社内稟議を電子化するメリットとは？
ワークフローシステム導入で効率化を実現

社内稟議とは、新規プロジェクトの提案や、多額の備品を購入する場合など、実務者レベルでは決定できない時に、書面を作成して上司や経営者の承認・決裁を得ることです。社内稟議を行う際には必要な書類を用意して提出し、社内規定・ルールに基づいたフローで処理が行われます。

作成した稟議書は印刷して回覧するか、電子データをメールに添付して送信され決裁に至ります。その中で見られる問題点について、5つの視点で解説します。

問題点1:行方不明になってしまう

稟議書を紙に印刷して回覧した場合、ほかの書類や資料に紛れて行方不明になってしまうことがあります。またメールで承認依頼と共にファイルを送付した場合でも、多くのメールが届く上司や経営者からすれば見落とすこともあるでしょう。稟議書の紛失により、ビジネスチャンスを逃すことになっては、企業にとっては大きな損失になりかねません。

問題点2:押印に時間を要してしまう

稟議書には上司や経営者などの押印欄が用意されていることがあります。都度、内容を確認して押印され、次のフローに回されるわけですが、複数の支社をもつような企業であれば、郵送で稟議書を回覧する必要があり、時間を要してしまいます。メールで回覧する場合でも、都度、印刷・押印のプロセスを踏むので手間がかかるのが問題です。

問題点3:保管場所が必要

決裁を完了した稟議書は、その証跡を残すために保管しておかなければなりません。最終的に印刷をしてファイリングし保管するため、そのファイルを保管しておく場所が必要です。経費削減が叫ばれている中、書類の為に場所を確保するのは避けたいコストだと言えるでしょう。

問題点4:過去の稟議書を探すのが困難

保管庫などで資料を保管していると、過去の資料を探す必要が生じた際に見つけるのが困難となります。起案部署単位だったり、決裁の金額別だったり、決裁時期で分けたり、それぞれのルールに沿って保管する場合が多いでしょう。それでも監査対応で横断的に資料を探す場合には、保管場所を行ったり来たりする必要もあり時間を要してしまいます。

問題点5:内部統制や社内ルールの徹底が困難

内部統制上、稟議処理のなかで証跡を残す必要があります。例えば、どのタイミングで誰が承認したのか、書類の内容はどのように変更されたかなどです。また、稟議書の内容によって承認のフローが異なる場合もあります。全ての担当者にルールを徹底し定着させるには、教育を何度も行わねばならず時間を要してしまいます。

ここまで紹介した問題点以外にも、現場では下記のような課題について声があがっています。

• 記入ミスや、記入漏れによる書類の差し戻しが発生し無駄なコストが発生する
• 進捗に遅れが見られる処理に対して、確認・催促に時間を要する
• 文書管理台帳への転記に工数を割かなければならない
• 書類を印刷したり、コピーをする必要があり紙代がかかってしまう
• 書類を郵送したり、メールを作成するのに時間を要してしまう

これらの課題は個々で見ると些細に感じるかもしれませんが、積み重なると組織に大きな損失をもたらします。現場だけでは解決が難しい課題といえるでしょう。

社内稟議を効率化する手段としてワークフローシステムがあります。ここでは、ワークフローシステムを導入して得られるメリットについてまとめます。

メリット1:進捗状況が可視化され一元管理しやすい

大半のワークフローシステムでは、申請された稟議書が現在どのような状況にあるのか可視化されている画面が用意されています。そのため、自分が申請した書類が現在どこまで処理が進んでいるかの確認の手間が削減可能です。途中で処理が止まっており催促をする際にも、誰に連絡をすればよいかわかりやすいので無駄が削減できます。

メリット2:インターネットを介して出張先でも確認可能

紙を使用した申請では、出社しないとアクションが行えません。ワークフローシステムを利用すれば、インターネットを介して出張先からの対応も可能です。また、支社が複数あったとしても、場所を問わず処理が行えるので郵送やメール作成の手間の削減にもつながります。

メールを使用した申請であれば、出社せずとも処理は行えます。ただ、外出先でPCが使えない場合だと、スマホでメールに添付されている資料を確認して押印するのは困難です。スマホ用アプリが用意されているワークフローシステムであれば、この点も改善できます。

