たった3名の非専任スタッフが通常業務を持つ中で、数週間で導入準備が完了。 損害保険業としてガバナンス上で必要なワークフローと業務の効率化を実現
2018年4月に東京証券取引所マザーズ市場に上場したアイペット損害保険株式会社は、2004年からペット保険事業を行っている。ペットの通院から入院・手術までをカバーする同社のペット保険は高く支持され、2012年に損害保険業の免許を取得、2018年2月末には、保有契約件数35万件を突破した。
このように企業として急成長を遂げるなか、社内の稟議決裁をはじめとした各種ワークフローの整備が求められるようになった。この課題を解決するため、わずか3名のスタッフで、トライアル開始から3ヶ月で「Gluegent Flow」を導入。各種ワークフローで使用する帳票フォーマットに限れば、わずか数週間という短期間で準備を完了させた。
稟議決裁・各種申請ルールの統一を目的としたスマートなワークフロー実現が急務に
経営企画部 細川学 部長代理：
当社は、さらなるトップライン拡大に向けた「攻め」の手を打つ一方で、社内のガバナンスをさらに向上させるための「守り」も非常に重要と捉えています。企業として急速に成長するなか、稟議決裁などの各種申請ルールが標準化されていない、また紙での決裁と電子決裁が混在するという状態でした。これらをシンプルにしつつ、損害保険会社としてのガバナンス水準を満たす高度なワークフロー環境の整備を行いたいと考えていました。
IT運用管理部 川村泰人 マネージャー：
システム関連の各種申請ルールが統一されておらず、管理・作業手順が煩雑でした。また、稟議決裁においては、複数の決裁基準が存在するにも関わらず稟議決裁書式が十分に整備されておらず、申請する側、承認する側とも分かりにくく、都度、問い合わせしたり各自で判断するなどして、内容を確認しながら対応しなければならなかったのです。経営企画部の課題も聞いていたので、我々の課題と合わせて、一挙に解決するツールが必要だと感じていました。
＜経営企画部から見た課題＞
- 会社が急成長を遂げるなか、社内ルールの整理が追いつかず、電子化された決裁と紙で行う決裁が混在。
- 稟議決裁の流れを一本化してシンプルにしつつ、保険会社としてのガバナンス水準を満たす必要があった。
＜IT運用管理部から見た課題＞
- システム関連の各種申請のルールが標準化されておらず、申請する側も管理する側も煩雑で手間がかかっていた。
- 申請するための帳票フォーマットが完備整備されておらず、申請者に電話やメールで要件を聞き直す必要があった。
――経営企画部とIT運用管理部で、それぞれが課題を整理し、両部署が協力して、全社的な課題解決として取り組むことになりました。
「G Suite」との連携、柔軟なログ出力、クラウド型システムによるスムーズな運用が「Gluegent Flow」の選定理由
川村 マネージャー：金融業界では、未だ情報管理の安全性や確実性を優先し、オンプレミスのシステムに依存する傾向があります。しかし、本件に対しては、イニシャルコスト、ランニングコストの両方で優位であり、かつ短期間に導入しやすいクラウドの方が最適だと考えました。加えて、先に導入されていたG Suiteに登録している全社員のアクセス権限の設定をそのままワークフローに移行することにより、ユーザー管理も容易となり、権限設定ミス防止につながると考えました。また、ガバナンス水準でも、要件を満たしていたこともポイントになりました。
細川 部長代理：「G Suite」をすでに使っていたので、連携は必須でした。また、ログを必要な形で出力できることも、選定における重要なポイントでしたね。
――既存の運営面やシステムとの連携ができること、今後の活用も期待できること、そしてイニシャルコスト、ランニングコストも考慮して、クラウド型ワークフローシステム「Gluegent Flow」が選定されたのです。
導入から運用開始までの間、経営企画部とＩＴ運用管理部での細かなレビューを行い、少人数で短期間に導入
川村 マネージャー：日時を決めて打ち合わせするよりも、メールや10分程度の話し合いなどを重ね、効率的かつスピーディーに進められたことが奏功したと思います。特に社内の風通しがよく、意見が言いやすい当社の風土もあり、スムーズな情報連携ができたことがよかったと思います。また、グルージェント社が提供するサポートサービスであるクラウドコンシェルジュを使ってメールで気軽に相談でき、タイムリーに回答が得られたことも、スピーディーな導入に役立ちました。もし、質問しても回答までに時間がかかり、その間、進行がストップしてしまうといったことがあれば、ここまで短期間に導入できなかったと思います。導入期間としては、三ヶ月かかっていますが、作り込みは実質、数週間しかかかりませんでした。
細川 部長代理：最初に要件を整理してIT運用管理部と共有していたので、導入でズレが生じませんでした。本来業務のかたわら、スタート時点では、システム関連で17の申請フォーマットと、稟議決裁書を作りましたが、機能的で手の込んだものを簡単に設定できるのはありがたかったですね。
川村 マネージャー：「Gluegent Flow」で特に便利なのが、必要な項目を自動的にスプレッドシートに出力する機能や、申請内容に関わるメンバーにメールを自動的に配信する機能です。このような自動化機能は、実務で多いに役立っています。
――導入に携わったメンバーは、日常の業務を行いながら、「Gluegent Flow」導入を進めました。しかし、社内事情に合わせた帳票のカスタマイズなども大きな負担なく進めることができたそうです。導入のために日常業務に大きく影響が出たというようなこともなかったようです。
「Gluegent Flow」導入を徹底活用し、さらなる業務効率化へ
川村 マネージャー：稟議決裁や各種申請手続きが「Gluegent Flow」で一本化・電子化できたことにより、ユーザーから「申請が簡単になった」「便利になった」といった声をいただくようになりました。申請方法が明確になったので、申請件数は、今までの２倍となりましたが、便利になったからこそ、活用されていると感じています。不要な問い合わせや判断の時間が減少し、最終的には大きな効率化につながったことも事実です。
細川 部長代理：更に「Gluegent Flow」の導入により、煩雑なルールの解消を図り、少しでもミスの起こらない管理体制を実現できるようになりました。入力規則設定や申請者の所属部署に応じて決裁者を自動で設定できるので、適切な決裁手続きが行われるようになりました。川村が言うように、「Gluegent Flow」の導入は、会社の前向きな姿勢を示すメッセージにもなりました。今後、短期間で数十件の各種申請フローを移行させ、最終的には社内のすべての申請フローを「Gluegent Flow」で管理していく予定です。上場を果たした今、さらなる業務効率化とガバナンス強化が不可欠です。これからも「Gluegent Flow」のようなツールを駆使しながら、少数精鋭の体制で収益をさらに伸ばしていきたいと考えています。
――社内でのアナウンスを徹底した効果もあり、導入当初から活発に活用されている「Gluegent Flow」。社内では、他部署からも未移行の申請フローを「Gluegent Flow」に移行したいという声が挙がっているそうです。細川様曰く「早いタイミングで既存の申請フローは、すべて『Gluegent Flow』に移行したい」とのこと。
成長を続ける同社では、さらなる収益拡大のため、社内業務の効率化は必須だそうです。社内業務効率化を実現するためにも、今後も「Gluegent Flow」をどんどん活用していきたいとおっしゃっていました。
