ユーザーと同じ視点に立って活用提案を行うカスタマーサクセスが伴走。Gluegent Flow 導入により、申請稟議だけでなく、クリニック支援業務の効率化に成功！
株式会社ヴァージニアは、美容医療に特化した唯一無二のコンサルティングサービスを提供しています。主なクライアント先はレジーナクリニック ・レジーナクリニックオム ・エトワールレジーナクリニック ・レジーナクリニックリボディ です。美容医療分野は近年需要が大きく伸びており、来院者は若者から高齢者まで広がっています。ヴァージニアがマーケティング支援を行うクリニックでは、患者様とのコミュニケーションを重視してなりたいイメージを丁寧にヒアリングし、適切なプランを提案、提供しています。そんな同社はGluegent Flowの活用を広げ、クリニック支援業務、本社総務業務の効率化を実現しました。活用成功に向けて伴走するGluegent Flowのカスタマーサクセスが大きな力になったと語ってくれました。
前任者が導入していたGluegent Flow、スプレッドシートとの連携機能に無限の可能性を感じて活用を促進
管理本部 加藤 徹 様：
Gluegent Flowを導入したのは、前任者の時代です。前職でGluegent Flowを使って製品の良さがわかっていたようで、他の製品は考えられなかったと聞きました。私も以前の職場でシステム選定やワークフロー構築の経験がありますが、Gluegent Flowに触れてみて大きな可能性を感じました。とても汎用性が高いので、ユーザーの意欲と能力次第で、色々な活用が考えられます。特にGoogleスプレッドシートとの連携機能には、無限の可能性を感じましたね。
入社直後のフラットな目線で課題を見つけて解決、力になったのは Gluegent のカスタマーサクセス
加藤 様： 入社して最初に感じた課題は、部署間コミュニケーションの不足でした。物品購入などの稟議を通すときに、必要な人に必要な情報がタイムリーに届かない、誰が何をやっているかわからない、そんな状況でした。さらに、私は入社してすぐなので誰に聞けばいいのかも知りません。
結果的には、このときの何もわからない状態からスタートしたのが功を奏しました。フラットな目で課題を見つめ、改善すべきポイントを探すことができたのです。Gluegent Flowを使えばコミュニケーション不足を解消できることも見えたので、これを活用しようと考えました。
しかしGluegent Flowに触れるのは初めてで、何をどうすればいいのか、どこから手をつけていいのかわかりませんでした。情報を得ようとサイオステクノロジーに連絡して担当者が変わったことを伝え、紹介されたのがカスタマーサクセスの藤本さんでした。「いつでもオンラインで呼んでください」と言われ、翌日すぐにミーティングを設定して相談に乗ってもらいました。
驚いたのは、カスタマーサクセスが私の話をじっくり聞き、対話を重ねてくれたことです。他のシステムにもカスタマーサポートやカスタマーセンターなどの窓口はありますが、あんなに深掘りして話を聞いてくれるところはありませんでした。「マニュアルのここに書いてありますよ」で話を終えるのではなく、「その課題に対してあなたはどうしたいですか？」と話をされたのを覚えています。
システム構築の方向は、仕事の基本的な進め方に関わってくるものです。カスタマーサクセスとやりとりを繰り返すうち、何をワークフローで起案すべきなのか、どのようなフォームに落とし込むべきなのか、それを誰が決裁すべきなのかという、ヴァージニアにおけるワークフローの在り方が見えてきました。
――Gluegent Flowの導入効果を最大化すべく、活用支援や情報提供を行っているのが、カスタマーサクセスです。クラウドコンシェルジュ（サイオステクノロジーのサポート窓口）と一見似ていますが、役割が異なります。問い合わせフォームやメールで聞かれたことに回答するだけではなく、活用方法の提案など積極的な働きかけを行うのが特長です。
ユーザー管理やスプレッドシートへの出力など、Google Workspace との連携機能でワークフロー活用効果の大きさを実感
加藤 様： Gluegent Flowには機能面で特筆すべき点がいくつかあって、そのひとつがユーザー管理のしやすさです。Google Workspace と連携していて、役職などの細かい管理はGoogleスプレッドシートで行います。これがとてもわかりやすくていいですね。独自UIと違って改めて使い方を覚える必要がないので、引き継ぎもしやすいでしょう。ユーザーの役職に関する機能で言えば、ロール設定も便利です。モデル（申請フォーム）ごとに承認者を設定する際、個人名ではなく役職で設定できるので、異動に伴うモデルの修正などが発生しません。Googleスプレッドシートでユーザー情報を正しく管理していれば、ワークフローでも正しい承認者が自動的に設定されます。
もうひとつの特筆すべき機能は、Googleスプレッドシートへの出力です。承認された情報を決められたGoogleスプレッドシートに出力できるので、ワークフローを回しているだけで管理台帳ができあがるのです。たとえば手当申請を行うと、上長の承認を得たタイミングでスプレッドシートにデータとして1行追加され、労務担当者は所定のスプレッドシートを参照するだけで、誰にどのような手当がついているか確認できます。この機能のすばらしいところは、出力先がGoogleスプレッドシートという汎用性の高いシステムになっているところです。必要な人との共有も閲覧も、特別な技術は必要ありません。今後もどんどん使っていきたい機能です。
――Gluegent Flowは Google Workspace との連携を視野に開発されたワークフロー製品です。個別にユーザー情報を持つのではなく、Google Workspace のユーザー情報を参照して自動的に反映するので、システム管理の負担を小さく抑えられます。
より深い連携機能として、Googleスプレッドシートへの出力や、申請に添付したファイルのGoogleドライブへの保存機能が用意されています。関係者への情報共有や社内の別システムとの自動連携など、多様な活用が可能です。
業務の標準化、効率化で労務の工数は3割削減、集まった情報から企業経営に役立つ情報を生み出すGluegent Flow活用へと期待ふくらむ
加藤 様： 日常的な業務の多くがGluegent Flowで申請されます。たとえば新しい社員が入るときには、入社準備ワークフローを使います。情報システム宛てにメールアドレスや業務システムにログインするためのアカウント作成を、総務に対しては名刺の発注や座席の割り振りを依頼し、労務には勤怠管理の対応を求めます。これらをAND承認で決裁することで、入社準備作業の漏れをなくすことができました。
入社後の給与処理に必要な情報も、Gluegent Flowを通じてGoogleスプレッドシートに集約しています。これにより、以前は属人的な作業が多かった労務の工数が3割程度削減されました。
定型作業の標準化や効率化という面では効果が見えてきたので、次はGluegent Flowで新しい価値を生み出すことにも挑戦したいですね。Googleスプレッドシートとの連携や自動処理などをうまく組み合わせれば、経営に役立つ情報を提供できるようになるはずだと考えています。今はまだ仕込み期間として、元になる情報を集めている段階です。次のステップに踏み出すときにも、カスタマーサクセスが力になってくれると期待しています。
――ワークフローを活かして日常業務をどのように切り取り、再構築すべきかという検討からスタートしたヴァージニア様のGluegent Flow活用は、一定の効果を上げました。しかしそこで満足して立ち止まるのではなく、Googleスプレッドシートとの連携機能を活かしたさらなる活用へと踏み出そうとしています。これからもサイオステクノロジーのカスタマーサクセスをうまく利用していただき、導入効果をさらに拡大していっていただきたいですね。
