介します。
1. 承認ルート条件設定機能
承認ルートの条件設定項目の確認は必須です。
特に大企業の場合は、承認ルートが複雑になったり決裁条件が細かい可能性が高く、稟議の申請から決裁までに設定できる人数や部署に制限があると、いざというときに利用できない場合があります。また、条件によって分岐設定ができるかどうかや、合議承認や多数決承認機能の有無も重要な選定ポイントです。
承認ルートを組めるかは事前に把握できるため、導入前にはチェックしておきましょう。
2. フォーム作成機能
どのようなフォームを作成できる機能が備わっているかも選定ポイントの一つになります。
稟議書テンプレートの数や、どの程度までカスタマイズ可能なのか、もしくはプログラミングが必要なのかまで確認するとよいでしょう。
3. コメント機能
稟議書データに対して、差し戻しやコメントといった編集が可能かどうかも、選定ポイントとして確認するとよいでしょう。
検討過程や判断基準をコメントとして残すことができれば、トラブルが発生しにくく、円滑なワークフローになりやすいため、編集条件の把握は業務の効率化に直結するのです。
また、差し戻しの際にコメントを入力することによって、決裁のルールや注意点がナレッジとして共有・蓄積されたり、証跡機能として活用できたりするため、業務改善効果が期待できます。
4. ファイル添付機能
多くのワークフローシステムにはファイルの添付機能が実装されていますが、中にはファイルの容量に制限があったり、特定の形式のファイルしか添付できなかったり、オプション費用がかかったりする場合があります。
そのため、社内で扱うファイルの容量や形式を事前に確認しておくことが重要です。
5. 検索機能
多くのワークフローシステムは、過去の稟議書が検索できるようになっています。しかし、検索条件が番号のみの場合は、別途管理台帳が必要になるなど、紙とほぼ変わらないものもあります。検索が不便だと、過去の申請内容や決裁条件を参考にしにくいばかりか、監査対応で必要になったときに1件1件開いて中身を確認する、などの作業が必要になります。
とくに申請件数が多い組織の場合は、検索条件もしっかり確認しておきましょう。
ワークフローシステム運用時の注意点
稟議書の申請・承認するのにとても便利なワークフローシステムですが、運用時には多くの注意点があります。知らずに導入、運用してしまうと効率化どころか、非効率化につながる恐れがあるため、把握しておくとよいでしょう。
ここからは、ワークフローシステム運用時の注意点について、詳しく解説していきます。
社内規定を考慮する必要がある
ワークフローシステム導入時には、社内規定に沿った設定にしておく必要があります。ワークフローシステム利用者が迷わないよう、どのケースにどの稟議書を使うのか、もしくは入口整理方法や帳票のバージョン管理方法などをしっかりと決めておきましょう。また、従来で不満になっていた運用課題を考慮した設定にしておくと、よりスムーズな運用が実現できます。社内規定が確立していない場合は、ワークフローシステムの導入に合わせて、利用者と一緒に社内規定を明確化しながら設定していきましょう。
ユーザーが新しいシステムに戸惑ってしまう場合がある
今まで長い間、紙での運用を行っている場合や、社内でのITリテラシーにばらつきがある場合、ワークフローシステムを使いこなせず、円滑にサービスの導入が実現できない可能性があります。根本的な原因としては、書類の見た目が変わりすぎていることが大きな要因です。そのため、ワークフローシステム導入の際には、紙と見た目が変わらないように自由にカスタマイズできる機能があると安心です。
PCでしか利用できないワークフローシステムの導入はデメリットとなる可能性がある
さまざまな場所に赴いて業務をこなす場合は、PCでしか利用できないワークフローシステムの導入がデメリットとなってしまう可能性があります。また、急な業務でも承認作業がうまく進まず、業務の生産性を低下させてしまう恐れがあります。自宅や会社以外で作業することが多い場合は、スマホやタブレット端末などでも利用できるワークフローシステムの導入を検討してみましょう。
異動時のアカウント情報のメンテナンスが大変
多くのワークフローシステムには、異動などで社内体制が大きく変化した際に、アカウント情報を細かく編集できる機能があります。しかし、多くの人数が一斉に異動した場合、アカウント情報の編集に膨大な時間と労力が必要になってしまう可能性があります。大規模な会社であるほど、一斉異動の際、いかに楽に編集できるかが重要なポイントとなります。
サポート体制が十分でない可能性がある
