ワークフロー導入でDXに着手。申請内容の不備、抜け漏れ、それに伴う確認など煩わしい手間から全面解放！ 作業までの待ち時間をゼロに。
株式会社ウィットスタジオはProduction I.G.と同じIGポートグループの一翼を担っており、アニメーションの企画、制作に加えてキャラクターグッズの販売を手がけています。クリエイターのキャリア形成にも気を配っており、方向性に合わせた作品へのアテンド、講演依頼などのマネジメントも行っています。従業員数が増えたことなどをきっかけに、DXに取り組み始めました。ワークフロー製品にはGluegent Flowを採用し、グループ企業に求められる監査への対応など必要な要件を満たしたうえで、従業員にも使いやすい環境を整えました。
従業員数の増加、テレワーク対応などの要因が重なり、DXに着手
管理部 総務課 福崎 友香 様：
当社は、2012年に設立されてまだ10年ほどの若い会社です。立替精算や名刺作成などの申請はシステム化されておらず、メールでやりとりされていました。しかし、ある2つのできごとがきっかけになり、DXが必要だという声が上がりました。
ひとつは、従業員数の増加です。従業員が増えれば申請の数も増えます。色々な申請がメールで届くようになり、対応が煩雑になってきました。
もうひとつは、コロナ禍によりテレワークが増えたことです。紙やPDFでやりとりしていたものを整理して、電子化する必要性が増してきました。
これらのことが、ほぼ同じタイミングで重なったことから、ワークフローを導入することになりました。
業務上重要な月報を基準に必要な機能を洗い出し、ワークフロー専用製品を比較検討した結果、Gluegent Flowを採用
福崎 様： ワークフローを導入するにあたって、月報の電子化を最大の目的としました。クリエイターの労務管理にも関わる重要な情報を扱うレポートなので、漏れなく必要な情報が入力されること、情報の正しさが担保されること、そして監査に対応できることが求められます。製品選定についての要件も、これに準ずることとしました。
「ワークフロー」と検索していくつかの製品を見つけましたが、思い描いたような月報の電子化ができそうな製品はあまりありませんでした。具体的には、申請フォームのレイアウト自由度が低かったり、監査に対応するために必要な書き出し機能が弱かったりして、要件には見合いませんでした。
そんな中で見つけたのが、Gluegent Flowです。まず、フォームのデザイン自由度の高さが気に入りました。監査に使えるアーカイブデータの書き出し機能も備わっています。また、Google Workspace と連携できるのもポイントが高いですね。従業員にとって面倒がなく、直感的に使えるものを探していたので、普段使っている Google Workspace にログインするだけで使えるのはいいですね。
管理部 総務課 池田 萌 様：
問い合わせをしてこちらの要望を伝えたところ、Gluegent Flowでの月報のイメージ画面を作ってもらえたのは助かりました。思っている通りに月報を作れそうだとわかりましたし、製品選定の決め手として経営層にわかりやすく示すことができました。
――ウィットスタジオ様は重要度、複雑度がもっとも高いと想定される月報を基準として、必要な機能の判断基準を決定されました。ワークフローに限らず、システム選定時に明確な基準を持つことはとても重要です。具体的な運用イメージを持つことで、自社に合う製品を見つけやすくなり、必要な機能の見落としをなくすことにもつながります。
フォームを埋めるだけで情報の不足がなくなり、長いときには数日かかっていた返信や手戻りがゼロに
福崎 様： 実際に導入したのは今年の春、2023年4月です。社内にシステムに詳しい者がいたので、サイオステクノロジーさんのサポートを得ながら最初の設定などは、社内スタッフが実施しました。導入・展開はとてもスムーズでしたね。社内向けのマニュアルなども作らず、周知しただけです。使いにくい、わかりにくいという声も上がりませんでした。
運用中の申請モデルは20ほどです。共有フォルダの作成や共有権限の申請、PCやソフトウェアの申請など、従業員が日常的に使うものが中心です。システム課への申請はすべてGluegent Flowに移行しています。
