上場準備をきっかけに、監査対応しやすいGluegent Flowを採用。「グルフロ」の愛称で親しまれ、社内コミュニケーションの効率化も実現。
株式会社アンドゲートは、ITプロジェクトの企画、要件定義からリリースまで伴走するシステム開発企業です。指示されたとおりに開発するのではなく、顧客企業とともに考えて企画し、予算確保のための社内稟議を作成したり、リリース時の社内説明にも協力を惜しみません。AWSを得意としており、企画から運用まで一気通貫で対応できるのも強みです。上場を視野に、社内システムを監査対応が可能な環境に整備する中、ワークフローにはGluegent Flowが採用されました。チャットによるやりとりから証跡を残す仕組みづくりへ舵を切り、さまざまな社内ルールを明文化した経緯をうかがいました。
人数が増え上場を視野に社内の仕組みを精査した結果、チャットや口頭での申請、承認だけでは済まない状況に
管理部長 中島 稔 様：
創業からしばらく、社員が10人くらいになるまでは企業の姿勢に共感して人が入ってきます。事業が軌道に乗ってもっと人が増えてくると、事業を見て会社に入ってくる人が増えます。その頃から、ルールについて聞かれることが増えてきました。
社員が増えたこと、上場を視野に準備を始めたことから、承認の仕組みが必要だと感じ始めました。手順や作業をきちんと決めて、ルールを明文化する必要がありました。
管理部 大竹 裕也 様：
人数が少なかった頃はチャットやWeb会議で口頭のやりとりで済んでいましたからね。そうした属人的な対応をやめて、決められたルールで証跡も残さなければなりません。
決め手は、優れたUIデザインと、Google スプレッドシートに自動でデータが書き出され、帳簿が自動生成できること
総務 金丸 香織 様： 導入する製品を選ぶに当たって、「ワークフロー」「申請承認」などのキーワードで検索して、製品比較サイトをじっくり読み込みました。製品の特徴を見比べた上で、価格、UIデザイン、他製品との連携が当社における選定ポイントとして挙がりました。
大竹 様： そうした観点で選んで、実際に2製品を試用してみました。最も大きな違いを感じたのは、UIでしたね。使いやすいと感じたのは、Gluegent Flowでした。
金丸 様： レイアウト作成機能にも違いがありました。もう一方の製品はHTMLでしかレイアウトを作れないのですが、Gluegent FlowはGoogleドキュメントでもレイアウトを作れます。社員に使ってもらう申請はデザイン性にも気を配りたいので、余白や表組みなど複雑なレイアウトを直感的に作れるのは助かります。
中島 様：
監査への対応という点では、Googleスプレッドシートに書き出せることがプラスになりました。代表印使用の管理簿など、承認されたものから帳簿が勝手にできあがるのはありがたいです。
大竹 様： 2021年暮れに契約して、年明けから順次申請モデル（申請フォーム）を作り込んでいきました。ロール設定や承認ルートの設定で少し悩んだりもしましたが、できるだけ申請モデルの種類を少なくして、入力された内容によって条件分岐するように設定しました。
――Gluegent Flowを使えば、Googleドキュメントを使った手軽なレイアウト作成や、条件分岐や計算式を組み込んだ複雑な申請モデル作成が可能です。アンドゲート様では、情報システム部門だけで使う申請はシンプルに、社員に使ってもらう申請はレイアウトを工夫して見やすく作り込むなど、適材適所に使い分けています。こうしてGluegent Flowの導入により承認ルールを明文化し、監査への対応にも踏み出しました。
当初の目標である監査対応だけではなく、「グルフロ」を社内共通語として幅広い活用に進む
大竹 様： 上場準備という最大の目的は、問題なく達成されました。承認フローについて監査法人から指摘を受けた部分もありますが、すぐに修正対応できています。
工夫したのは、「誰がやったか」を変更できないようにすることですね。承認経路を指定して、権限を設定して、誰が起票して誰が作業したのか、きちんと記録に残るように気を遣いました。監査では特権管理を厳しく見られるのですが、ステータス変更の内容、変更の目的をGluegent Flowで記録してから作業するよう徹底しています。