ベンダー（サービス提供者）のサポート体制がしっかりしていないと、導入時や運用時にトラブルが発生して、業務を停止しなくてはならないリスクがあります。もし少しでも導入・運用に不安がある場合、サポート体制が整っているサービスにすることをおすすめします。また、サポートを受けるには有料の場合があるため、導入前にサポート体制に関して、よく確認しておくとよいでしょう。
ワークフローの導入も運用もスムーズなのはGluegent Flow
ここまでワークフローシステムの概要や選定ポイント、注意点をご紹介しました。しかし「結局どのワークフローシステムを導入すればよいのかわからない」とお考えの方もいらっしゃるかと思います。
そんな方に向けて「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」の導入をおすすめします！
シンプルなデザインと豊富な機能に加え、万全なサポート体制も整っているため、稟議書の申請・承認業務でお悩みの方は、ぜひご覧ください。
以下でGluegent Flowの特長やメリットを詳しく解説していきます。
自由に承認ルートのカスタマイズができる
Gluegent Flowでは、わかりやすい階層表示の組織から細かい条件を指定して承認ルートを設定できます。また、経路の数に制限がなく、承認者の分岐設定も可能なため、組織に合わせて柔軟な承認ルートを作成可能です。
会社全体の組織はツリー表示などで可視化されているため、整理しながら無駄のない承認ルートの作成を実現できます。
紙と同じ見た目のフォームを作成できる
Gluegent Flowでは、紙の稟議書と同じ見た目のフォームを簡単に作成することができます。
主なフォームの作成方法として、以下の3つの方法が設けてあります。
- 豊富なテンプレートから作成する方法
- 標準搭載のHTML レイアウトエディターで作成する方法
- Google ドキュメント レイアウトで作成する方法
どの方法を利用しても、紙と同じような見た目のフォームを作成できるため、Gluegent Flow導入直後でも、ユーザーが戸惑うことなく快適に利用することができます。
マルチデバイスに対応している
Gluegent Flowはマルチデバイスに対応しているため、PCのみならずスマホやタブレットからでもワークフローの申請・承認処理が行えるので、ワークフロー対応でいちいち会社に行く必要がなく、無駄な時間の削減につながります。
また、スマホやタブレットにはモバイル版の画面が用意されているため、直感的な操作が可能なうえ、承認依頼や完了などの通知をプッシュ通知で受け取ることが可能です。通知をタップすれば、瞬時にGluegent Flow内の画面に遷移するので、ボタンを1回推すだけで承認が完了します。
ファイル添付が可能
システム内でファイルを添付する際には、ドラッグ＆ドロップで添付ができるため、スピーディーで簡単な文書の回付が可能です。また、Gluegent Flowでは添付ファイルの個数に制限がありません。そのため、たくさんの種類の文書を確認してもらいたい場面でも問題なく活用でき、社内の円滑な業務遂行と情報共有に役立ちます。
Google Workspace やMicrosoft 365と連携可能
他システムと連携して、より利便性の高いワークフローシステムとして利用できる点もGluegent Flowの大きな魅力です。Google Workspace やMicrosoft 365と連携することで、アカウント情報が自動的にGluegent Flowで更新されるため、組織情報のメンテナンスを行う必要がなくなります。
導入から利活用支援までサポート
Gluegent Flowは、導入したら終わりではありません！導入検討段階から導入後も、万全のサポート体制で皆さんのお悩みを解決します。提供開始より10年以上の運用・保守に裏打ちされたノウハウと、親切丁寧な対応で安心して導入、または利用の継続ができます。
ワークフローシステムならGluegent Flowにお任せください！
本記事では、稟議書の抱える課題や稟議書を申請・承認しやすいワークフローシステムの特長、導入時の注意点のほか、おすすめのワークフローシステムとして「Gluegent Flow」をご紹介しました。
ワークフローシステムを導入することで、稟議業務の効率は大きく向上します。しかし、どんなワークフローシステムでも良いわけではなく、上記の選定ポイントや運用上の注意点を踏まえたワークフローシステムを導入することが非常に重要です。
Gluegent Flowであれば、皆さまのご要望を伺いながら、ご提案から利活用のご支援まで伴走させていただきます。
詳しくは「 ► ワークフローの導入からフル活用への流れ 」をご覧ください。
ワークフローシステムの導入でお悩みの方は、ぜひGluegent Flowにお任せください！
