Gluegent Flowでよくいただく疑問と解決方法 第13回「現在の組織図、稟議規定の場合、Gluegent Flowではグループ設定、ロール設定、スキップ設定はどうすべきか。」
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今回はGluegent Flowで直近いただいたご質問についての実現方法をご紹介します。もしこのブログをご覧のみなさまも同じような疑問や要望がございましたら参考にしてくださいませ。
「現在の組織図、稟議規定の場合、Gluegent Flowではグループ設定、ロール設定、スキップ設定はどうすべきか。」
稟議規定
◎：決裁、▲：最終審査、△：一次審査
一次審査は、室長か部長が行います。
最終審査は、管掌役員が行います。
決裁は、社長が行います。
なお、
・各部門には部長（室長）がいます。
・各統括部には、それぞれ管掌役員がいます。
・販推管掌役員と管理管掌役員は同一人物です。
・内部監査室、CSR推進室、経営企画室は社長直轄部門のため、管掌役員は存在しません。
・申請部門統括部長とは、例えば、経理部が申請した場合は、管理統括部長のことです。
・申請部門管掌役員とは、例えば、経理部が申請した場合は、管理管掌役員のことです。
基本の手順
アカウントは全員分ある前提で下記手順で設定します。まず
１、グループ構成を作ります。
２、ロール（役職）設定を行います。最後に
３、モデル「経路」の設定を行います。
順番にご説明します。
１．グループ構成
下記のようにグループを入れ子構造にしてグループアドレスを作成します
全社グループ(all@xxxxxxx.co.jp)
ー統括部門グループ(eigyo-tokatsu@xxxxxxx.co.jpなど)
ー部門グループ（fukuoka-eigyo@xxxxxxx.co.jpなど）
ー個人アカウント（Hさんのメールアドレスなど）
ですので、例えば、下記の構成でMicrosfot365版であればセキュリティグループ、Google版であればGoogleグループなどを作ります。既存のものも流用できます。
例：
グループアドレス：all@xxxxxxx.co.jp
メンバー：eigyo-tokatsu@xxxxxxx.co.jp
メンバー：hanbai-suishin@xxxxxxx.co.jp
メンバー：kanri@xxxxxxx.co.jp
グループアドレス：eigyo-tokatsu@xxxxxxx.co.jp
メンバー：Aさんのメールアドレス
メンバー：fukuoka-eigyo@xxxxxxx.co.jp
メンバー：oosaka-eigyo@xxxxxxx.co.jp
グループアドレス：fukuoka-eigyo@xxxxxxx.co.jp
メンバー：Hさんのメールアドレス
メンバー：他の方のメールアドレス
以下同様にグループアドレスの作成を進めます。
２．ロール（役職）設定
csvで下記役職一覧を作成し「ロール管理」でアップロードを行います。Google版はスプレッドシートでも利用可能です。なお、ここでは部長、室長は同一として１つのロールにまとめています。
例：
ロール名 グループ メールアドレス
管掌役員 営業統括部 Aさんのメールアドレス
管掌役員 販売推進統括部 Bさんのメールアドレス
管掌役員 管理統括部 Bさんのメールアドレス
部長（室長）福岡営業部 Hさんのメールアドレス
、、、以下同様に。
３．モデル「経路」の設定
指定のモデルの「経路」を選択し必要数の経路を作ります。
例えば下記であれば４つなので、「承認」の経路を１つ足します。
後に、経路名を変更させます。「部門長承認」「役員承認」「社長決裁」などのように作成します。
例：
＜経路名＞
１申請
↓
２部門長承認
※担当者設定＞ロール設定＞直属の階層のロールだけが対象「部長（室長）」
を割り当てます。
↓
３役員承認
※担当者設定＞ロール設定＞直属の階層のロールだけが対象「管掌役員」
を割り当てる
＊スキップ設定 以下の場合スキップを許可する （空白の場合）
これをすることで内部監査などは、ここをスキップできます。
↓
４社長決裁
＊担当者設定＞担当者「対象者を追加」で社長を選択
上記の設定をすることで、現在の組織図にあった、承認経路を作成することが可能になります。
最後に
いかがでしたでしょうか。こういった要望が貴社でもございますでしょうか。もしくは、すでに導入済みの企業様で、もしご利用できそうなやり方や機能がありましたら是非試してみてくださいませ。もちろん、カスタマーサクセスへのご相談もお待ちしております！丁寧にご説明しますので、お気軽にお問い合わせください。
（Tsukada）
