報連相で大事な伝わりやすい文章の組み立て方
- 雑記
こんにちは、たきたてはなびです。
早速ですが社会人として大事なことがなんだかわかりますか。「報告・連絡・相談」略して「報連相（ホウレンソウ）」もその一つとしてあげられることが多いでしょう。
簡単に報連相が大事とは言いますが、実際難しいと感じることが多くありませんか。例えば、タイミングであったり言葉づかいであったり気にしなければいけないことは多いように思います。特にその中でも重要なのが伝えたいことを正しく伝えることだと私は考えています。
今回は伝えたいことを正しく伝える方法について考えたいと思います。
はじめに
余談にはなりますが、まずなぜこのようなことを考えるに至ったか、という点についてお話ししたいと思います。
私はしばしばSNSを利用することがあるのですが、そこでよく強い不快感を覚えることがあります。それは「投稿に対する的外れな返信」です。最近私がよく利用しているSNSでは仕様の変更があり、会話や議論ではなくインプレッションを稼ぐことのみを目的にした的外れな返信も多くなりました。しかし、会話や議論を目的とした返信においても的外れな返信は散見されるように思います。
また、的外れな返信の中にも以下のようなものなどがあります。
- そもそも投稿内容を勘違いしている返信
- 投稿の主題とは違う部分に注目した返信
- 投稿とは関係なく自分の話をしたいだけの返信
しかし、的外れな返信が生まれる要因は返信者だけにあるわけではないと考えています。例えば、以下のような投稿には的外れな返信も多くなるのではないでしょうか。
- そもそも日本語の使い方を間違えている投稿
- 一貫性のない投稿
- 主題と関係ない話が含まれる投稿
このように、受け取り手に正しく受け取られにくい投稿というものも多く存在するように思います。そのため、私は伝え方にも注意していく必要があると考えました。ではどのような点に注意する必要があるのでしょうか。
1.最初に主題を簡潔に伝える。
まず一番大事なことは主題が何かが明確にわかることであると思います。
PREP法をはじめとしていくつかの文章校正では最初に結論を簡潔に述べるという手法がとられています。読み手が文章の全てを読まなくても主題をつかむ事が出来るため、ビジネスのシーンにおいてはさらっと読んで対応の優先度を決めたりする事ができ、後で読み返した場合もすぐに何の連絡だったかがわかりやすいなどの利点もあります。
2.主題について必要な情報を補足する。
もちろん、簡潔にまとめることも大事ですがそれだけでは誤解を招いてしまうこともあり、不足している情報があれば受け取り手があらためて質問をしたりする必要があり受け取り手のコストが増えてしまうという問題があります。そのため最初に簡潔に書いた部分では足りない部分を補足する必要があります。
何か困ったことがあるという連絡ならば、どのように困っていてどんなことを既に試してみたかなどを補足することが考えられます。また、進捗共有ならば具体的にどのような作業が終了していて、次に何をするのか、何か困っているところはないのかなどを補足することが考えられるでしょう。
3.主題と関係ない話に触れないようにする。
物事を伝えるとき、自分の知っていることや理解していることなど全てを伝えたくなってしまうこともありますが、時にはそれが悪手となる場合もあります。
余計な情報があることによって主題を曲解してしまう場合があります。例えば特定のサイン色紙について話している文章に、偽サインについての話も補足されていれば、主題のサイン色紙も偽サインに関係あるのかと勘違いしてしまう場合もありますね。また、返信しようとしたときにどの内容について返信しているのかわかりにくくなりやすく、全ての内容について返信が網羅できているかもわかりにくくなるという欠点もあります。
そのためなにか主題以外で書きたい内容があるとするならば、それを主題とした別の連絡などを行ったほうが無難かもしれません。
4.おわりに
さて、伝えたいことを正しく伝える方法についてまとめてまいりましたが、以上の3点を気にかけることでより伝えやすい文章を書く事が出来るのではないかと思います。ぜひSNSで発信する場合や報連相にお役立てていただけましたら幸いです。
余談ではありますが、実は以前自然言語系の研究もしていたこともあり、昨今のSNS事情を見ているとなんかもやもやする～～～～という気持ちをぶつけてしまったブログでした！趣味での発信ならばまだいいですが、議論をしたいときや報連相などのシーンでは伝わりやすい文章を組み立てることを特に意識していきたいですね！
