セミナーレポート 「徹底解説！Google Workspace で行う電子帳簿保存法対応」
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こんにちは。Gluegentセミナー担当です。今回は9月20日（水）にオンラインで開催された株式会社ストリートスマート様主催のセミナー
「徹底解説！Google Workspace で行う電子帳簿保存法対応」の中でお話した Gluegent Flowのレポートをお届けします。
今回は48名の方に参加いただきました。当日ご参加いただけなかった方にも概要をお伝えできればと思います。
まず、昨年、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下、JIIMA）が審査する「電子取引ソフト法的要件認証」を取得し、電子取引ソフト法的要件認証製品への登録が完了した Google Workspace 。
改正された電帳法の対応期限が差し迫る中 Google Workspace による電帳法対応のマニュアル作成に協力したストリートスマート様が、対応すべき重要ポイントを解説されました。
Google Workspace で電子帳簿保存法に対応するメリット
・Google driveなど、社員が使い慣れているため、短期間で環境を準備・展開できる・最小限の費用で法的要件を満たす電帳法対応ができる
とのことでした。そしていよいよ、Gluegent Flowの出番となります！今回のタイトルはこちらです。
「なぜ、電子帳簿保存法にワークフローシステムの利用がおススメなのか？」
理由と便利な機能をご紹介しました！
内容は以下となります。
1.「ワークフローシステムについて」
2．自動処理の威力
3．ガバナンス面でのメリット
4．Gluejent Flow デモ
それではレポートです！
ワークフローとは何か。それは、
仕事をするときに「業務の流れ」を示したものです。
一般的に、業務は複数の人間に対して情報が渡って行って処理につながります。
特徴としては、誰が行っても、期待された結果が出せるのがワークフローの特徴といえるとのことです。
「誰」とは例えば新入社員、と考えると分かりやすいかもしれませんね。
まだ近しい同僚や上司の名前しか覚えてない時だと承認をとるにもひと苦労。
誰をどこに追加すればいいのか、名前の漢字は合っているのか？同姓の人が居たらアウト！？いろいろなことで手こずってしまうと思います。（私も経験があります）
では、ワークフローシステムとは何か。それは、ワークフローを管理し、とどこおりなくワークフローが進むように支援する仕組みと考えてください。
滞留を防ぐ 進捗を可視化 処理の自動化
なんとなく、イメージできますね。
そこで、ワークフローシステムであるGluegent Flow（グルージェントフロー）の威力はどんなものか？というご紹介です！
電子帳簿保存法に対応した業務を遂行するためには決められた情報を決められた方法で保管・管理する必要があります。人の手で行う作業は、どうしてもミスや漏れ、非効率な状況が生じてしまいます。それを
Gluegent Flowは、次の経路に進むとき、特定の処理を自動的に実行することができます！
なんと！人間が進めなくとも大切なプロセスをシステムが自動的に処理してくれるのです！
自動処理についてくわしくはこちらをご覧ください。
自動処理のメリットとしては、「作業ミスの削減」 「確実な保存」 「業務の高速化」があげられます。確かに、人間が行うことによってどうしても起こってしまう「ミス」ってありますよね。
私も慎重に確認したはずなのに、先輩にミスを見つけてもらうことがあります。。。
そして、当然ながらミスがあると無駄な時間が発生してしまう、こちらも同時に解消です。
1 透明性の向上。現在処理を悩んでいる人が居たら、横から他の人が誰がどのような内容を処理しているかプロセスがわかりやすくなります。その後の仕事を進めやすくなりますね。
2 統一されたプロセスがあれば、誰かが不在でも、代理の人が処理をしてくれることが可能です。
3 急なお休みの時も助かりますね！監査の容易性。各タスクがどういうプロセスで処理 されているか簡単に示すことができます。
上記は、「働きやすさ」や「業務効率化」にも相当な手助けになりそうだな、と普通のOLの私は深く、感じました。
まとめ
1． ワークフローシステムは仕事の遂行を支援する
→様々な企業様・業務がある中でワークフローは業務を支援し、結果、とても役立つシステムです。
2． Gluegent Flowの自動処理は協力であり、お客様の問題によりそった内容でご提案が可能
3． ガバナンス強化には、ワークフローシステムが有効
→複数の人間が、透明性を持ちながら仕事をすることができます。
以上！セミナーレポートでした！