メリット3:クラウドやサーバー上に保管される

稟議書が決裁されると、その情報はワークフローシステムによってルールに基づいて保管されます。クラウド上に保管することもできますし、社内のサーバーに必要な情報を出力することも可能です。別途、文書管理台帳を作成し連携させることで、自動で台帳を更新させることも可能です。

メリット4:キーワード検索などで探しやすい

作成された書面に対して、キーワードなどでの検索が可能です。そのため、数多くある書面の中から求めるものを見つける時間を削減できます。ワークフローシステムによって検索機能に違いがあるので、実際の運用に合った機能が付いているか事前に確認するといいでしょう。

メリット5:内部統制や社内ルールを反映したフロー作成が可能

稟議処理を行うワークフローを設定する際に、内部統制上必要な証跡を残す設定が可能です。適切な設定を行っておけば、担当者が意識して証跡を残す必要がないため手間が省けます。また、誰に承認を依頼すればよいかもあらかじめ設定できるため、社内の意思決定プロセスを担当者に覚えさせなくても、ルールを逸脱しない運用が可能です。

メリット6:現場のお困りごとを解消可能

書面の入力フォームを用意することで、必須項目や、勘定科目や商品コードなどの項目を選択形式にするなど、担当者の入力ミスを防止できます。入力された情報は、ワークフローシステム上に保存され、設定したフローに基づいて次の承認者へと引き継がれていきます。そのため、わざわざ入力内容を印刷して回覧したり、メールで承認を督促する必要もありません。

ここまで、社内稟議の効率化を図るうえでワークフローシステムがもたらすメリットについてまとめました。一方で、実際に導入するとなると下記の点で気を付ける必要があります。

• 決裁が完了した社内稟議を保管するうえで、十分な容量が無く、別途費用が求められた
• 台帳管理機能が不足しており、別途管理が必要になった
• 検索機能が十分ではなく、後から探そうにも手間がかかった
• 人事異動でマスターデータを更新したところ、過去の情報にまで影響が及んだ
• 複雑な承認ルートが構築できずに、別途、紙による運用が残ってしまった

これらの注意点に気を付けるためには、システムを導入する前に、事前に社内での利用状況について調査・検討が求められます。

特長1:入力フォームや、複雑な承認ルートも簡単に設定可能

Gluegent Flowでは、今まで使っていた紙の台帳に似せた入力フォームの作成が簡単に行えます。また、勘定科目や商品コードなどの入力を選択方式にすることで、入力ミスの削減にも効果が期待できます。

また、合議制や金額などによる条件分岐など、社内稟議時に使用する承認ルートに必要な機能を追加費用無しで提供しています。複雑なルートであっても専門的なプログラム知識がなくても設計できるため、メンテナンスをする際にも安心です。

特長2:細かい検索やマスターデータの利用など高い利便性

Gluegent Flowでは全文を対象として検索機能が用意されています。そのため、書類の中にあるキーワードで検索したい場合でも、横断的に書類を探し出すことが可能です。また、マスターデータを正しく設定すれば、たとえ変更が加わっても過去の書類にまで影響を与える事はありません。

特長3:IDの数で決まる価格

Gluegent Flowの利用料金は、使用するIDの数で決まり、使用する容量で料金が変動することはありません。またクラウド上で処理が行われるため、御社で別途サーバーを用意する必要もありません。

特長4:文書管理台帳と連携可能

ワークフローを設定する際に、別途作成した文書管理台帳と連携させることが可能です。必要なタイミングで、文書管理台帳に出力する設定をしておけば、わざわざ転記をしなくても自動で管理台帳が作成されます。

本記事では社内稟議に関する現在の問題点と、その解決方法としてワークフローシステムを紹介しました。ワークフローシステムといっても、機能がさまざまなので自社の要件を満たすかは事前に確認しておいた方がいいでしょう。そんななか、多くの特長を持つGluegent Flowは御社の課題解決の大きな力となると考えています。事前ヒアリングから導入・運用の支援まで手厚くサポートさせて頂きますので、お気軽にご相談ください。