聴講者への質問「Excelは優秀なツールだと思っている方はいますか？」から始まり、リアクションで多くの人の手が挙がりました。Excelはデータ管理や分析などの数字の整理や分析だけでなく、プロジェクト管理などスケジュールや進捗の可視化ツールとして、また顧客や在庫管理などの情報管理・共有ツールとしてなど、さまざまな用途で使われています。その中で今回は、申請書・管理簿を「脱Excel」する話でした。

申請書や管理簿をExcelで作成すると、新旧のテンプレートが混在したり数式が壊れたりという問題から、必須項目の漏れや転記のミスといった問題までよく起きますよね。とはいえExcel自体が悪いのではなく、利用者側に原因があるのですが、社歴が異なるなど知識や経験がさまざまなため、すべての人に「正しい書式で正しく入力してもらう」は骨が折れることです。

ではそのお困りごとを解決するには？

尾上からの提案は次の2点です。

 1） Excelで作成したテンプレートをGluegent Flowのフォームに置き換える

正しいデータをそろえやすい環境にする、ということです。Gluegent Flowであれば、入力規則を設定して想定外のデータを入力できないようにしたり、商品コードや勘定目などあらかじめ決まったデータをリストから選択可能にすることができます。

 2） 個別に入力されたデータを人が転記することなく、そのまま管理簿に自動で追記する

データの入力は人以外が行う新しい管理簿を作ろう、ということです。Gluegent Flowであれば申請データをExcelに自動で追記できるため、人だとミスしやすい転記作業が不要になります。その結果、人は集計や分析に注力することが可能となるのです。

Excelは便利だけどもう限界！と思うことも解決できそうですよね。

ここからは、尾上からバトンタッチした及川による、Gluegent Flowを使って申請データを自動で追加するデモ実演です。

弊社及川より、「寮・社宅入居申請」を例に説明がありました。

利用者がGluegent Flow上で入居日や同居者の情報を入力して申請すると、人事総務部長が承認し、人事総務の担当に情報が受け渡される、というフローです。

受け渡された情報は、自動で管理簿に記載され、担当者は転記をする必要がありません。人事異動が重なる時期や、寮の入居者が多い企業さまには便利ですね！

最後に事例の紹介がありました。完全にExcelを辞めるのではなく、Excelの良いところとGluegent Flowを活用して、業務の効率化に取り組まれている事例です。

富士テクノロジー株式会社 様
出張申請や備品購入申請等において、データをExcelに自動で出力。口座情報を紐づけることで、振込処理の自動化にも成功されました。

株式会社ウィットスタジオ 様
クリエイターが申告した月次の労務報告をデータとしてEcxelに出力し、親会社の監査業務を効率化する仕組みを構築されています。

IDEC株式会社 様
Gluegent Flow で申請された注文・発注・請求のデータを1つのExcelに集約し、閲覧用資料を作成。グループ会社、営業・経理等複数の部門の担当者が全体の流れを一元的に把握でき、大幅な業務効率化を実現されました。

後半は、宇部情報システム 邑中様のご登壇です。

宇部情報システム様は製造業のお客様を中心に、さまざまな課題解決のご支援をされている企業です。人材流動が激しい昨今では、より良い人材確保のために、多くの企業が福利厚生の充実に取り組んでいて、約60％の企業が住宅に関する福利厚生施策があるそうです。社宅制度は、社員にとってはメリットが大きいものの、総務部門の役割は大変です。

そんな企業様がどのようなことに負荷を感じているか、邑中様が営業活動で聞かれた課題をお話いただきました。

住宅施策のうち、現在注目されているのは「借上げ住宅の提供」だそうです。従業員にとっては手取り給与が増加するメリットがあるとのこと。従業員にはうれしい「借上げ社宅」ですが、管理する会社側にとっては、契約時の業務、毎月の控除や支払、退去時の手続きや年間の支払い調書の作成など、タイミングもさまざまに多くの業務が発生し、担当者にとって大きな負担となるそうです。

私が新卒入社した会社でも借上げ社宅制度があり、入社前に人事の方がてんやわんやしていたことが記憶に残っています（こちらの希望を色々聞いてもらったおかげで良い新入社員生活が送れましたが、裏側ではこんなに大変だったんだ・・と今になって申し訳ない気持ちです）。

このように従業員の福利厚生を支えてくださる人事総務の方の負担をラクにする秘策として、邑中様から社宅管理専用システム「借上くん」のご紹介をいただきました。

物件探しや契約締結などの手続きが完了した後の様々な業務（画像の青枠内）を支援してくれるのが、「借上くん」です。

企業さまによっては、契約管理状況をExcelで管理したり、振込データを毎月手作業で作成したり、従業員皆様分の支払調書データを1つ1つ作成したり、社宅管理にはさまざまな業務があるそうです。その点「借上くん」は社宅管理業務に特化したシステムのため、契約内容や更新時期がわかりやすく表示されたり、社宅管理に特化した条件での検索や手間のかかるデータ作成作業もボタン1つで可能になるなど、便利な機能がいっぱい。未経験の私でも、業務効率化が非常に進みそう！と思えるシステムでした。

1 物件探しや契約手続きの負担を軽減
仲介会社と契約締結した物件情報や契約情報を「借上くん」に自動連携し、データの一元管理と繁忙期業務の大幅削減を実現された企業さまの例。

2 給与システムとの連携で負担額計算を自動化
従業員負担額の自動計算や給与システム連携のためのデータを「借上くん」で自動作成し、ミスの削減と効率化を実現された企業さまの例。

3 仕訳連携データや支払調書をカンタン作成
毎月の支払確認と会計システム連携のためのデータ作成に時間がかかっていたところ、連携データを「借上くん」から出力したり、支払調書を「借上くん」で自動作成することで、データ作成の時間を大幅削減された企業さまの例。

最後に、「借上くん」のデモンストレーションもしていただきました。業務がフローで示されていてとてもわかりやすく、ボタン1つで欲しい情報がすぐに取れるので、経験のない自分でもすぐに対応できそうと思えるようなとてもわかりやすい画面操作でした。Excelのような一覧表の画面から、物件や従業員、金額などさまざまな切り口でデータが取れることも、集計や管理には役立ちそうです。

何よりも、給与システムや会計システムとの連携データを自動作成できるため、ミスしないのが安心です。

今回は、社宅管理にまつわる業務について、ワークフローシステム「Gluegent Flow」と社宅管理システム「借上くん」を使って業務を効率化する方法を紹介いたしました。脱Excelとはいっても完全に手放すのではなく、Excelの良いところを活かしながら業務の手間もミスも減らす方法です。Excelに慣れていた方には違和感なく利用できそうな点がおすすめですね。もっと詳しく知りたい方はぜひお気軽に弊社にご相談くださいませ！