わずか1ヵ月の作業期間でGluegent Flowを導入、利用者からの不満も一切なくワークフローを移行、他システムとの連携も視野に
ミカタグループは税理士法人、行政書士法人、司法書士法人などの様々な士業を主軸にコンサルディングを行っているグループです。前身であるSBCグループの創業から30年を見据えた2022年、クリエイティブディレクター佐藤可士和氏を起用し、ミカタグループへとリブランディングしました。それぞれの専門性を活かしつつ、グループ全体をひとつのプラットフォームとして、お客様の経営課題の解決のため税会計をベースに経営・資産形成の支援をされています。所属する人材は500名近くにのぼり、2030年までには800名を目指していると言います。そのミカタグループではグループウェアをサイボウズ Garoonから Google Workspace へと移行しました。合わせてワークフローも専用製品に移行することとなり、Gluegent Flowが導入されました。直感的な操作で申請モデルを作れることから短期間での導入に成功、さらに既存システムとの連携も進むと期待されています。
グループウェアの移行に伴い、Google Workspace には足りないワークフロー機能が課題に
情報システム部 芝本 雄輔 様：以前はグループウェアとしてサイボウズ Garoonを使っていたのですが、これを Google Workspace に移行することとなりました。そこで課題となったのが、以前使っていたグループウェアと Google Workspace の機能の差です。従来できていたことができなくなると、業務に悪影響を与えてしまいます。特に課題となったのはワークフローでした。
情報システム部 杉山 朱香 様：稟議申請、売上の新規登録など社内規程に沿って上長承認がいるものを、以前はサイボウズ Garoonのワークフロー機能を使って申請・承認していました。Google Workspace にもワークフロー機能はあるのですが、ごく簡単なものです。以前と同様、できればさらに使いやすいワークフロー環境を整えるべきと考え、ワークフロー専用製品を探すことにしました。
機能の有無だけではなく実際の運用を想定したこまかな違いが決め手となり、Gluegent Flow の採用を決定、4ヶ月で1800件もの申請が行われるも苦情はほぼゼロ
芝本 様：2023年春くらいから、候補となる製品を選び始めました。インターネット上の情報を元に比較検討した結果、Gluegent Flow を含む2製品が候補となりました。
選定理由の大きなポイントになったのは、添付ファイルの取り扱いの違いでした。Gluegent Flowと比較検討した他社製品では、申請に添付されているファイルを承認者が上書きできてしまうのです。士業はお客様の情報や信頼が特に重要となってくるため、情報の改ざんや隠ぺいできる余地を残してはならず、申請後に中身を書き換えができないようにする必要がありました。また、申請するとすぐにルート上の承認者全員が閲覧できる状態になるという点も気になりました。Gluegent Flow では承認者の手元に来るまで閲覧できない、権限のない項目は閲覧できないなど、セキュリティリスクや内部統制に配慮した細かい設定が可能なため、決め手になったポイントの1つになります。
こうした細かい設定のほかに、Google Workspace との連携機能にも注目しました。以前使っていたグループウェアは外部システムとの連携機能の設定が難しく、同じ企業の製品同士でも簡単に連携はできませんでした。Gluegent Flow は Googleスプレッドシートとの連携機能が使いやすく、導入後の活用拡大にも期待が持てます。
そのような経緯を経て、2023年夏のはじめ頃に Gluegent Flow 導入を決めました。導入のタイミングは2023年11月、Google Workspace への移行と同時にワークフロー機能もGluegent Flow へと切り替えました。
導入準備として60ほどのワークフローをほぼひとりで Gluegent Flow へと移行しましたが、作業自体はスムーズに進みました。基本的な仕組みさえわかってしまえば、操作は理解しやすいツールだと感じます。
――業務に利用する製品を選定する場合、機能の有無だけに目を奪われると失敗することがあります。今回比較検討された2製品は、いずれも「申請への添付ファイル機能あり」と言えます。しかし添付したファイルへの変更を防げるかどうかなど、機能には細かな違いがあり、実際に運用する際の効果は大きく変わります。自社の社内規程やセキュリティポリシーを適用した運用手順を考慮して製品を選ばなければ、運用でカバーするはめに陥るかもしれません。ミカタグループ様は実際に試用することでその違いに気づき、必要な機能を持つ製品を選ぶことができました。