中島 様： 稟議を書かなければならないという文化が社内に醸成されたことは、大きな成果ですね。社内ポータルに各種の申請方法を示しておいて、Gluegent Flowの申請フォームへのリンクも貼りました。何かをするためには、事前にきちんと承認を得るというのが、共通意識になってきました。つまり、ルールを明示して社内に浸透させることに成功したということです。
管理部 人事担当 藤原 隼人 様： 採用のフローは特にわかりやすくて、使いやすいものができました。入力しなければならない項目がわかりやすく、月給を入力すると固定残業代や年収が自動計算されます。承認する側も毎回給与規定に照らして計算する必要はなく、どの程度人件費が変わるのかひと目でわかります。
金丸 様： Gluegent Flowは社内コミュニケーションにも活用されています。全社員に見てもらいたいものをGluegent Flowで共有すれば、開封確認に使えるんです。社員50名が使っていて、年間800件弱の申請が行なわれています。社内では「グルフロ」の愛称で親しまれていて、これが共通言語になってるんですよ。
中島 様： 事前に申請する文化になったので、手戻りコストがなくなりました。以前は事後に承認を求めることもあったので、そのたびに大変だったんです。事後の申請だと役員3人からそれぞれ承認をもらわなければならないので、結構時間がかかるんですよ。年間で言えば、数十時間は減ったんじゃないかと思います。
承認を求める基準も決めたので、コミュニケーションコストはかなり減ったと思います。以前は「これはどうすればいいですか」という問い合わせが頻繁にきていたので、そのたびに手続きについて答えていましたから。
大竹 様： 監査対応にかかる時間も大幅に減りました。チャットの会話を遡って1年近く前のやりとりを探していると、あっというまに1時間や2時間かかってしまいます。いまは検索すればすぐに承認結果が出てきます。採用稟議についても、Gluegent Flow 導入前は半日くらいかけて監査法人に出すための書類をつくっていましたが、導入後はPDFで出力するだけ。どれも、情報を探すことにかかる時間的コストがぐっと短くなっています。案件名や期間で検索すれば出てくる現状との差は、あまりにも明らかなので測りたくないくらいですね。
――ワークフロー導入によりルールが明文化され、社内に浸透したことで、多様な効果を得ることができました。承認が必要なものを示すことで、どのような場合に申請が必要なのか社員にわかりやすくなったのです。当初の目的であった監査対応においては、きちんと証跡を残せるようになったこと、必要な記録を検索してすぐに示せるようになったことで、明らかな進歩を見せました。「グルフロ」が社内の共通言語になるほど浸透させたことで成功を収めたのでしょう。
「グルフロ」が社内に浸透したうえで、機能習熟を通じてさらなる活用を目指す
大竹 様： Gluegent Flowには色々な機能があるので、今後はさらに高度に使いこなすことも考えたいと思います。スケジュール実行機能を使って指定した日に起票させるようなことができれば、申請漏れや作業漏れをなくせるはずです。
中島 様： リマインダ的な使い方としては、申請内容によって次のアクションを促したり、終わりを確認したりできると便利になるでしょうね。SaaSの利用申請など、利用開始だけではなく利用期間の終わりの管理までできるようになれば無駄なコストを削減できます。使い始めの申請は浸透したので、次は終わりの管理。ひとつできると、次にやりたいことが次々に出てきます。「稟議は1日にして成らず」ということでしょうか。今後もGluegent Flowのお世話になることは増えそうです。
金丸 様： 機能を知れば知るほど「あれもできるのではないか」と想像が働いて、嚙めば嚙むほど味わいが深くなるようです。電子契約との連携も使っていく予定ですし、社内で楽しく使っていければいいですね。
――Gluegent Flowを社内に浸透させたうえに、機能を深掘りしてより広く活用していこうとするアンドゲート様の姿勢が、これからも社内コミュニケーションの効率や監査対応の正確さを高めていくことでしょう。
