今回は、株式会社G-gen 北田様　と弊社Gluegent サービスライン 白波瀬からそれぞれGoogle Workspace とGluegnet Flow（グルージェントフロー）を使ったIT統制についてご紹介しました。

まずは前半 G-gen北田様のお話からご紹介します。

「野良アカウント」とは？

組織が管理していないところで従業員が勝手に利用するITツールやサービスをシャドーITと呼びますが、シャドーITを利用するために組織が管理していないところで勝手に作られたアカウントを「野良アカウント」と呼びます。 クラウドサービスを利用する際は、メールアドレスだけで無料で利用開始できるものが多くあります。かんたんに登録できて、クラウド上でさまざまなデータを保管したり編集したりできるため、便利なのは確かですが、組織から見れば管理・監視下にないため、利用状況の把握や適切に対策できず、機密情報の漏洩リスクが非常に高い状態とも言えます。 また、組織からすれば見えない（管理できない）ところで業務が進んでいるため、利用する部門にとっては最適化されていても、組織全体としては全体最適化されていない状態となってしまいます。 情報システム管理者としてはもちろん野良アカウントを作らせないようにしたいですが、社内のグループウェアがオンプレミス基盤だと管理が大変で手が回らず、対応しきれないことが多いですよね。となると従業員は、情報システム部門に頼まなくても使えるんだし、仕事も進むし、アカウントを作っちゃえということになります。 そういったリスクを減らすために、クラウド環境への移行がひとつの解決策である、と北田様からのご提案です。

オンプレからの脱却のカギとなる、クラウド Google Workspace の魅力

Googleサービスは、もはやインフラのように浸透しています。スマホOSのAndroidはGoogleですし、youtubeもGmailもGoogleが提供しています。表に出ていなくても、地図アプリでGoogle技術が使われていたり、ネットで検索することは「ググる」といったりもしますよね。というわけでGoogleのサービスはとても身近であり、個人利用はもちろん、ビジネス利用のGoogle Workspaceも、30億人ものユーザーがいるそうです。

このように、Google Workspaceは利用者にとっても導入・活用しやすく、働き方改革にも大いに役立つサービスです。システム管理者にとっても運用負荷が少なく、オンプレミスでは実現が難しい、シンプルで堅牢なセキュリティも保持しています。

また、Google Wordkspace で不足している機能は、豊富な連携サービスをかんたんに利用することで解決することも多いです。そのひとつがワークフローである、と北田氏よりご紹介いただきました。IT統制を維持するために、どのようにワークフローを活用すればよいか、後半は弊社 白波瀬からご紹介しました。

クラウド環境で必要な2つの条件

オンプレからクラウド環境へ移行すれば従業員の利便性は上がりますが、それだけで野良アカウントのようなセキュリティリスクがクリアになるわけではありません。IT統制を維持するための仕組みが必要となり、そこで、お役に立てるのが弊社がご提供するクラウド型ワークフローシステム「Gluegent Flow」（グルージェントフロー）です。

野良アカウントを発生させない仕組みづくり

ワークフローシステムは、繰り返し行われる決まった業務プロセスを仕組み化するツールです。権限規定に基づいて設定すれば、正しい人に正しい手順で業務を受け渡すことができます。また、適切な入力フォームの設定で、正しい情報を抜け漏れなく伝達することが可能です。 たとえば社員が入社するとき、さまざまなツールやシステムのアカウントが必要になります。ワークフローシステムを活用すれば、本人や人事が申請した情報に基づき、システム部門によるアカウント手配が可能です。電話やメールの手戻りの手間がなく、利用者から管理者まで業務負担を増やすことなく運用可能です。これが利便性につながります。 また、記載された情報や「誰が」「いつ」「何をした」かは確実な形で記録されます。透明性が確保できますし、後々の監査にも対応できます。これがIT統制・ガバナンス強化です。

Gluegent Flowで従業員の利便性と統制を担保した事例