モノづくりだけじゃない「初めて 変更 久しぶり」の考え方と、ミス防止に役立つ「Gluegent Flow」
- Gluegent Flow
みなさんは、「『初めて 変更 久しぶり』の3H」ということばを見聞きしたことはありますか？人間がミスやトラブルを起こしやすいのはこの3Hの条件下であり、とくに注意すべきポイントとして主に製造現場や品質管理業務で使われている言葉です。 私は、メーカーで勤務していたときにこの言葉を初めて知りましたが、確かに自分のミスを振り返ると圧倒的にこのタイミングが多く、なるほど！！！と思った記憶があります。みなさんが経験したミスやトラブルはいかがでしょうか。
モノづくりの場面においてはミスやトラブルが重大な事故につながる可能性が高いですが、オフィスでの業務では、製造現場よりは大事故が少ないのではと思います（もちろん信頼を失ったり経済的な損失はありますが・・）。
しかしながらこの考え方はオフィスでの業務でも有用だと思いますので、ぜひご紹介させてください。
3Hの一般的な話
ChatGPTに以下のように聞いてみました。 「バックオフィス業務において、「初めて」「変更」「久しぶり」のタイミングで気をつけるべきことは何ですか？」 想像していたより良い回答が返ってきたので抜粋してご紹介します。
1．初めての業務
- プロセスの理解: 関連する手順やポリシーをよく理解する。トレーニング等の実施
- ミスの最小化: 確認手順の確立
- ドキュメンテーション: 新しいプロセスやタスクを適切に文書化する
2．変更の際
- コミュニケーション: 変更を関係者に適切に伝え、フィードバックを収集する
- テスト: 変更の影響を確認するために、テストおよび検証を実施する
- バックアップ: 重要なデータやファイルはバックアップする
3．久しぶりに行う業務
- トレーニング: 業務を再開する際は、トレーニングや復習を行う
- 最新情報: ルールや手順が変更されている可能性があるため、最新情報を確認する
- タイムマネジメント: 適切な時間を確保して、焦らないようにする
いかがでしょうか。確かに上記の手順やプロセスを行えば、「初めて 変更 久しぶり」の場面でもミスはかなり防げるのではないでしょうか。
とはいえ、日々の業務には重要度や緊急度があり、すべての業務において上記の手順を踏むのは現実的ではないですよね。
例えば、経済的な影響が小さい費用の稟議申請や、何かを他部門に依頼する際の依頼書などはどうしても会社全体の業務の中では軽くみられがちです。その結果、事故ではないもののミスが多く何度もやり直しが発生して無駄作業が起きたりしていないでしょうか。
「初めて 変更 久しぶり」でもミスをしないGluegent Flow
弊社がご提供するGluegent Flow（グルージェントフロー）は、ワークフローシステムです。稟議申請はもちろん、社内で行われる申請業務や業務プロセスの1領域を担うサービスとして多くのお客様にご利用いただいています。Gluegnet Flowを活用いただければ、「初めて 変更 久しぶり」の場面でもミスを防ぐことが可能ですので、ぜひご参考にしていただければと思います。
人事関連の申請業務
受け取る側（人事部門）は珍しくないとしても、提出する側（申請者）からすれば「初めて 久しぶり」の内容が多いのではないでしょうか（産休・育休届、住所変更届など）。まれな業務でミスをしないためにトレーニングをしたり、手順書を作るのは現実的ではないかもしれません。
Gluegent Flowであれば定型化したい内容をリストや選択式にできるため、記入の間違いを起こしにくくすることが可能です。
備品や消耗品の発注業務
会社全体としては件数が多くても依頼する事業部門からすれば「初めて 変更 久しぶり」のオンパレードです（部門としては頻度が高くても、発注依頼は経験の浅い社員に任せることが多いのではないでしょうか）。
Gluegnet Flowは、事前に適切な参照権限を設定しておけば、過去に申請した業務を関係者が閲覧することができ、「初めて」や「久しぶり」でもガイドとして活用することが可能です。
頻繁に変わる申請フォーム
スタートアップ期などで業務の方法や手順が頻繁に代わる組織の場合、申請書類のテンプレートが改訂になることも多いと思います。申請した後に、「これは旧テンプレートだからやり直し」となっては時間も労力も無駄になってしまいます。
Gluegent Flowは、今運用されているワークフローをとめることなく新しい申請フォームへの更新ができるため、申請者は「変更」を必要以上に意識することなく業務を遂行できます。申請フォームへ注意事項を記載することも可能ですので、変更点を示してもよいかもしれません。
このように、Gluegent Flowは「初めて 変更 久しぶり」の業務でご活用いただいてもミスやトラブルを減らすことが可能です。Gluegent シリーズは働く人が能力を最大限に発揮できる環境づくりをご支援するサービスです。 ぜひGluegent Flowをご活用ください。導入のご相談もお待ちしております！！
（橘）
