毎月250枚以上の印刷が不要となりペーパーレスに成功。さらに、派遣エンジニアの勤務/契約状況の一元的管理を実現！
取引先企業に出向いてシステム開発や運用に協力する、派遣エンジニア。日本情報通信技術株式会社は、そうしたエンジニアの派遣、管理を行う会社です。少数精鋭主義を貫き技術力の高さで顧客からの信頼を集め、顧客には超大手IT企業から、先端的な開発を行っている企業までが名を連ねています。悩みの種となっていたのは、顧客先に派遣したエンジニアとの連絡や、日々の業務管理でした。本社機能はコンパクトで情報システム部門も持たない同社では、派遣エンジニアの業務管理と取引先企業への請求処理という課題を、クラウドのワークフローシステムGluegent Flowで解決に導きました。
各取引先に派遣しているエンジニアの業務時間を紙に印刷して確認、無駄が多すぎると課題に
取締役社長 金子 恵子 様：
エンジニア派遣の事業では、取引先に派遣したエンジニアが働いた時間で請求金額が決まります。そのため、エンジニアの業務時間を正確に把握しなければなりません。労働時間や金額など請求書に間違いがあってはならないので、送付前に社内でチェックも行います。その方法が、以前は印刷物の回覧だったのです。回覧する内容は請求書や契約に関するメールなど社外に出してはならない情報が多いので、回覧が終わったら必ずシュレッダーにかけていました。
取締役会長 藤野 登 様：
紙に印刷して回覧して、処理が済んだらシュレッダーにかけ、差し戻しがあればまた印刷します。確認のためだけに多くの紙とインクを消費するのは、このエコの時代にそぐわないと感じていました。
金子 様： ペーパーレス化したいと思っても、簡単ではありません。システムの選定にも手間と時間がかかりますし、導入と運用にはコストがかかります。少数精鋭をモットーとする当社の本社機能は6名で回しており、日々の業務に加えて新しいシステムの導入を行う余力はなかなか持てずにいました。
必要な機能だけを、必要な人数でスモールスタートできるGluegent Flowでペーパーレス化に取り組む
金子 様： 業務の合間を縫って情報収集を行い、ペーパーレス化を実現する製品を探しました。情報システム部門がなくても導入できること、少人数でスタートできることなどの条件から、管理負担が軽いクラウド製品であることは必須です。
あるクラウド製品は多くの機能を網羅しており、オーバースペックでコスト負担も大きすぎました。大がかりなシステムということで、専任の情報システム部門なしで使いこなせるかどうかという不安もありました。また別の製品も検討しましたが、やはりスタートに必要なコストが課題となりました。必要な人数、必要な機能だけを補ってくれる製品はないものかと探していたところ、見つけたのがGluegent Flowでした。
2023年の春に問い合わせて、数日の検討で導入を決定しました。一番の決め手になったのは、スモールスタートできるという点ですね。必要な社員だけにアカウントを割り当てることができるので、コストも必要最小限に抑えられています。また、私は元々開発会社に在籍しSEをしていましたので、自身で開発を行い、最短で導入もできました。
――多機能な製品は便利ですが、使いこなせる機能が少なければコスト負担が大きいというデメリットが目立ちます。またシステムが大がかりであればあるほど、管理者に負担が集中してしまうという心配もあります。一方で、求める機能に絞ってスモールスタートでシステムを導入するためには、自社の要件を見極める必要があります。日本情報通信技術様がGluegent Flowの導入に成功したのは、必要な機能や規模を見極め、余分なコスト負担を避けることができたからです。
ペーパーレス化に成功、さらに社内外の情報共有、部署間連携もスムーズになり取引先からの信頼感もアップ！
業務管理部 主任 金子 文椰 様： Gluegent Flow導入の効果は、印刷物の減少としてすぐに表われました。内容の確認のために毎月250枚は印刷していたのですが、それが不要になりました。
SES営業部 部長 平澤 昭久 様： 確認したいときに確認しやすくなったというのも大きな効果です。紙の書類だと、いま誰が持っているのか、どこにあるのかがわかりにくく、探し出すのが大変でした。Gluegent Flowなら確認したいものがすぐに見つかり、内容を見返すことができます。
金子 様： 請求処理だけではなく、経費精算、中抜けや直帰といった勤怠連絡などもGluegent Flowに置き換えました。現在運用中の申請モデルは14種類、基本的にはテンプレートをベースに作成して使っています。中には紙の書類ではなく、メールで連絡していたものをGluegent Flowに移行したものもあります。
平澤 様： メールから移行したもののひとつが、新規案件受注時の連絡です。以前はメールで手打ちしていたので、受注時に必要な情報の抜け漏れを完全には防げませんでした。回覧して足りない項目があると、本社と営業担当者との間に確認のやりとりが発生して、お客様を待たせてしまいます。Gluegent Flowになってからは、必須項目をすべて入力しなければ送信できないよう設定したおかげで、伝えるべき内容の抜け漏れがなくなりました。契約までの手続きがスムーズになりお待たせすることがなくなったので、お客様からの信頼感も高まっていると感じます。
金子 様： そのほかにも、派遣しているエンジニアとお客様の間にトラブルなどが発生した場合、営業部でフォローした内容を管理部に連携しますが、この情報をGluegent Flowで共有することで双方の連携が可視化されました。
派遣しているエンジニアの契約状況も、Gluegent Flowで管理しています。発注書作成のたびに契約継続か停止かが一覧表で出てくるので、契約状況も可視化できました。
――日本情報通信技術様はペーパーレス化を進めるという当初の目的を早々に達成し、紙の書類やメールによる非効率な情報共有を次々にGluegent Flowに置き換えて効果を挙げられました。新規案件受注時の時間短縮、管理部と営業部の連携改善など、効果は多岐にわたっています。
監査対応など応用的な活用にも乗り出し、今後はより広く深い活用を目指す
藤野 様：
会計事務所のアカウントを作り、Gluegent Flowの回覧に加わってもらうなど、Gluegent Flowの活用は社外にも広がりつつあります。創業時から見てくれていて業務フローをわかってくれている会計士さんがチェックして、お金の流れや手続き内容が間違っているときには差し戻しをしてくれます。リアルタイムに監査が行われている状況ですね。
金子 様： 今後はお客様先に常駐しているエンジニアにも、Gluegent Flowの活用を広げていきたいと考えています。スマートフォンから連絡を取りやすいように、アプリの利用も検討していくつもりです。
金子 様： 活用を広げていくにあたってサイオステクノロジーさんには、面白い使い方や便利な機能などの情報共有を期待しています。
――会計士を承認ルートに加えることで、普段から業務を見てもらえます。業務のミスを指摘してもらえるうえに、監査のタイミングに対応の負担が集中しないというメリットもあります。このようなプラスアルファの活用にも取り組んでいる日本情報通信技術様ですから、今後もGluegent Flowを利用してさらに業務の効率化を進めていかれることでしょう。