アカウント管理を Google Workspace に一元化することで作業を効率化できるだけではなく、セキュリティリスクも低減
杉山 様：Google Workspace への移行を前に、社内向けのオンライン勉強会を実施しました。全7回のうち、Gluegent Flow の使い方に充てたのは1回だけです。その後、導入から4ヶ月で1800件の申請が行われましたが、利用者から Gluegent Flow への意見は良い意味でほとんど出ていません。新しいツールを導入した場合、使いにくくなるとお叱りの言葉が飛んでくるけれど、使いやすい分には何も言われないものです。
芝本 様：Google Workspace と連携しているので、アカウント管理は楽ですね。おかげでグループウェアからの移行においても作業は増えませんでした。 Google Workspace の認証で使えるセキュリティ設定を流用できるので、セキュリティ強化も難しくありません。ほとんどの人がデスクワークでPCから Gluegent Flow を使っていると思いますが、中にはモバイルアプリを使用して移動中に承認する人もいるため、モバイル端末のセキュリティ強化を検討している段階です。うまく設定することで、より強固なセキュリティを構築できると期待しています。
以前からオンラインのワークフロー機能を使っていたこともあり、申請から承認までの時間が大幅に短縮されるような効果は感じられませんでした。ただ、スマートフォンアプリからの通知や、Google Chrome の機能拡張を使った通知などで、以前より早く「自分が対応する順番が回ってきた」と気づけるようになったかもしれません。
――Gluegent Flowは Google Workspace とのシングルサインオン機能を備えています。ログインに求められるセキュリティ設定も Google Workspace に準じるので、ワークフロー製品がセキュリティのリスクとなる心配がありません。モバイル端末の認証機能など、 Google Workspace が持つセキュリティ機能を使って安全性を高めることができます。
Googleスプレッドシートへの書き出しやAPI連携など、他システムとの連携機能を使うことで今後の活用範囲拡大に期待
杉山 様：移行作業を無事に終えたので、今後は Gluegent Flow と他製品との連携強化を進めていきたいですね。連携機能は製品選定のときにも重視したポイントですし、スプレッドシートへの書き出し、API連携などの機能を使うことで、さらに業務効率化が進むことを期待しています。
芝本 様：現在では、申請結果から人事部、経理部、システム部のそれぞれ必要な情報を書き写して使っています。システムとして連携する前に、これらの情報の流れを整理して、業務改善から始めなければなりません。ひとまず今は、情報システム部だけで手を付けられるところから始めており、機能の詳細を確認している段階です。連携方法が複数選べるのも心強いです。連携先のシステムがGoogleスプレッドシートと相性が良ければ、スプレッドシートを経由して行った方がいいでしょうし、APIが使いやすいシステムと連携する場合は、API連携の方がいいでしょう。あるいは、Google Workspace に含まれているノーコード開発環境の AppSheet を使うことで解決できる場合もあるかもしれません。Gluegent Flow を情報の入口とし、Googleスプレッドシートをデータベースのように使用することで、AppSheetから参照するという使い方も視野に入れれば、情報の集約や分析にも使えると考えています。これができるようになれば、現在検討中のSFA製品を追加で導入することなく、Gluegent Flow と Google Workspace の機能だけで顧客情報を管理できるようになるでしょう。カレンダーの共有ができる Gluegent Apps グループスケジューラも利用していますが、サイボウズ Garoon でのスケジュール共有に慣れ親しんだ従業員から好評を得ています。Gluegentの各製品を、今後もより深く活用していきたいですね。
――Gluegent Flowが持つ他システムとの連携機能を深く理解し、 Google Workspace で多くの課題を解決しようとするミカタグループ様の取り組みは、ワークフローの枠組みを超えた成果をきっと得られるはずです。Gluegent Flow を情報の入口として利用し、他システムとの連携が進んでいけば、ミカタグループ様は今後もより良い業務環境を構築していけることでしょう。