アニメーション制作会社なので、PC周辺の申請はちょっと特殊かもしれません。PC本体だけではなく、サイドモニターや液晶タブレットが必要かどうか、必要ならどのサイズがいいのかなど、聞かなければならない項目がたくさんあります。以前はPCの手配申請を受けて「サイドモニターも必要ですか？」などと問い合わせていたのですが、Gluegent Flowになってからは、入力項目をうめていくだけで必要項目を網羅できるようになりました。
池田 様： 申請に対して返信することがなくなったのは、大きいですね。メールで依頼を受け付けていた頃は、情報が足りなくてすぐに対応できないことも多かったんです。名刺作成の依頼がきたときも「何箱必要ですか？ いつまでに必要ですか？ 肩書きの変更はありませんか？」と、確認のためにメールを返信していました。さらに返信を待つので、発注までに数日やりとりすることもありました。Gluegent Flowになってからはそういった確認のための手戻りや待ち時間がなくなり、数時間で対応できています。
あと、絶対に無理なオーダーもなくなりました。メールだと自由に書けるので「新しいクリエイターが来るので明日までにPCを用意してほしい」なんて依頼が来ることがあったんです。そんなときも「無理です」「いつなら手配できますか？」というやりとりに時間をとられていました。Gluegent FlowのPC手配申請では、手配希望日を2週間先以降しか選べないように設定したので手戻りがなくなりました。
福崎 様： 承認ルートを柔軟に組めるので、関連する申請をまとめることもできました。たとえば社内で作業するためには、入室に使うカードキー、作業に使うPC、複合機を使うための権限設定などを各々手配する必要があります。これらを社内作業申請としてひとまとめにしました。この申請を行うと、総務にカードキーを申請して、それが承認されるとシステム課にPCを申請して、発行されたカードキーを複合機に登録して、といった具合に必要な作業がひと通り済むようになっています。
監査への対応もばっちりです。監査用にPDF出力ができること、グループ企業の監査基準に対応していることを確認済みです。
池田 様：
申請を見てステータスをすぐに確認できるようになったのも嬉しいですね。メールだと、どの案件が対応中でどの案件が対応済みなのか、やりとりまで見返さなければわかりませんでしたから。
――メールやチャットで申請を行うと、案件の進捗状況がわかりにくかったり、会話の流れにうもれてしまったりする恐れがあります。ウィットスタジオ様のように、必要な情報の記入漏れに悩まされることもあります。ワークフローを使えば、入力フォームをうめていくだけで情報の不足から解放され、返信や手戻りの時間もなくすことができます。さらにウィットスタジオ様の場合は、関連する申請をひとまとめにすることで申請者の負担を減らしつつ、作業者側の対応漏れをなくす工夫もされています。
当初より予定していた月報の電子化を進めながら、総務系の申請や稟議の電子化も視野にGluegent Flow活用を広げていく
池田 様： 今後の活用に向けていま準備しているのが、月報の電子化です。社内の関連部署、監査に関わるグループ企業などとすりあわせながら、Gluegent Flowで実現すべく対応を進めています。
出張申請や慶弔届けなど総務系の申請が紙で残っているので、それらもGluegent Flowに載せていきたいですね。その先には、決裁や稟議のGluegent Flow化を考えています。しっかりした稟議書の書式にするほどではない、という程度のものが一番面倒くさかったりするんですよね。今は社内のポータルサイトからテンプレートをコピーしてメールでやりとりしていますが、これもGluegent Flowになると便利になるはずです。
福崎 様： やりたいことはまだいっぱいあるので、順次システム課に相談するつもりです。システム課で理解が及ばない部分はサイオステクノロジーさんに頼ることになると思うので、今後のサポートにも期待しています。
――備品の購入申請から労務管理に関わるレポートまで、幅広くGluegent Flowを活用してくださっているウィットスタジオ様。これでゴールではなく、今後も利用シーンを広げるべく活動を続けていらっしゃいます。様々なやりとりがスムーズになり、クリエイターの方々が制作に打ち込めるようになれば、作品の品質にもいい影響をもたらすことでしょう。これからもGluegent Flowを活用することで、自社の魅力を伸ばすDXを進めていくことでしょう。
