TOP社内稟議の電子化に適した
ワークフローシステム
- 仕組み化
- 効率化
- 稟議書
企業の業務効率化を進める上で、社内稟議の電子化は欠かせない検討項目となっています。従来の紙の稟議書を回覧したり、メール添付で稟議ファイルを回送する方法では、どこで滞留しているのかステータスが把握できず、時間がかかる上に、ミスや遅延を引き起こしやすいという課題がありました。そのため、多くの企業がワークフローシステムを導入して、稟議のデジタル化を行い、業務の効率化とコスト削減を実現しています。しかし、いざ自社でワークフローシステム導入を検討し始めると、選定ポイントがわからず検討が進まない企業も多いのではないでしょうか。
本記事では、社内稟議の電子化の目的を踏まえ、最適なワークフローシステムを選定するためのポイントや注意点をご紹介します。
目次
社内稟議を電子化する理由
社内稟議とは新規プロジェクトの提案や多額の設備投資などを、社内規定に沿って決裁する書類（稟議書）や流れ（意思決定プロセス）を指しています。そこで、社内稟議を電子化する場合は、稟議書はWEBフォーム、押印は電子印影やタイムスタンプなどに置き換え、システム内で「いつ誰が何を申請・承認・決裁した」というデータが蓄積される仕組みとなります。
まず、社内稟議を電子化する理由を整理しましょう。
1-1. 社内稟議業務の効率化
紙の稟議書は、上司の承認をもらうために手渡しや郵送が必要で、回覧に時間がかかります。また、稟議書の紛失や誤送付、承認漏れなどのミスを起こすリスクもあります。ワークフローシステムを導入することで、回覧時間と人的ミスを削減できます。
1-2. 承認フローの可視化
電子化することで、稟議書の進捗がリアルタイムで確認でき、承認フローの可視化が可能になります。同時に、誰が、いつ、なにをどう判断したのかを全て蓄積でき、追跡できるため不正の抑止効果があると共に、監査対応時に活用できます。
1-3. コスト削減
紙と印刷費用、ファイル保管費、左記に関する工数の削減が可能です。さらに、ワークフローシステムはモバイルでも利用できるものが多く、場所を選ばず承認や決裁ができ、決裁に要するトータル時間を削減することでコスト削減につながります。
ワークフローシステム選定のポイント
社内稟議を電子化するための、ワークフローシステムの選定ポイントについて解説します。
2-1. 誰でも使える、使いやすさ
導入後の利用定着には、使いやすさが非常に重要です。操作が直感的で、社員がすぐに慣れることができるシステムを選びましょう。紙の稟議書そっくりに、レイアウトを再現できるワークフローシステムもあります。導入ハードルを下げ、ITに詳しくない社員でも簡単に使えるものが良いでしょう。
2-2. 柔軟な承認フロー
稟議の内容や部門によって承認フローは異なります。そのため、ワークフローシステムは柔軟に承認フローを設定できることが重要です。例えば、金額や申請内容によって条件分岐ができるシステムなら、実務や現状に合わせた運用ができるでしょう。
2-3. セキュリティ
稟議書には社外秘扱いの重要な情報が含まれていることがあります。そのため、システムは堅牢なセキュリティ対策が施されていることが必要です。アクセス制限、監査ログの記録などのセキュリティ機能とともに、システム提供会社の提供体制や運用内容などにおいてセキュリティ対策が施されているかも確認しましょう。ISMS、ISOなど第三者機関の認証が参考になります。
2-4. サポート内容・体制
システム導入後は、申請フォームや承認フローなどの初期設定が必要になります。初期設定時に丁寧に案内やサポートしてしてくれる体制も重要です。また、トラブルが発生した際に、迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかも確認しておきましょう。
社内稟議の電子化、システム導入：失敗談
ワークフローシステム導入に失敗し、弊社にご相談いただくケースが多くあります。ここでは、よく伺う失敗談をいくつか紹介します。
「決裁が完了した社内稟議を保管するうえで、十分な容量が無く、別途費用が求められた」
「台帳管理機能が不足しており、別途管理が必要になった」
「検索機能が十分ではなく、後から探そうにも手間がかかった」
「人事異動でマスターデータを更新したところ、過去の情報にまで影響が及んだ」
「複雑な承認ルートが構築できずに、別途、紙による運用が残ってしまった」
ぜひ、これらの失敗談もシステム選定時の参考にご活用ください。
社内稟議の電子化に、ワークフローシステム「Gluegent Flow」
弊社では、クラウドワークフロー「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）をご提供しており、多くのお客様に社内稟議の電子化を実現いただいています。ここでは、Gluegent Flowについて特長をご紹介します。
特長1:入力フォームや、複雑な承認ルートも簡単に設定可能
Gluegent Flowでは、今まで使っていた紙の稟議書そっくりの申請フォームを簡単に作成できます。また、桁数が多い勘定科目や商品コードなども、マスターデータ活用で選択項目をフォーム内に設定可能。入力ミスの削減にも効果が期待できます。
さらに、金額や申請内容などによる条件分岐、合議制や多数決承認など、承認フロー作成に必要な機能を追加費用無しで提供しています。複雑なルートであっても専門的なプログラム知識がなくても設計できるため、メンテナンスをする際にも安心です。
特長2:人事異動に強い、強力なグループウェア連携
Gluegent Flowは Microsoft 365 やGoogle Workspace などのグループウェアのアカウントを活用するため、Gluegent Flow利用のためだけにIDやPWを管理する必要はありません。そのため、人事異動や組織変更などによるメンテナンスも最小限で済みます。
特長3:業務効率化を実現するデータ連携
Gluegent Flowには自動処理機能が備わっており、申請や決裁のデータをExcelやGoogleスプレットシートに自動でデータ入力・転記することが可能です。例えば、PC貸出申請をGluegent Flowで行うと自動処理機能により、自動でExcelでPC貸出申請管理簿の生成や更新ができます。
まとめ
本記事では、社内稟議の電子化の目的を踏まえ、ワークフローシステムの選定ポイントや注意点をご紹介しました。多くのワークフローシステムから自社にあった1つを選定するのは大変です。社内稟議の電子化、ワークフローシステムの選定は弊社にご相談ください。事前ヒアリングから導入・運用の支援まで手厚くサポートさせていただきます。
