ChatGPTなどの生成AI活用で、
社内稟議ワークフローの業務効率化を推進
- 業務改善
- 稟議書
- 自動化
ChatGPTを始めとする生成AIを使ったことはありますか？人工知能と言われたAIから技術進化した生成AIは、学習能力が高く、普段用いている文章で気軽に利用できるため、多くの企業で「業務効率化」の手段やツールとして活用が始まりつつあります。「生成AIを活用して業務効率化を図れ」といった社長命令で、生成AIのビジネス活用を検討されている企業も多いのではないでしょうか。
一方、全社員に対する生成AIについての教育や利用方法のトレーニングは時間やコストがかかるうえ、個々の従業員の生成AIに対する順応度や理解度のばらつきは避けられません。
そこで、全社員が利用する社内稟議ワークフローについてはどのように生成AIを活用すれば良いのか、具体的なビジネス活用例を挙げながら、社員が一から生成AIを学ぶ必要を最小限に抑えつつ、生成AIの力で全社員の業務効率化できる方法を考察します。
目次
ChatGPTとは
ChatGPTは生成AIのチャットサービスです。人間のことばで質問や指示を入力すると回答や提案をもらえたり、文章の作成や要約など情報処理を行ってくれるツールです。無料でも利用できるのがメリットですが、生成AIは入力された情報を学習（AIがアウトプットするための情報収集）に利用するため、企業が使用する場合は、機密情報を入力することで情報が漏洩するリスクもあります。そこで、セキュリティを強化した有償版や、ChatGPTのように使用できるさまざまなAIサービスが増えてきています。
社内稟議ワークフロー×生成AI、２つのビジネス活用例
稟議文書の自動生成とフォーマット整備
活用例：
生成AIに過去の稟議文書を学習させ、申請者が必要な情報を付加すれば、稟議文書を自動生成させることが可能です。また同様に、申請書類のテンプレートやパターンを学習させ、新規の申請書を自動作成でき、結果的に統一され一貫性のある書類となり、社内の申請書類を整備できます。
期待できる効果：
- 時間の削減：申請者がゼロから申請文を作成する必要がなくなるため、書類作成の時間が短縮されます。
- 一貫性と正確性：フォーマットが標準化されることで、承認者が内容を迅速に理解でき、承認決裁がスムーズに進みます。
生成AIによるデータ分析と承認補助
活用例：
生成AIは、過去の稟議データを分析し、承認の傾向やパターンを把握することで、過去の事例に基づいて判断材料を提供できます。例えば、ある金額以上に対する社内稟議で、社長決裁が下りなかった過去データを学習し、現在の稟議書の内容を評価。申請者や承認者に対して社長決裁が下りたケースと下りなかったケースの差異を提示したり、リスクを提案できます。
メリット：
- 工数の短縮化：生成AIが過去のデータを分析し、承認に必要な情報を事前に提供することで、手戻りを防止。社内稟議に要する時間と手間を削減します。
- プロセスの最適化：生成AIの分析に基づいた、承認・決裁の傾向やパターンを把握し続けることで、社内稟議プロセス全体を洗練させ、最適化へと導きます。
立ちはだかる、生成AIの教育コスト問題
社歴・ITスキル・年齢など、さまざまな特色をもつ社員に対し、生成AIを習得させ利用を促すのは根気のいる業務になるでしょう。以下にて、その理由・背景を２つ挙げます。
①慣れ親しんだ方法がラク
「生成AIを習得するより、従来の方法を使った方が効率的」と抵抗する社員は少なからずいるでしょう。社員はみな、長期間使用していた稟議書や承認フローに慣れており、新しいツールとしての生成AIに抵抗を感じ、学習意欲が沸かないのです。
②生成AIのプロンプトスキル問題
生成AIには普段利用する文章を使って指示を出せます。しかし実際には、生成AIが正しく指示を受け取りやすい「プロンプト」と呼ばれる質問や指示の仕方が重要になってきます。ここでもまた、プロンプト技術やスキルを習得する教育時間が必要となるのです。
教育コスト問題は、生成AI機能搭載のワークフローで解決
かんたんに利用できそうなイメージとは裏腹に、生成AI活用の課題は、利用する「人」側にあります。そこでITリテラシーの有無に関わらず、誰でも直感的に操作できる、生成AI機能を搭載したワークフローを使って「生成AIを活用し」社内稟議業務の効率化を図りませんか？
ここからは、社内稟議システムであるクラウドワークフロー「Gluegent Flow （グルージェントフロー）」の特長を紹介しつつ、生成AIの技術を用いた機能を合わせてご案内します。
特長１ : 慣れ親しんだ帳票をそのまま電子化
Gluegent Flow は、従来利用していた稟議書の見た目をそっくり再現し、電子化できるワークフローシステムです。社員のみなさまは、慣れ親しんだレイアウトで従来の業務フローに沿ってGluegent Flow を利用できるため、操作の不安や抵抗感なく、スムーズに利用できます。
特長２：誰でもかんたん作成
Gluegent Flow は、社内稟議に必要な申請フォームと承認経路を、項目を選んだり定めたりするだけの直感的な操作で、かんたんに作成できます。100種類以上のテンプレートを揃え、さらに、初期設定での不明点・不安点は何度でもお気軽に問い合わせいただける専属のサポートチームもご用意しています。
特長３：生成AIを利用したユーザアシスト機能搭載
Gluegent Flow は、生成AIを利用した3つの機能が搭載されています。生成AIによって申請内容を要約し、承認者や決裁者が優先的に承認判断をすべきものを見極める支援をしたり、申請者が生成AIにどの申請を使えば良いか質問を投げかけるだけで、利用すべき該当の申請書の候補をリスト提示します。機能詳細は、こちらからご覧ください。
本記事では、社内稟議における生成AIの利用例から、生成AIの社内普及の難しさ、そして、Gluegent Flow を使った一挙両得な解決策までを解説しました。Gluegent Flow のワークフローとしての有用性・有能性はほんの一部しか紹介していません。ぜひ、生成AI搭載のワークフローにご興味ご関心がございましたら、お声がけいただけると幸いです。
